HR Assistant

Бачення MAG: безпечне майбутнє для чоловіків, жінок і дітей, які постраждали від насильства та збройних конфліктів.

Місія MAG: MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з людьми, очищуючи заміновані землі, зменшуючи щоденну загрозу для життя цивільного населення та створюючи безпечні умови для подальшого розвитку.

Опис вакансії: Відповідає за підтримку HR менеджера/бейз менеджера, забезпечуючи виконання всіх адміністративних процесів управління персоналом, включно з введенням даних, веденням файлів, записів та систем відповідно до СОПів управління персоналом та вимог місцевого трудового законодавства.

MAG наполегливо заохочує жінок та людей з інвалідністю подавати заявки на участь у конкурсі. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, де всі співробітники відчувають повагу та підтримку у реалізації свого потенціалу.

Обов’язки:

• Допомога в підборі персоналу, наприклад, розміщення оголошень, реєстрація заявок, організація співбесід та допомога у введенні в посаду.
• Підготовка кореспонденції для співробітників відповідно до інструкцій, включаючи листи про звільнення, нову стартову документацію, зміни в контрактах тощо англійською та українською мовами.
• Видача ідентифікаційних карток персоналу та ведення кадрових справ.
• Ведення обліку відсутності, відвідуваності та відпусток, а також оновлення файлів/записів за потребою.
• Зіставлення інформації, необхідної для підготовки заробітної плати.
• Повне введення даних для нарахування заробітної плати на щомісячній основі.
• Координування навчальних програм, семінарів та інших заходів з внутрішніми/зовнішніми зацікавленими сторонами та учасниками.
• Зберігання всієї документації в кадрових справах і підтримання в актуальному стані всіх кадрових записів і систем.
• Обробка загальних кадрових запитів від працівників та зовнішніх зацікавлених сторін.

Основні вимоги:

• Ступінь бакалавра в галузі управління персоналом, бізнес-адміністрування або суміжних галузях.
• Здатність брати на себе лідерство на певних етапах процесу підбору персоналу.
• Розуміння трудових договорів.
• Підтверджений досвід (1−2 роки) роботи на адміністративних посадах у сфері управління персоналом.
• Вміння працювати з HRIS (інформаційними системами управління персоналом) та пакетом MS Office.
• Сильні організаторські здібності та увага до деталей.
• Відмінні комунікативні та міжособистісні здібності.
• Вміння дотримуватись конфіденційності та працювати з чутливою інформацією.
• Знання трудового законодавства та нормативних актів.
• Вільне володіння українською й англійської мовами.

MAG’s Vision: A safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

MAG’s Mission: MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development.

MAG strongly encourage female candidates and people with disabilities to apply. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

Overview of role: Responsible for supporting the HR Manager/Base Manager by ensuring all HR administrative processes are completed, including data entry, maintaining files, records and systems in compliance with HR SOPs and local labour law requirements.

Responsibilities:

• Support recruitment administration such as posting advertisements, logging applications, coordinating interview arrangements and assisting with the new starter processes
• Draft employee correspondence as instructed, including leaver letters, new starter documentation, contractual changes etc in English and Ukrainian
• Issue staff ID Cards and maintain personnel files.
• Maintain absence, attendance and holiday records and update files/records as required
• Accurately collate any other information as required to assist with payroll preparation
• Complete data entry for payroll on a monthly basis
• Coordinate training programmes, workshops or other events with internal/external stakeholders and participants
• Ensure all paperwork is filed on personnel files and all HR records and systems are kept up to date
• Handle general HR enquiries from employees and external stakeholders

Essential requirements:

• Bachelor’s degree in Human Resources Management, Business Administration, or related field.
• Ability to take lead in certain stages of recruitment process.
• Understanding of employment contracts.
• Proven experience (1−2 years) in HR administrative roles.
• Familiarity with HRIS (Human Resources Information Systems) and MS Office Suite.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Excellent communication and interpersonal abilities.
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information.
• Knowledge of labor laws and regulations.
• Fluency in Ukrainian and proficiency in English.