Contact information

You can get this candidate's contact information from https://www.work.ua/resumes/20592922/

Work experience

Фахівець з документообігу

from 06.2023 to now (3 years 5 months)
Міністерство внутрішніх справ України, Київ (Державні організації)

•Document Control & Електронний документообіг: забезпечення повного циклу опрацювання документів у СЕД та СЕВ ОВВ – від прийому, первинного аналізу і реєстрації вхідної кореспонденції (цифрової та паперової) до контролю виконання, підготовки фінальних відповідей або маршрутизації запитів за належністю.
•Процесний менеджмент (Process & SLA Management): моніторинг та суворий контроль строків розгляду документів з дотриманням усіх дедлайнів та законодавчих норм.
•Аналітика та звітність: збір, структурування та агрегація даних для підготовки щотижневих та щомісячних статистичних та аналітичних звітів для керівництва.
•Крос-функціональна взаємодія: координація та ведення офіційного ділового листування з іншими структурними підрозділами, та підпорядкованими установами.
•Консалтинг: надання методичної та практичної допомоги співробітникам організації щодо стандартів документообігу та оптимізації процесів.

Ключові результати:
•За перше півріччя 2026 року особисто зареєструвала 4538 вхідних документів та підготувала 681 вихідний лист із суворим дотриманням регламентів та стандартів.
•Забезпечила 100% виконання нормативних строків розгляду документів, доручених для опрацювання.

Операційний менеджер

from 04.2017 to 04.2023 (6 years)
Київський медичний університет, ПВНЗ, Київ (Освіта, наука)

•Операційний менеджмент документів: організація та ведення внутрішнього документообігу; повний документальний супровід процесів (оформлення кадрових рішень, підготовка наказів, довідок, розрахунок стажу).
•Адміністрування даних: ведення обліку робочого часу, адміністрування, систематизація та регулярна актуалізація внутрішніх баз даних (особові справи, картки обліку, конфіденційна інформація).
•Координація процесів: розробка та контроль графіків робочого часу та відпусток для забезпечення безперебійної діяльності організації; моніторинг дедлайнів подачі внутрішньої документації підрозділами.
•Взаємодія та звітність: ефективна комунікація з державними органами, підготовка та подання регуляторної звітності; участь у крос-функціональних задачах.

Ключові результати:
•Систематизувала внутрішні бази даних та архівні документи, гарантуючи абсолютну точність і швидкий доступ до інформації.
•Налагодила ефективний моніторинг дедлайнів, що суттєво пришвидшило збір та подачу внутрішньої документації підрозділами університету.

Фахівець з документообігу

from 08.2013 to 04.2017 (3 years 9 months)
Лісогосподарський інноваційно-аналітичний центр, ДП, Київ (Лісова промисловість, лісообробка)

•Адміністрування процесів та внутрішній контроль: повний документальний супровід операційної діяльності (підготовка проєктів наказів, розпоряджень та довідок); управління вхідною/вихідною кореспонденцією та розподіл інформаційних потоків.
•Управління даними (Data Entry): формування, систематизація та ведення облікових реєстрів, особових справ та внутрішніх баз даних; забезпечення конфіденційності інформації.
•Організаційне планування: ведення обліку робочого часу (табелювання), планування та оптимізація графіків відпусток для забезпечення безперебійної роботи організації.
•Підтримка менеджменту та звітність: координація робочого календаря керівника, організація та протоколювання нарад, контроль дедлайнів та координація внутрішніх комунікацій; складання та подача статистичної звітності.

Ключові результати:
•Ефективно налагодила розподіл інформаційних потоків та вхідної/вихідної кореспонденції, що пришвидшило обробку документів у компанії.
•Забезпечила 100% контроль дедлайнів виконання розпоряджень керівництва завдяки чіткому тайм-менеджменту.

Методист

from 03.2012 to 06.2013 (1 year 4 months)
Національний університет «Острозька академія», Острог (Освіта, наука)

•Операційне планування: координація та планування навчального процесу на факультеті, розробка та оптимізація розкладів, сесій та графіків атестацій.
•Менеджмент документів: ведення обліку студентів та аналітики успішності, підготовка розпоряджень декана, контроль та адміністрування бланків суворої звітності (дипломи, залікові книжки тощо).

Ключові результати:
•Налагодила облік успішності в Excel, що дозволяло оперативно надавати точну аналітику керівництву за першим запитом.

