Personal Assistant (Beauty brand)

Наш клієнт, одна з найбільших косметичних компаній прямого продажу у світі, представництва якої працюють у більш ніж 40 країнах, у пошуках Помічника Генерального директора. Сьогодні це культовий світовий косметичний бренд продукції з догляду за шкірою, декоративної косметики та парфумерії.

Місія вакансії: Повноцінна підтримка Генерального директора

Обов’язки:

• Виконання завдань, що визначаються Генеральним директором.
• Збір документів на підпис Генерального директора. Допомога Генеральному директору у веденні та зберіганні документації.
• Організація зустрічей, здійснення дзвінків, обмін кореспонденцією з клієнтами, партнерами, Європейським регіоном.
• Допомога в організації зустрічей з клієнтами та бізнес-партнерами.
• Ведення протоколів зборів керівників.
• Організація візитів VIP-гостей: підготовка запрошень, організація проживання гостей, допомога у підготовці програми перебування та зустрічей, допомога у перекладі за необхідністю.
• Організація відряджень Генерального Директора та підготовка авансових звітів.
• Допомога Генеральному Директору у підготовці необхідних звітів чи даних.
• Інформування Президента Європейського регіону про графік роботи Генерального директора на поточний місяць (Visitor Tracking file).
• Допомога у підготовці та проведенні спеціальних заходів Компанії.
• За необхідністю виконання за дорученням керівника завдань та обов’язків тимчасово відсутніх працівників відділу.
• Ведення календаря подій Компанії.
• Прийом кореспонденції, розподіл вхідної кореспонденції між співробітниками, реєстрація вхідних і вихідних документів, оформлення загальних наказів по компанії.
• Замовлення обідів і води на заходи Special Events.
• Допомога в організації відряджень для співробітників компанії (перевірка заявок на відрядження, отримання підтвердження від Генерального директора компанії, бронювання готелів, замовлення і викуп ж/д і авіаквитків, підготовка наказів та посвідчень про відрядження, надання інформації по закордонним відрядженням співробітників).
• Допомога в організації візитів гостей в офіс компанії: ведення переговорів, бронювання готелів, підготовка інфо-пакетів, організація бізнес-ланчів для гостей, оформлення вітальних табличок для іноземних гостей компанії і розміщення їх в офісах.

Основні вимоги:

• Вища освіта.
• Досвід адміністративної роботи, роботи персональним помічником більше 3-х років в іноземній компанії.
• Організованість, вміння працювати в напруженому режимі, акуратність.
• Володіння англійською мовою на рівні Upper Intermediate.
• Навички роботи на ПК (Microsoft Word, Excel, Microsoft Outlook, Power Point, Internet).
• Вміння працювати з людьми, комунікабельність, відповідальність, уважність, самостійність, пунктуальність, порядність, гарні аналітичні здібності.
• · Здатність працювати в режимі багатозадачності, адаптивність, гнучкість.
• · Розуміння правил роботи з конфіденційною інформацією.

Компанія пропонує:

• Роботу у сучасній американській косметичній компанії.
• Офіційне працевлаштування.
• Медичне страхування.
• Знижки та бонус на придбання продукції.