Что дает программное обеспечение для рекрутера — в деньгах, времени и ROI
В этой статье вы узнаете, почему использование программного обеспечения для поиска кандидатов сокращает расход времени на 20% и как измерить эффективность инвестиций в такой программный продукт.
Искать нужных людей — непростая задача. Специализированный софт для подбора персонала делает эту работу гораздо результативнее, оптимизируя время и усилия каждого рекрутера. Но как правильно измерить экономический эффект использования ПО?
Все рекрутеры понимают, какие задачи помогает решить профессиональный софт. Все компании могут посчитать, в какую сумму он обойдется. Но далеко не всегда видят экономию и ROI от его внедрения, поэтому откладывают эту инвестицию на годы, теряя в результатах.
В то же время месседжи в плане «Выбирайте такой-то софт и закрывайте вакансии в 2 раза быстрее» — это маркетинговые уловки, не имеющие ничего общего с действительностью. В CleverStaff на основании реального клиентского опыта и данных системы решили подсчитать, сколько денег и времени экономит профессиональный софт для подбора персонала. Интересные результаты публикует Work.ua.
Мы подсчитали экономический эффект от использования ПО и получили такие результаты:
- экономится 20% времени на найм или 2,4 месяца в год по каждому рекрутеру;
- экономятся средства — в эквиваленте 2,4 средней зарплаты рекрутера в год;
- ROI при инвестиции в софт составляет около 325%;
- приблизительно каждую 5 вакансию рекрутер закрывает с помощью своей базы (что на 54% быстрее, чем при поиске новых кандидатов).
Разберемся, какой была логика расчета.
Ускорение на 17,7 часа: как софт помогает экономить 20% времени
В среднем на обработку одной вакансии без использования ПО один рекрутер тратит около 33 часов (при усредненной ежедневной загрузке). Чтобы нанять квалифицированного сотрудника, нужно выполнить определенные действия, какие-то из них — однократные, а другие — ежедневные.
В среднем, чтобы закрыть стандартную вакансию, может понадобиться от 10 дней до 3 недель. Для расчета возьмем среднее значение — 15,5 дня. На него будем умножать все ежедневные трудозатраты. Длительность и количество действий возьмем из нормативов, установленных экспертами эмпирически. Для всех расчетов используем среднее арифметическое — оно наиболее приближено к реальным условиям с вероятностью разных нештатных ситуаций.
Итак, давайте в таблице сравним временные затраты одного рекрутера на каждый этап подбора без софта и с его использованием.
*15,5 дня — в большинстве случаев закрыть стандартную вакансию, если активно этим заниматься, удается в срок от 10 дней до 3 недель. Для расчета примем среднее значение 15,5 дня. На него будем умножать все ежедневные задачи.
Если суммировать продолжительность всех этапов рекрутингового процесса, то получается, что на «ручной подбор» одного сотрудника рекрутер тратит почти 32 часа 48 минут. Если вместе с софтом — 28 часов 24 минут. Таким образом, закрытие 1 вакансии ускоряется на 4,4 часа.
Идем дальше. По статистике, рекрутер в месяц обрабатывает в среднем 5 вакансий. Используя софт, он получает ценный бонус — «прокачанную» внутреннюю базу резюме. По нашим данным о закрытых вакансиях в системе CleverStaff за 2 года оказалось, что каждый 5-й нанятый сотрудник — кандидат из внутренней базы, и такие вакансии закрывают на 54% быстрее. Поэтому наблюдаем экономию уже не полученных ранее 4,4 часа, а 17,7 часа.
Если рекрутер работает стандартные 176 часов в месяц, то общая экономия рабочего времени составляет:
- (4 вакансии × 4,4 часа) + (1 вакансия × 17,7 часа) = 35,3 часа в месяц.
- 35,3 часа экономии / 176 рабочих часов в месяц = 20% рабочего времени в месяц.
В перерасчет на год это: 20% × 12 месяцев = 2,4 месяца.
Почему так происходит
Такая экономия возможна благодаря тому, что профессиональный софт оптимизирует рутинные и емкие по затратам времени процессы, такие как:
- Публикация вакансии. Система сама формирует внешнюю страницу вакансии из данных, внесенных в базу. Если добавить в текст вакансии, размещенной на специальном ресурсе, эту ссылку, то соискатели смогут откликнуться на вакансию прямо на ней, что удобно, т. к. отклики сразу попадают в систему, а их резюме — в базу.
- Сохранение подходящих резюме из базы кандидатов сайта поиска работы. У профессиональных систем есть интеграция с самыми популярными платформами для трудоустройства, а это значит, что пользователи могут добавлять кандидатов из этих ресурсов в свою базу в 1 клик.
