Адміністратор освітнього центру, фасилітатор

УВАГА! Прочитайте уважно умови, перед тим як подаватися.

Харківська обласна молодіжна громадська організація «ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА» Youth NGO helping Ukrainian families survive the war, заснована у 2008 році, реалізує освітні проєкти для молоді, вразливих соціальних груп населення та надає гуманітарну допомогу українцям на передовій. У 2023 році ми стали акредитованим партнером Офісу з координації гуманітарних справ ООН. Ми маємо широку присутність у різних областях України: Запоріжжя, Харків, Київ, Чернівці, Тернопіль та інші. Ми співпрацюємо з міжнародними організаціями та українськими бізнесами (мережею аптек АНЦ, NOVUS LLC, ActiveChat Inc., та ін.).

Що ми пропонуємо:

• Офіційна співпраця: Ми пропонуємо офіційну співпрацю на контрактній основі після успішного проходження випробувального терміну.
• Матеріально-технічне забезпечення: Ми технологічні, тому ми забезпечуємо доступ до сучасного програмного забезпечення та інфраструктури.
• Розвиток кар'єри: У Вас буде необмежена можливість розвивати свої навички та у майбутньому керувати своїми проєктами, що приносять користь суспільству.
• Висока заробітна плата: Ми пропонуємо конкурентну заробітну плату, що відповідає Вашим навичкам та досвіду.
• Міжнародні стандарти: У нас є можливість стати керівником за міжнародними стандартами. Ми навчимо Вас працювати у CRM-системах та використовувати популярні методології та інструменти проєктного менеджменту, такі як SCRUM та JIRA.
• Професійна команда: Ви станете частиною професійної та мотивованої команди з великим міжнародним досвідом і матимете можливість навчатися від найкращих спеціалістів.

Ми шукаємо талановитого адміністратора освітнього центру для організації освітнього простору для дітей та дорослих. Основні обов’язки включають пошук та організацію приміщення, планування заходів, координацію роботи центру, реєстрація бенефіціарів, забезпечення залученості через інформаційні джерела та проведення активностей.

Податись на вакансію можна за цим посиланням: Вакансії від ХОМГО «ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА» (enlight.org.ua)

Обов’язки:

• Знаходження та орендування приміщення для освітнього центру. Це включає вибір відповідного місця з урахуванням доступності для учасників, комунікаційної інфраструктури та інших важливих факторів. Також до обов’язків може входити організація робочих місць, зон відпочинку та необхідного обладнання для занять.
• Розробка та виконання плану роботи центру. Це включає створення графіку занять, тренінгів, семінарів та інших подій, а також взаємодію з викладачами та співробітниками для забезпечення відповідного проведення заходів.
• Координація діяльності різних відділів та співробітників центру. Він забезпечує взаємодію між ними, контролює виконання поставлених завдань та вирішує організаційні питання.
• Організація та проведення різноманітних заходів, такі як презентації, воркшопи, культурні заходи тощо. Ці активності спрямовані на підвищення інтересу до центру та його програм, підтримку спільноти та розвиток центру.
• Проведення гурткової роботи з бенефіціарам за потреби (арттерапія, гурткова робота задля подолання освітніх втрат) за наявності педагогічної освіти.
• Відповідає за роботу на рівні громад, партнерства з усіма громадами проєкту та іншими зацікавленими сторонами, та проведення оцінок на рівні громад,
• Планування та організація активностей в межах проєкту (такі як освітні заходи, курси, майстер-класи, школи самооборони, заходи для дітей, з психосоціальної підтримки, індивідуальні консультації, зустрічі з державними та комунальними установами, поліцією та ін.) та координація роботи мобільних бригад.
• Встановлення ефективної комунікації та партнерств із місцевими жителями, організаціями та установами, такими як школи, служби соціального захисту, поліція, місцева влада та іншими.
• Забезпечення реєстрації бенефіціарів проєкту в нашій системі, відповідно до процедур захисту особистих даних та регулярний моніторинг їхніх потреб і запитів, а також збір зворотного зв’язку. Реєстрації вхідних та вихідних опитувань бенефіціарів. Впевнитись, що коли бенефіціар матиме запит на новий захід або проблему, він/вона звернуться до нас знову.
• Забезпечення максимального просування проєкту в різноманітних медіа-каналах, щоб якомога більше жителів області знали про нашу організацію, проєкт та заходи, які підходять їм. Вашим завданням буде забезпечити максимальну участь у заходах проєкту усіх представників цільової аудиторії.
• Створення фото та відеоматеріалів на всіх проведених заходах для подальшого звітування та медійного висвітлення проєкту. Забезпечувати своєчасне встановлення банерів, постерів та інших візуальних матеріалів про проєкт.
• Створення та притримання плану та графіку реалізації проєкту з врахуванням можливих змінних факторів та можливих ризиків.
• Підготовка регулярних звітів (текстових, фото-, фінансових) щотижня, щомісяця та за запитом щодо реалізації проєкту на місцевості та досягнутих результатів.
• Постійний моніторинг безпекової ситуації в регіоні та звітування щодо неї у письмовому вигляді, на основі якої приймаються рішення щодо подальшої реалізації проєкту.
• Контроль за якістю наданої інформації, звітів чи інших необхідних звітних матеріалів командою проєкту, підрядниками, партнерами, органами місцевої влади чи іншими учасниками реалізації проєктів організації.
• Координація те менеджмент команди (понад 30 працівників).
• Координація роботи підрядників, контроль за якістю наданих ними послуг.
• Забезпечення команди необхідними ресурсами і матеріалами для виконання їх завдань та реалізації запланованих активностей проєктів.
• Ведення обліку запасів та забезпечення їх правильного зберігання. Виконання періодичних інвентаризацій для контролю за наявними ресурсами.
• Організація та здійснення своєчасної доставки чи прийому матеріалів, обладнання, інвентарю чи інших товарів, необхідних для реалізації проєктів.
• Своєчасне виявлення проблем та прогалин, які виникають під час реалізації проєкту, та пропозиція конструктивних шляхів покращення чи необхідних коригувань
• Відповідь на телефонні дзвінки та продзвін бенефіціарів, партнерів чи інших осіб, що зацікавлені у участі в проєктах організації.
• Планування відряджень та поїздок команди, що включає бронювання готелів, складання маршрутів та здійснення інших адміністративно-організаційних задач для забезпечення безпечної поїздки, можливо — із залученням асистентів.
• Щоденний моніторинг прогресу кожного завдання та поставленої мети проєкту та внесення відповідних показників в CRM-систему.
• Регулярна участь та проведення зустрічей чи відеоконференцій з командою для отримання поточної інформації про реалізацію проєкту та планування майбутніх активностей.
• Планування дрібних витрат для локальних активностей проєкту, таких як офісні витрати, поліграфія, пальне і т. д., та ведення відповідної фінансової документації.
• Розв’язання складних ситуацій на проєкті та знаходження нестандартних та швидких рішень.
• Виконання різноманітних адміністративних та офісних завдань, виконання завдань з пошуку інформації та систематизації даних.
• Дотримання політик, правил та положень ХОМГО «ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА» та міжнародних донорів, а також кодексу поведінки та політики попередження сексуальної експлуатації та насильства ХОМГО «ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА».

