Фахівець з публічних закупівель

Представництво Данської Ради у справах біженців в Україні (далі ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

Наразі ДРБ шукає Фахівця з публічних закупівель (співпраця з партнерами) у Києві.

Загальні цілі посади:

Основна роль Фахівця з публічних закупівель (співпраця з партнерами) полягає в підтримці процесів ланцюга постачання для всіх партнерів, включаючи закупівлі, розміщення на складах, використання активів і транспорту, в ДРБ в Україні відповідно до правил і норм донорів і ДРБ. Фахівець з публічних закупівель забезпечує відповідну діяльність у сфері закупівель і постачання згідно політик і процедур ДРБ, та збір точної й актуальної інформації про постачальників.

Під безпосереднім керівництвом Менеджера з питань партнерства та технічного керівництва з боку Менеджера зі закупівель та Спеціаліста, Фахівець з публічних закупівель (співпраця з партнерами) відповідатиме за підтримку партнерів у виконанні всіх вимог до закупівель і постачання. У тісній співпраці з партнерською організацією, Фахівець також відповідатиме за підтримку планування, розробки, впровадження та управління ключовими стратегіями закупівель, що включає розробку планів закупівель, створення та оцінку офіційних запитів про надання комерційних/цінових пропозицій, менеджмент активів та складських приміщень, перегляд внутрішньої політики партнерських організацій та їх відповідності вимогам ДРБ та донорів, проведення навчальних заходів для партнерських організацій з розбудови потенціалу у сфері закупівель.

Вашими основними обов’язками будуть

Управління закупівлями партнерів:

• Сприяти оцінці, перегляду та аналізу технічних аспектів закупівель для всіх партнерів в Україні, що перевищують поріг закупівель низької вартості; забезпечувати дотримання відповідної політики закупівель ДРБ та донорів.
• Підтримувати партнерів у посиленні внутрішнього контролю та процедур для кращого управління закупівлями.
• За необхідності, брати участь у тендерних комітетах із закупівлі товарів і послуг за запитом і забезпечувати дотримання партнерами законів, правил ДРБ і донорів щодо здійснення закупівель.
• Забезпечувати ефективну комунікацію між керівниками проєкту/програми та партнерськими командами із закупівель для задоволення пріоритетних вимог та своєчасної поставки товарів, робіт і послуг із використанням процедур та інструкцій щодо закупівель ДРБ та донорів.
• Моніторинг та участь у всіх операційних закупівлях, включаючи тендерні процеси, оцінку, укладання договорів, управління договорами, юридичні аспекти, умови оплати, підрядників, оцінку ефективності та ризиків стосовно всіх закупівель партнерів, що перевищують поріг закупівель на малу вартість.
• Підтримувати партнерів у забезпечені своєчасної підготовки планів закупівель для проєктів та відстеження їх виконання шляхом контролю процесів, пов’язаних, зокрема, з отриманням заявок, організацією RFQ / RFP, отриманням цінових пропозицій, тендерними заявками і пропозиціями, оцінкою та обговоренням конкретних умов договорів у повній відповідності до політик та процедур ДРБ у сфері закупівель.
• За необхідності, перегляд комплексного звіту про тендер (КЗТ) з метою підтвердження того, що товари або послуги мають високу якість та обґрунтовані ціни, зокрема, підготовка чіткого обґрунтування вибору постачальника, який має відповідати критеріям відбору та оцінки, встановленим у тендерній документації.
• Робота з партнерами по суб-гранту, щоб забезпечення відображення в проекті справедливої ринкової вартості та найкращого співвідношення ціни та якості. Керування або спільна робота у робочій групі щодо створення списку затверджених постачальників для всіх партнерів.
• Переглядати відповідні місячні та квартальні звіти партнерів про стан закупівель (для всіх закупівель) і надсилання офлайн-звітів менеджеру з закупівель та відповідним членам SMT.
• Сприяти розвитку нульової терпимості до порушень політики та процедур у сфері закупівель.

