Спеціалист із закупівель

Огляд вакансії

Про IRC

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи у світі та допомагає людям вижити та відновити своє життя. Заснований у 1933 році на прохання Альберта Ейнштейна, IRC пропонує життєво важливу допомогу та допомогу, що змінює життя, біженцям, які змушені тікати від війни чи катастрофи. Працюючи сьогодні в більш ніж 40 країнах і 22 містах США, ми відновлюємо безпеку, гідність і надію мільйонам людей, які вирвалися з корінням і борються за те, щоб вистояти. Ми, в IRC, лідируємо шлях від біди до дому.

Спеціаліст із закупівель відповідає за ефективну координацію та управління функціями закупівель для офісу IRC. Посадова особа закуповує матеріали, послуги та обладнання Програми, забезпечуючи при цьому належну практику та зберігаючи записи, що відповідають вимогам аудиту. Ви гарантуєте, що всі закупівлі товарів та послуг здійснюються прозоро, за найкращою доступною ціною та відповідно до політики та процедур закупівель IRC та донорів.

Основні обов’язки

1. Планування закупівель

Тісно співпрацюючи з менеджером із закупівель та іншими внутрішніми та зовнішніми партнерами, ви будете ефективно планувати та підтримувати реалізацію програми шляхом:

• Збір, систематизація та аналіз даних, ринкової інформації та даних для забезпечення ефективного планування закупівель
• Підготовка та реалізація планів закупівель відповідно до відповідних стандартних операційних процедур (СОП) закупівель IRC
• Відстежуйте ринок поставок і проводьте дослідження та аналіз ринку, щоб забезпечити співвідношення ціни та якості в закупівлях.

2. Закупівлі

Відповідальний за реалізацію плану та стратегії закупівель, а також за забезпечення своєчасного задоволення всіх потреб у закупівлях відповідно до стандартів GSC та донорів, посадовий власник повинен:

• Підтримка розробки специфікацій закупівель
• Обробляйте затверджені заявки на закупівлю за допомогою програмного забезпечення для закупівель, забезпечуючи точність даних.
• Ініціювати та обробляти Запит цінових пропозицій (RFQ) та Запит пропозицій (RFP).
• Навчати та сертифікувати членів закупівельного комітету, брати участь у тендерних зустрічах та оцінках.
• Готуємо аналіз тендерних пропозицій та іншу тендерну документацію для затвердження.
• Проводьте прозорі та задокументовані переговори з постачальниками.
• Перевіряйте закупівельну документацію на предмет достовірності, перш ніж брати оплату за погодження.
• Співпраця з усіма департаментами шляхом координації з фінансами, грантами та програмами для забезпечення безперебійних та своєчасних закупівель

3. Управління контрактами

Ви керуватимете процесом укладання контрактів таким чином, щоб дотримувалися умов та процедур укладання контрактів, передбачених Global Supply Chain.

Для цього необхідно:

• Підготовка та оформлення договорів для рекомендованих учасників торгів
• Своєчасно поновлювати кваліфікаційні договори та генеральні угоди.
• Виконуйте договори відповідно до встановлених показників ефективності

4. Управління постачальниками

Ця роль керуватиме відносинами з постачальниками та ефективністю, щоб гарантувати, що постачальники дотримуються угод про рівень обслуговування (SLA), а також щоб було точне ведення записів. Це включає:

• Ведення досьє та документації постачальників
• Моніторинг та документування роботи постачальників
• Ведіть картки показників ефективності постачальників.

5. Комплаєнс та етика

Ви допомагатимете у виявленні та аналізі комплаєнс-ризиків у процесах закупівель та впровадженні правил і положень донорів для всіх закупівель шляхом:

• Впровадження due diligence для постачальників, це включає проведення перевірок рекомендацій, візити до постачальників тощо.
• Надання послідовної та конструктивної підтримки іншим відділам для забезпечення дотримання політик та процедур
• Виявлення та звітування про тривожні сигнали закупівель по всьому ланцюжку створення вартості закупівель
• Впровадження планів коригувальних дій (CAP) у відповідь на запити внутрішнього та/або зовнішнього аудиту

6. Звітність

Ви будете підтримувати своєчасну та точну звітність:

• Своєчасна підготовка та подача точних щомісячних звітів менеджеру із закупівель.
• Допомога в розробці та оновленні планів закупівель (призначених) за потреби.
• Подання щомісячного переліку зобов’язань менеджеру із закупівель/координатору ланцюга постачання та фінансам
• Надсилайте періодичний звіт про відстеження закупівель для конкретних грантів, на які ви призначені.

7. Лідерство та розвиток команди

• Постановка цілей команди із закупівель
• Документування потреб у навчанні
• Забезпечення того, щоб весь персонал із закупівель і контрагенти були навчені стандартам

Ключові робочі відносини:

Посада безпосередньо керує: Водії

Інші внутрішні та/або зовнішні контакти:

Внутрішня: Регулярні відносини з персоналом програми, операційним персоналом та персоналом ланцюжка поставок країни на всіх рівнях

Зовнішні: постачальники та постачальники послуг.

Вимоги:

Освіта: Диплом у галузі бізнес-адміністрування/фінансового обліку або логістики

Діяльність:

• 3−4 роки досвіду роботи в операціях ланцюга поставок (Закупівлі)
• Бажаний досвід роботи з громадською організацією.

Продемонстровані навички та компетенції:

• Знання загальних процедур та практик закупівель
• Доведений успіх як лідера із закупівель у ланцюжку поставок, включаючи планування, закупівлі та логістику
• Хороший співробітник та інфлюенсер з ефективними міжособистісними та аналітичними навичками, який злагоджено працює в різних культурах, організаційних підрозділах та постачальниках.
• Знання та досвід у планах закупівель, стратегіях, методах аналізу ринку, закупівлях та укладанні контрактів
• Хороші навички ведення переговорів
• Відмінні навички проведення ринкового аналізу та сорсингових стратегій.
• Здатний ефективно працювати в високоматричній структурі
• Хороші математичні здібності.

Наші цінності

Працівники IRC та IRC дотримуються цінностей та принципів, викладених у Стандартах професійної поведінки IRC. Це Доброчесність, Служіння та Підзвітність. Відповідно до цих цінностей IRC діє та забезпечує дотримання політики щодо захисту бенефіціарів від експлуатації та жорстокого поводження, захисту дітей, боротьби з домаганнями на робочому місці, фінансової доброчесності та боротьби з помстою.

Гендерна рівність

IRC прагне скоротити гендерний розрив на керівних посадах. Ми пропонуємо пільги, які забезпечують сприятливе середовище для участі жінок у нашій робочій силі, включаючи відпустку по догляду за дитиною, гендерно-чутливі протоколи безпеки та інші допоміжні пільги та надбавки

IRC є роботодавцем рівних можливостей. IRC розглядає всіх заявників на основі заслуг, незалежно від раси, статі, кольору шкіри, національного походження, релігії, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана, інвалідності або будь-якої іншої характеристики, захищеної чинним законодавством.