Вимоги:

• Вільне володіння українською мовою без пунктуаційних та граматичних помилок. Володіння англійською мовою хоча б на середньому рівні.
• Сильні комп’ютерні навички (MS Word, Excel, Power Point, інші пакети баз даних). Розширені навички роботи з MS Excel та спеціалізованими програмами аналізу даних будуть плюсом.
• Відмінні аналітичні навички та навички письмової комунікації для складання звітів для міжнародних донорів.
• Відмінні комунікативні навички, навички міжособистісного спілкування, усної та письмової комунікації.
• Вища освіта, зокрема у сфері менеджменту, маркетингу, економіки або суміжних соціальних спеціальностях.
• Високий ступінь гнучкості та відмінна здатність організовувати роботу, дотримуватись термінів.
• Високий рівень стресостійкості та вміння розставляти пріоритети в нестандартних ситуаціях.
• Вміння координувати численні завдання та зберігати увагу до деталей.
• Позитивне та професійне ставлення, включаючи здатність керувати та добре працювати в команді.
• Досвід роботи в гуманітарних надзвичайних умовах буде перевагою
• Досвід роботи з СRM-системами Jira/Trello/Asana буде перевагою.

Податись на вакансію можна за цим посиланням: Вакансії від ХОМГО «ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА» (enlight.org.ua)

Додаткові бонуси:

• Можливість пропонувати напрямки, на які ми можемо отримувати фінансування — ми вітаємо Ваше бажання розвиватися та приносити користь людям!
• Можливість навчитися писати гранти та координувати нові проєкти, у вільний від основних обов’язків час
• Ми маємо зв’язки з університетами та партнерами в Україні і за кордоном — Ви можете використовувати їх для власних професійних цілей
• Ви перші будете дізнаватися про можливості брати участь в освітніх проєктах та курсах із підвищення кваліфікації в Україні і за кордоном. Наприклад, один із наших ресурсів: Enlight Hub — міжнародні можливості і кар‘єра для молоді

Можемо покрити витрати на переїзд і проживання у локаціях проєкту.

Військовозобов'язаних НЕ бронюємо!

Щоб податися на вакансію, надсилайтерезюме англійською мовою із фото, посиланнями на LinkedIn та інші соціальні мережі, а також — скан-копію диплому із ВНЗ про отриману Вами освіту.

В резюме ОБОВ’ЯЗКОВО вказати бажану заробітну плату при повній зайнятості та погодинну. Без цієї інформації резюме НЕ БУДУТЬ РОЗГЛЯДАТИСЯ.

ХОМГО «Освічена ініціатива» НЕ дискримінує під час відбору кандидатів за ознаками раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в організації працівників або за будь-якими іншими ознаками, що не пов’язані з професійними навичками.

З Вами зв’яжуться, якщо Ви будете запрошені на співбесіду.