Управління постачальниками:

• Регулярно перевіряти рекомендації постачальників в інших міжнародних неурядових організаціях (МНУО) та Логістичному кластері з метою отримання підтвердження того, що партнери мають справу з надійними і справжніми постачальниками.
• Забезпечувати постійний розвиток потенціалу працівників відділу закупівель і логістики партнерів ДРБ, щоб вони могли відвідувати об'єкти постачальника для перевірки його спроможностей, сфери компетенції, репутації, будь-яких прогалин, існування та безпосередньо звітували перед керівником команди із закупівель та менеджером із закупівель.
• Підтримувати координацію роботи з різними командами щодо графіків доставки, затвердження оплати та платежів постачальникам з метою уникнення непотрібних затримок.
• Завчасно інформувати керівництво ДРБ про будь-які потенційні ризики на рівні партнера, які стосуються сфери закупівель.

Розвиток потенціалу персоналу партнерів:

• Участь у періодичних підсумкових зустрічах та зустрічах із закриття грантів, а також висвітлення успіхів, викликів та отриманих уроків з метою інформування про майбутні програми та партнерства.
• Проводити ознайомчі та регулярні тренінги або сесій з метою покращення знань з управління закупівлями, управління активами та управління складом і запасами відповідно до керівних принципів ДРБ та донорів.
• Менторська підтримка партнерів відповідно планів підтримки проектів партнерів, з акцентом на розбудову систем ланцюгів постачання та розвиток потенціалу персоналу.
• Допомогати оцінювати організаційний потенціал поточних і нових партнерів, що стосується закупівель, та розробляти індивідуальні плани розвитку потенціалу в координації з менеджером/спеціалістом із закупівель.
• Виконувати функції координатора для поточних запитів та запитів щодо розвитку потенціалу, пов’язаних із закупівлями, які висуваються партнерськими організаціями.

Архівація документів про закупівлі та заходи у відповідь на проведені аудити:

• Підтримувати партнерів у забезпеченні того, щоб усі документи, пов’язані з ланцюгом постачання, зберігалися в упорядкованому вигляді та були легкодоступними для майбутніх довідок та аудиторських перевірок.
• Розробляти та надавати рекомендації партнерським організаціям щодо звітування про ланцюги постачання.
• Підтримувати партнерів у разі необхідності для підготовки належних заходів у відповідь на проведені аудиторські перевірки, роз’яснення щодо питань, порушених аудиторами, та надання всієї необхідної супровідної документації.
• Організовувати наради з персоналом партнерів для обговорення та вирішувати будь-які проблеми щодо управління ланцюгами поставок.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ:

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань

Досвід і технічні вміння:

• Ступінь бакалавра в галузі логістики та/або управління ланцюгами постачання чи еквівалентна професійна кваліфікація.
• Бажаний досвід роботи в МНУО.
• Для посади вимагається мінімум 2 роки професійного досвіду в управлінні ланцюгами постачання (SCM), закупівлями та процедурами логістики.
• Розуміння правил і керівних положень у галузі державних закупівель.
• Знання сфери управління ланцюгами постачання та виконання процедур закупівель в М/НУО.
• Глибокі знання управління закупівлями, бажані знання норм відповідних донорів та/або агенцій, що здійснюють фінансування.
• Відмінне володіння MS Word, Excel, PowerPoint.
• Високий рівень володіння англійською мовою.
• Вільне володіння місцевою мовою: українською або російською.
• Відповідний університетський ступінь у галузі логістики та/або управління ланцюгами постачання чи еквівалентна професійна кваліфікація.
• Гарне знання стану розвитку та соціального контексту країни в цілому.

Ми пропонуємо:

• Тривалість контракту: 3-х місячний випробувальний термін з можливістю продовження контракту
• Місто роботи: Київ
• Дата початку: якнайшвидше
• Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подачі резюме:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою).

Подати резюме можна ТУТ

Резюме, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подачі резюме: 28 квітня 2024

Будь ласка, зверніть увагу, що ДРБ залишає за собою право розпочати процес відбору та найняти кваліфікованого кандидата, якщо його буде визначено, до кінцевої дати подання резюме.