Асистент керівника

Administrative Assistant COO

Ми шукаємо Administrative Assistant COO — організованого та проактивного спеціаліста, який забезпечуватиме адміністративну підтримку двох керівників компанії та допомагатиме їм ефективно керувати щоденною роботою.

Це роль для людини, яка вміє працювати в режимі багатозадачності, тримати під контролем безліч паралельних процесів, швидко реагувати на зміни та створювати для керівників комфортне адміністративне середовище, дозволяючи їм зосередитися на розвитку бізнесу та стратегічних питаннях.

Основні задачі:

• Управління календарями COO, планування та координація зустрічей, дзвінків і робочого графіка.
• Організація відряджень, бронювань, логістики та інших адміністративних питань.
• Контроль календаря, нагадування про зустрічі, дедлайни та ключові домовленості.
• Підготовка матеріалів до зустрічей, презентацій, протоколів, таблиць та іншої робочої документації.
• Робота з документами, рахунками та організація погодження й підписання документів.
• Контроль виконання доручень COO, регулярний follow-up із відповідальними особами.
• Моніторинг задач у системах управління проєктами та ERP-системах, контроль статусів, дедлайнів і виявлення можливих ризиків.
• Підготовка консолідованої інформації щодо виконання задач, критичних відхилень та питань, що потребують управлінського рішення.
• Координація взаємодії між керівниками, командами, кандидатами, партнерами та підрядниками.
• Координація базових адміністративних процесів офісу, взаємодія з сервісними підрядниками та організація прийому гостей.

Що для нас важливо:

• Досвід роботи від 2 років на позиціях Administrative Assistant, Personal Assistant, Office Manager, Office Administrator або аналогічних адміністративних ролях.
• Досвід роботи з керівниками компаній або топменеджментом буде перевагою.
• Високий рівень організованості, самоорганізації та уваги до деталей.
• Вміння ефективно працювати в умовах багатозадачності та швидкої зміни пріоритетів.
• Сильні навички координації, планування та ділової комунікації.
• Впевнене володіння Google Workspace та Microsoft Office.
• Вільне володіння українською мовою.
• Англійська мова — Intermediate або вище.

Буде перевагою:

• Досвід одночасної підтримки кількох керівників.
• Досвід роботи з Asana, Notion, ClickUp або іншими системами управління задачами.
• Досвід роботи з ERP-системами.

Ми пропонуємо:

• Безпосередню співпрацю з COO компанії.
• Можливість працювати в динамічному середовищі та бути залученим до ключових бізнес-процесів.
• Високий рівень довіри, автономії та відповідальності.
• Роботу в професійній команді, орієнтованій на результат.
• Повну зайнятість та офісний формат роботи.
• Локацію — Київ.
• Конкурентний рівень винагороди.