- Сохранение резюме соискателей. Парсинг резюме из почты осуществляется раз в сутки. Если в описание вакансии на сторонних площадках добавить ссылку на внешнюю страницу вакансии, сгенерированную системой, кандидаты смогут посылать свои отклики с нее, то е сть сразу добавляться в базу и появляться в вакансии на этапе «Найденные».
- Уведомление об отказе кандидатам, которые не подошли. С помощью софта это можно сделать прямо из интерфейса системы.
- И что важно — формируется рабочая база кандидатов, за счет которой рекрутер сможет закрывать вакансии без внешних источников.
ROI, если работает 5 рекрутеров
Как правило, зарплата рекрутера зависит от многих «переменных»: страны, компании, бюджета отдела и т. д. Так, по статистике, средняя зарплата украинского IT-рекрутера в месяц — $850 (EvoTalents). Если соотнести этот показатель с экономией рабочего времени — 2,4 месяца в год, то экономия в среднем на зарплате каждого такого специалиста в год может быть $2 040.
Давайте на примере посчитаем выгоду от внедрения софта для команды из 5 рекрутеров с зарплатами по $850.
В среднем софт обходится $40 в месяц за каждого рекрутера, итого в месяц — $200.
Из расчетов выше помним, что ПО экономит 20% времени. Для команды из 5 рекрутеров получается экономия в сумме ровно 1 месяца работы, который стоит $850. Стоимость такой экономии: 850 - 200 = $650.
На самом деле 1 месяц экономии рабочего времени рекрутера может реализоваться по одному из беспроигрышных сценариев:
- либо 5 рекрутеров закрывают больше вакансий, как если бы им помогал шестой
- либо загрузка каждого рекрутера уменьшается, и вам достаточно 4 вместо 5.
ROI = Сумма экономии / сумму инвестиции (затраты на софт) = 650 / 200 × 100% = 325%.
Проще говоря, инвестиции в софт отобьются 3 раза в течение 1 года.
Для вашей компании вы можете повторить эти расчеты, подставив ваше количество рекрутеров, месячный фонд зарплаты, сумму затрат на софт для рекрутинга, среднее время закрытия вакансии.
По оценке CleverStaff, при разных значениях этих переменных ROI может быть в диапазоне от 240% до 410%. Поэтому в наше время подготовка и обработка данных, органайзер и аналитика все больше делегируется софту, чтобы рекрутеры могли больше сосредоточиться на качественном общении с кандидатами. Другими словами, есть над чем подумать.
Опыт партнеров
По моему опыту, в команде из 3-х людей ATS/HRIS заменяет отдельно джуниора. Кроме того, подобные решения экономят время более опытных специалистов — а это отдельный большой плюс.
ПО для рекрутинга однозначно снижает порог входа для новичков — т. к. уже есть выстроенный автоматизированный процесс, и новичок может реализовать часть — поиск или организацию собеседований, например.
Каждая автоматизация должна ускорять специалистов, убирая или оптимизируя рутинные операции, такие как добавление кандидатов в базу, создание и публикация вакансий, организация собеседований с дальнейшим сбором обратной связи и т. д.
Как результат, ваш процесс найма должен функционировать в отдельной экосистеме, которая будет прозрачной для всех участников и будет выступать первоисточником для поиска и найма.
Важно! Софт должен дополнять и ускорять существующие процессы. Если ПО идет в разрез или требует кардинальных изменений, то следует поискать аналоги или попробовать самостоятельно найти временное решение с бесплатными инструментами.
Опишу пункты, которые действительно стали для меня огромным плюсом:
- благодаря автоматизации значительно улучшилась коммуникация с Team Lead / Project Manager — в плане составления заявки на персонал, описания Hard и Soft скиллов, необходимых Тeam Lead / Project Manager;
- за секунды переносим резюме кандидатов в базу компании, есть возможность искать кандидатов в своей базе по множеству критериев, быстро находить всю историю общения с соискателем;
- всегда под рукой статистика в виде удобных графиков — например, сколько соискателей и по каким причинам было отклонено и сколько и по каким причинам отказались сами;
- устраняется риск потери информации о кандидатах и статусах подбора.
Из недостатков — неперсонифицированное общение и невозможность дать всестороннюю оценку кандидату, посмотреть на человека «вживую». И тем не менее, мой совет: автоматизируйте процесс рекрутинга. ПО помогает компании экономить время и деньги, оптимизировать время всех сторон процесса найма и «не сливать бюджеты» впустую. С помощью автоматизации процесса подбора легко настроить статус для кандидата, отследить этапы, продемонстрировать прозрачность подбора заказчику.
Значительно сокращается время на сбор резюме, отправку шаблонных писем, организацию интервью, получение фидбека от Team Lead / Project Manager и т. д. И еще — в начале карьеры часто бывает, что рекрутер что-то забыл, не занес данные в базу, не позвонил вовремя соискателю, отправил письмо не на ту почту. Автоматизация минимизирует количество таких ошибок.
Чтобы оставить комментарий, нужно войти.