Education

Київський національний університет імені Тараса Шевченка

Психологія (Інститут післядипломної освіти), Київ
Higher, from 2014 to 2017 (3 years)

Національний університет «Острозька академія»

Політологія (Політико-інформаційний менеджмент), Острог
Higher, from 2006 to 2011 (5 years)

Additional education and certificates

Онлайн-курс «Фундамент HR» (Модуль: Кар’єра HR: ролі, компетенції та виклики)

2022

Онлайн-курс «IT Recruitment GL ProCamp»

2021

Онлайн-курс «Професія: HR (Школа HR)»

2021

Програма підвищення кваліфікації «Правове регулювання трудових відносин. Кадрове діловодство»

2014

Державні програми підвищення кваліфікації: «Ділова українська мова у публічному управлінні», «Доступ до публічної інформації»

2023–2026

Самоосвіта: удосконалення професійних знань з тем цифрова грамотність, кібергігієна та інформаційна безпека

2023-2026

Удосконалення знань з тем: захист персональних даних, робота з відкритими даними та доступ до публічної інформації

2023-2026

Knowledge and skills

• Контроль документообігу
• Користувач систем електронного документообігу
• Автоматизація документообігу
• Ведення архіву документів
• Ведення документації
• Оформлення документації
• MS Office
• Уміння користуватись оргтехнікою
• Доброзичливість
• Здатність до навчання
• Адаптивність
• Дисциплінованість
• MS Excel
• MS Word
• Робота з великим обсягом інформації
• Ведення CRM
• Грамотна усна та письмова мова
• MS PowerPoint
• Кадрове діловодство
• Ділове листування
• Діловодство
• Діловий етикет

Language proficiencies

English — average

Additional information

ПРОФЕСІЙНИЙ ПРОФІЛЬ
Досвідчена спеціалістка в галузі адміністративного менеджменту, управління документообігом та ведення баз даних з понад 10-річним досвідом у системних організаціях (державний сектор, освіта, консалтинг). Експертка в налаштуванні внутрішніх операційних процесів, реєстрації та опрацюванні великих масивів інформації, контролі дедлайнів (SLA) та оптимізації потоків цифрових даних. Маю глибокі навички крос-функціональної взаємодії та ділового листування. Завдяки освіті у сфері політико-інформаційного менеджменту та психології, ефективно поєдную системно-аналітичний підхід із розвиненими soft skills для автономної та продуктивної роботи у віддаленому форматі.

ПРОФЕСІЙНІ НАВИЧКИ (HARD SKILLS)
•Управління документообігом (Document Control): організація та ведення повного циклу електронного та паперового документообігу із використанням сучасних СЕД; контроль відповідності документів стандартам, інструкціям та регламентам компанії.
•Ведення баз даних & Data Entry: внесення, реєстрація, систематизація та регулярна актуалізація великих обсягів інформації в реєстрах, базах даних та внутрішніх CRM/ERP системах; забезпечення конфіденційності даних.
•Операційний менеджмент та контроль дедлайнів: моніторинг руху документів, контроль строків виконання завдань (SLA), координація внутрішніх процесів, підготовка аналітичних звітів, зрізів та статистичних довідок.
•Крос-функціональна комунікація & Бек-офіс: ведення офіційного ділового листування з партнерами, контрагентами та державними органами; координація інформаційних потоків між підрозділами.
•Технічні інструменти: впевнена користувачка MS Office (Excel, Word, PowerPoint), Google Workspace (Docs, Sheets, Drive), 1С: ЗУП 8.3. Досвід роботи з таск-менеджерами (Trello, Asana) та корпоративними месенджерами (Slack, Microsoft Teams, Zoom).
•Мови: українська – С2 (вільне володіння); англійська – B1 (Intermediate) – ведення документації та ділового листування.

ОСОБИСТІ НАВИЧКИ (SOFT SKILLS)
•Системність та уважність до деталей: аналітичний підхід до роботи з великими обсягами цифрової інформації, чітке дотримання інструкцій та дедлайнів.
•Самодисципліна та автономність: високий рівень внутрішньої організації, що дозволяє залишатися максимально продуктивною та фокусуватися на результаті під час віддаленої роботи без постійного контролю.
•Гнучкість та швидке навчання: здатність оперативно опановувати нові цифрові інструменти, програми та входити в нові робочі процеси компанії.
•Комунікабельність: розвинені навички ділового спілкування, вміння знаходити індивідуальний підхід до колег і клієнтів для вирішення спільних завдань.