Адаптація персоналу — це важливий процес, який дозволяє новому члену колективу влитися в роботу з максимальною ефективністю. І хоча далеко не в усіх компаніях є алгоритм адаптації співробітників, ми радимо не пропускати цей етап, адже від нього, в тому числі, залежить успіх досягнення ваших бізнес-цілей.
Адаптаційний процес в першу чергу спрямований на те, щоб співробітник отримав повну інформацію про компанію, правила та місію, а також про свою посаду, вимоги та обов'язки. В кінці періоду адаптації у новачка повинно бути чітке розуміння того, які завдання перед ним стоять.
Успіх адаптації новачка багато в чому залежить від зацікавленості та участі його безпосереднього керівника. Тому краще за все створювати адаптаційну систему в тандемі з керівництвом компанії.
Алгоритм адаптації нового співробітника
Щоб допомогти новачкові адаптуватися в новій компанії, ми радимо дотримуватися наступних етапів.
Етап 1 — знайомство
Перш ніж працівник почне роботу, необхідно дати йому максимум інформації про компанію та колектив.
- Підпишіть офер, тобто пропозицію про роботу. Так, саме в цей момент почнеться адаптація новачка. Після успішного проходження співбесіди та усних домовленостей про його вихід до компанії, необхідно відправити майбутньому співробітнику письмову угоду. Вкажіть в ній посаду, відділ, в якому буде працювати людина, дані про керівника і майбутні функціональні обов'язки працівника, а також інформацію про зарплату.
- Підготуйте робоче місце. Коли відома дата виходу нового співробітника, саме час підготувати для нього необхідне робоче місце. Залежно від того, як заведено у вашій компанії, потрібно оповістити системного адміністратора, офіс-менеджера або інший персонал, залучений до організації робочого простору для співробітників. Встановіть чітку дату, коли все має бути готове.
- Повідомте співробітників про вихід новачка. Поштою або через корпоративний месенджер вишліть коротку інформацію про новачка всім співробітникам або керівникам і тим, хто безпосередньо будете взаємодіяти з новим працівником.
- У день виходу новенького познайомте його з компанією. Проведіть йому екскурсію по офісу або підприємству. Познайомте зі співробітниками. Повідомте про графік роботи та посадові обов'язки.
Розкажіть про внутрішні правила, місію та цінності, поділіться історією створення компанії. Така бесіда може проходити усно, або ви можете запропонувати співробітникові подивитися відеоролик про компанію чи прочитати спеціальний довідник.
Наприклад, у Work.ua ми створили спеціальну «Книгу новачка», в якій описали історію компанії, внутрішні правила, важливі числа і все-все-все, що вважали за необхідне для знайомства з командою зсередини. Ми даємо її прочитати всім новачкам, і відповідно до внутрішнього опитування, вона дійсно допомагає їм адаптуватися.
Ви можете використовувати власну методику. Головне — не кидайте новачка одного, відразу завалюючи його складними завданнями. Він ще встигне і план продажів виконати, і проєкт запустити. Але для початку допоможіть йому відчути себе «своїм». - Залучіть безпосереднього керівника. Після того як ви провели вступну бесіду, час залучити до процесу керівника нового співробітника. У відділі йому повинні докладно розповісти про поставлені завдання і процеси роботи.
У деяких компаніях до новачка прикріплюють наставника, який допомагає більше дізнатися про компанію, прийоми та специфіку роботи. До такого наставника новачок завжди може звернутися за порадою або роз'ясненнями.
Етап 2 — професійний аспект
Крім знайомства і вливання в колектив, у період адаптації важливо також приділити особливу увагу професійній стороні питання.
- Поставте цілі. Перед новачком повинні бути поставлені чіткі й досяжні цілі. Найкраще, якщо вони будуть записані в спеціальному документі. Щоб і ви, і співробітник завжди могли до них повернутися і звірити, чи все йде так, як заплановано.
- Давайте зворотний зв'язок. Раз на тиждень або раз на місяць до закінчення випробувального терміну призначайте зустрічі з новим співробітником. На них ви можете обговорювати, наскільки комфортно новачкові працюється у вас в компанії, які труднощі він відчуває під час проходження випробувального терміну, чи всі завдання йому зрозумілі тощо.
Порадьте співробітнику попередньо готуватися до таких зустрічей, складаючи якийсь звіт про виконану роботу. - Співпрацюйте з керівником співробітника. В процесі адаптації виконується ще одна важлива роль — «дошліфовування» знань і навичок нового співробітника. Адже навіть досвідченому фахівцеві не завжди легко підлаштуватися під специфіку роботи конкретної компанії.
Тому постійно підтримуйте зв'язок з керівником новачка, щоб він допоміг опанувати співробітнику необхідні навички й отримував максимально повний зворотний зв'язок про свою роботу.
Етап 3 — підсумки
Коли випробувальний термін новачка в компанії добігає кінця, саме час підбиття підсумків.
- Проведіть аналіз. За тиждень до закінчення випробувального терміну разом з керівником співробітника підбийте підсумки роботи. Проаналізуйте, що було зроблено добре, а що потребує доопрацювання.
- Поговоріть з іншими співробітниками, які стикалися з новачком в роботі. Зберіть їх відгуки та враження, щоб зрозуміти, наскільки комфортно буде колективу і новачкові працювати разом.
- Прийміть рішення. Після того, як будуть зважені всі «за» і «проти», спільно з керівником нового співробітника вирішить, залишати його чи звільнити.
- Повідомте про своє рішення співробітнику з чіткою аргументацією, що було виконано добре, що варто покращити або назвіть чіткі причини звільнення.
У разі успішного проходження випробувального терміну й адаптаційного періоду, новий співробітник підпорядковується безпосередньому керівнику.
До речі, своїми методами адаптації або онбордінгу персоналу з нами поділилася компанія EnglishDom, дізнайтеся, як у неї проходить цей процес, перш ніж розробляти власну методику.