Офіс-менеджер

Привіт! Ми Promodo — маркетингова агенція повного циклу. Ми створюємо та розвиваємо лідерів ринку. Робимо це системно — за допомогою даних і з фокусом на стабільний результат.

Шостий рік поспіль входимо в ТОП-3 агенцій з performance-маркетингу за версією IAB Ukraine. Ми працюємо з великими бізнесами, досягаємо складних цілей та будуємо стратегії, що базуються на даних та аналітиці клієнтів.

Ми в пошуку офіс-менеджера в Києві на повний день, який (-ка) відповідатиме за підтримку життєдіяльності та затишку офісу. Задачі охоплюють документообіг, організацію відряджень команди, а також персональні доручення топ-менеджменту. Для нас важливо:

• Локація: Київ (бажано правий берег, офіс на правому).
• Досвід роботи від року на аналогічній посаді.
• Успішний досвід організації відряджень для співробітників по Україні та закордоном (покупка квитків, бронювання готелів, реєстрація на рейси тощо).
• Впевнений рівень володіння Google-документами (документи, таблиці, презентації).
• Вміння працювати в багатозадачному режимі, оперативне реагування на запити.
• Знання основ діловодства та документообігу компанії.
• Вільне та грамотне володіння українською мовою.
• Англійська на рівні від Intermediate.
• Високий рівень самоорганізації та комунікативності.

Твої задачі:

• Контроль документообігу компанії (організація підписання документів з топ-менеджерами, координація/контроль з фінансовим департаментом/ юридичною службою), відправка документів між офісами та клієнтам.
• Прийом та розподіл вхідних дзвінків та обробка/переадресація листів електронної пошти на загальному електронному ящику
• Взаємодія з курʼєрськими службами, відправки НП (документи, посилки)
• Забезпечення життєдіяльності офісу та керування бюджетом для потреб офісу, замовлення засобів забезпечення
• Зустріч та супровід гостей, організація зустрічей з клієнтами в офісі
• Підтримка затишку і комфорту в офісі, координація та контроль роботи прибиральниці службових приміщень
• Організація та оформлення відряджень, оренди коворкінгів для співробітників в Україні та закордоном. Організація поїздок топ-менеджерів (підбір маршрутів, квитки, бронювання готелю/ локацій для проведення зустрічей, бронювання ресторанів за кордоном)
• Організація подання заявок на оплати (адміністративні витрати та відрядження) в обліковій системі
• Контроль корпоративної паливної карти та витрат по корпоративній карті (забезпечення відряджень)
• Виконання персональних доручень CEO/ власника: купівля та доставка подарунків для партнерів, бронювання ресторану/ перемовних кімнат
• Координація та забезпечення відправок подарунків співробітникам та партнерам/клієнтам
• Пребординг співробітників (підготовка до першого робочого дня, робота з обліковою системою)

Що на тебе чекає в команді Promodo?

• Відпочинок та баланс. Ми віримо, що круті ідеї та натхнення приходять під час відновлення, тому надаємо 20 робочих днів оплачуваної відпустки, лікарняні та вихідні на державні свята.
• Безпека та турбота. Компенсація медичного страхування для тебе та твоїх близьких, матеріальна допомога у разі надзвичайної ситуації.
• Професійний розвиток і кар'єрне зростання. Твій прогрес відображається у performance review. Є внутрішня LMS, English Speaking Club, програма Mental Health і читацький клуб. Проєкт AI-амбасадори прокачує не тільки тебе, а й процеси компанії через AI, а Promodo Academy дає знижки на навчання й можливість викладати.
• Прозора комунікація та відкритість. Ми цінуємо чесний та регулярний фідбек, даємо чітке розуміння стратегії компанії, цілей команди та твоєї ролі. У Promodo ти можеш бути собою, пропонувати ідеї та впливати на кінцевий результат.
• Promodo Store. Гейміфікована внутрішня платформа, де можна отримувати брендований мерч і приємні бонуси за активність та залученість.
• Командні заходи та тімбілдинги. Неформальні зустрічі, події й спортивні активності, які допомагають перезавантажитися, краще пізнати одне одного та зарядитися енергією.

Чекаємо саме на тебе!