Помічник діловода в благодійну організацію

Nova Ukraine — міжнародна благодійна організація, яка понад 10 років підтримує Україну, реалізуючи проєкти у сферах охорони здоров’я, освіти, інфраструктури, адвокації та підтримки вразливих груп. Завдяки підтримці донорів і партнерів ми надали понад $160 млн допомоги та послуг, підтримавши мільйони людей по всій Україні.

Сьогодні ми розвиваємося від кризового реагування до стратегічних проєктів, що сприяють довгостроковій стійкості України. Наша діяльність охоплює чотири ключові напрями: HEAL, BUILD, EMPOWER та ADVOCATE.

Ми шукаємо Помічника діловода — уважного та організованого спеціаліста, який допоможе забезпечувати належний документообіг та підтримувати адміністративні процеси організації.

Чому варто приєднатися до команди? 🏢 Впливова робота — допомагайте забезпечувати порядок і прозорість документальних процесів, які підтримують реалізацію гуманітарних проєктів.

🌍 Роль із місією — ваш внесок допоможе команді ефективніше реалізовувати програми підтримки людей та громад по всій Україні.

📊 Професійний розвиток — отримуйте практичний досвід у сфері документообігу, адміністративного супроводу та внутрішніх процесів неприбуткової організації.

📌 Організаційні бенефіти — участь у програмах добровільного медичного та страхування життя, доступ до психологічної підтримки та корпоративних курсів вивчення англійської мови

Основні обов’язки:

✔ Реєстрація та облік вхідної, вихідної та внутрішньої документації організації.

✔ Підготовка документів для відправки контрагентам, включаючи попередню перевірку, друк та організацію підписання.

✔ Перевірка дотримання внутрішніх процедур погодження договорів перед передачею на підпис.

✔ Систематизація та зберігання документів поточного періоду, підготовка документів до архівування.

✔ Підшивання, сканування, файлування та архівування договорів, актів, рахунків, накладних та інших документів відповідно до встановлених вимог (як в оригіналі, так і в електронному вигляді).

✔ Вивантаження та збереження документів, отриманих через систему Вчасно.

✔ Ведення реєстрів документів та контроль їх актуальності.

✔ Організація відправки документів контрагентам та отримання кореспонденції у поштових відділеннях.

✔ Комунікація зі співробітниками інших підрозділів щодо відправки документів та контролю їх фактичного отримання.

Наші очікування щодо кандидата:

✔ Вища освіта або навчання на останніх курсах закладу вищої освіти.

✔ Впевнений користувач MS Office (Excel, Word), Google Docs та Google Sheets.

✔ Високий рівень організованості, уважність до деталей та відповідальність.

✔ Готовність працювати з великим обсягом документації та дотримуватися встановлених процедур.

✔ Бажання навчатися, розвиватися та підтримувати місію Nova Ukraine.

Буде плюсом:

✔ Рівень англійської мови — Intermediate (B1+) або вище

Умови роботи:

✔ Офіційне працевлаштування відповідно до трудового законодавства України

✔ Гнучкий графік роботи (Понеділок-П'ятниця). Офісний або гібридний формат роботи залежно від безпекової ситуації.

Ми будемо раді отримати ваше резюме разом із мотиваційним листом та фінансовими очікуваннями і розглянути вашу кандидатуру. Приєднуйтесь до команди Nova Ukraine та допоможіть нам будувати майбутнє разом!