Особистий помічник, офіс-менеджер

Привіт!

Мене звати Олексій. Я засновник SmartEvent: ми робимо корпоративні квести, квізи й тімбілдинги. Ще в мене є PubQuiz — інтелектуальні вікторини в барах для всіх охочих — і кілька суміжних проєктів. А ще ми маємо благодійний фонд і допомагаємо військовим.

Задач багато, і я шукаю людину, яка візьме на себе мій час і роботу офісу, щоб я міг займатися розвитком компанії.

Що це за роль

Приблизно навпіл: половина — бути моїм помічником, половина — щоб офіс працював як годинник і без мене. До речі, про годинник: якщо ви це читаєте, напишіть у супровідному листі, скільки зараз часу на вашому. Для мене важливо, щоб людина уважно читала й помічала деталі, бо в цій роботі вони вирішують усе.

Через 3 місяці ви:

• Ведете мій календар так, що я не пропускаю зустрічей і дедлайнів.
• Знаєте, кому я що доручив, і стежите, щоб це було зроблено вчасно.
• Офіс працює без моєї участі: закупівлі, ключі, порядок.
• Тримаєте в порядку документи й перший етап найму в компанію.

Що робити

Мій помічник:

• Календар, зустрічі, нагадування: про зустріч із клієнтом, дедлайн по івенту і купівлю подарунка на день народження троюрідній тітці.
• Нагадувати мені про мої задачі, щоб я про них не забував, або робити їх за мене.
• Фіксувати мої доручення команді, перевіряти статус, нагадувати і повідомляти мені, якщо щось горить.
• Готувати мене до зустрічей: зібрати інформацію, підготувати документи, записати підсумки.
• Знайти, замовити, дізнатися, порівняти, написати, перекласти, зателефонувати.

Офіс:

• Повсякденне життя офісу: закупівлі, побутові питання.
• Облік ключів і перепусток.
• Документи: розкласти, впорядкувати, підтримувати порядок.
• Найм: розміщувати вакансії, призначати співбесіди, проводити перший телефонний скринінг кандидатів.

Кого шукаю

• Досвід від 1 року на посаді асистента, офіс-менеджера чи адміністратора.
• Грамотну письмову українську.
• Впевнене володіння Google-календарем, Документами й Таблицями.
• Людину, яка доводить справи до кінця і не чекає, поки нагадають.
• Людину, яка перед тим як робити, ставить уточнювальні питання.
• Буде плюсом: досвід роботи з таск-трекерами й AI-інструментами, водійські права.

Умови

• 25 000−30 000 грн.
• Зазвичай стандартна п’ятиденка, але важлива готовність бути на зв’язку, коли щось термінове.
• Офіс у Києві на вул. Польовій, 24.
• Маленька жива команда і проєкти, де нудно не буває.

Як відгукнутися

Надішліть резюме, а в супровідному листі напишіть, які 3 питання ви поставили б мені в перший робочий день.

Телефонувати не треба. Я побачу ваш відгук і, скоріш за все, зв’яжуся. Можливо, доведеться трохи почекати.

Гарного дня! Сподіваюся, ми знайдемо одне одного.