Project Officer

ZOA is an international humanitarian organization, based in the Netherlands, providing emergency relief to people who are affected by conflicts and natural disasters. In 2026, ZOA is operating in 12 countries.

In March 2022, ZOA started an emergency program in Ukraine for Internally Displaced Persons, in Zakarpattia region, providing Multi-Purpose Cash assistance. ​Currently, ZOA operates in northern Ukraine (Chernihiv and Sumy regions) and southern Ukraine (Mykolaiv and Kherson regions), providing cash assistance to affected and vulnerable populations in the Shelter, WASH and Livelihood Sectors, as well as Multi-Purpose Cash Assistance/Group cash transfer.

You can learn more about us on our website https://www.zoa-international.com/ukraine

Objective of the position

The Project Officer is responsible for the effective implementation of assigned projects in Sumy region, ensuring that activities are delivered in line with project objectives, donor requirements, ZOA strategies, quality standards, and relevant sectoral approaches.

Tasks, responsibilities, and expected results

• Conduct beneficiary assessments and support field-level verification processes, including in coordination with external technical experts where relevant.
• Maintain regular communication with partner organisations implementing ZOA-supported activities in the respective region and support the monitoring of partner-led activities.
• Conduct beneficiary registration in line with approved procedures and project requirements.
• Carry out monitoring visits, follow-up calls, and other accountability-related activities with beneficiaries and households.
• Support the implementation of ZOA’s complaints and feedback mechanism, including receiving, documenting, and referring complaints and feedback in line with internal procedures.
• Support the Project Coordinator in compiling and analysing monitoring and evaluation data.
• Prepare beneficiary agreements, contracts, and related documentation, and arrange their signing in line with project procedures.
• Ensure compliance with relevant ZOA internal financial, administrative, and operational procedures in the implementation of project activities.
• Draft project updates, activity reports, and other project documentation as required.
• Implement follow-up project activities in the assigned region, in line with project needs and guidance from the Project Coordinator.
• Participate in coordination meetings with NGOs, UN agencies, local authorities, and other stakeholders, as requested by the Project Coordinator.
• Adhere to ZOA’s internal security rules, procedures, and SOPs, promptly report security concerns or incidents through the appropriate channels, and carry out project activities in line with applicable safety and security requirements.
• Maintain awareness of relevant cluster guidance, standards, and recommendations related to the activities implemented by ZOA, and support timely information-sharing with relevant project staff on any updates.
• Ensure that all relevant project documentation is properly maintained and regularly archived in line with ZOA guidelines.

Competencies

Knowledge & Experience:

• Bachelor’s degree in humanitarian action, development studies, social sciences, or another relevant field is an asset;
• At least 3 years of relevant field experience in a similar role;
• Familiarity with Project Cycle Management;
• Working knowledge of spoken and written English is an asset.

Skills:

• Good understanding of humanitarian programming and operations;
• Analytical and problem-solving skills;
• Accurate and detail-oriented working style;
• Organisational awareness and sensitivity;
• Planning and organisational skills;
• Ability to provide constructive feedback and contribute to team learning and improvement;
• Proficiency in Microsoft Office 365 applications, including MS Word, Excel, and PowerPoint.

Attitudes:

• Flexibility and adaptability.
• Interpersonal and cross cultural sensitivity.
• Able to work under pressures and meet deadlines.
• Able to work in a sometimes fluid and insecure environment.

Special requirements

• Willingness and ability to travel regularly to field locations and project implementation sites within Sumy region;
• Ability to work in a dynamic and sometimes insecure environment, in line with ZOA security procedures;
• Availability for occasional travel beyond the assigned area, if required by the position.

The duty station for this position is Sumy, with regular travel within the assigned area of implementation and other locations as required.

ZOA — це міжнародна гуманітарна організація, що базується в Нідерландах, яка надає екстрену допомогу людям, що постраждали від конфліктів і природних катастроф. У 2026 році ZOA працює у 12 країнах.

У березні 2022 року ZOA розпочала екстрену програму для внутрішньо переміщених осіб в Закарпатській області, надаючи багатофункціональну грошову допомогу. Наразі ZOA працює на півночі (Чернігівська та Сумська області) та південi (Миколаївська та Херсонська області), надаючи грошову допомогу постраждалим і вразливим групам населення у секторах Shelter, WASH та Livelihood, а також багатофункціональну Cash Assistance/Group cash transfer.

Ви можете дізнатись про нас більше за посиланням: https://www.zoa-international.com/ukraine

Мета посади

Офіцер проєкту відповідає за ефективну реалізацію призначених проєктів у Сумській області, забезпечуючи виконання заходів відповідно до цілей проєкту, вимог донорів, стратегій ZOA, стандартів якості та відповідних галузевих підходів.

Завдання, обов’язки та очікувані результати

• Проводити оцінку бенефіціарів та сприяти процесам перевірки на місцях, у тому числі у співпраці із зовнішніми технічними експертами, якщо це необхідно.

• Підтримувати постійний зв’язок із партнерськими організаціями, які реалізують заходи за підтримки ZOA у відповідному регіоні, та сприяти моніторингу заходів, що здійснюються партнерами.

• Проводити реєстрацію бенефіціарів відповідно до затверджених процедур та вимог проекту.
• Здійснювати моніторингові візити, дзвінки для подальшого супроводу та інші заходи, пов’язані з підзвітністю, щодо бенефіціарів та домогосподарств.
• Надавати підтримку у впровадженні механізму розгляду скарг та зворотного зв’язку ZOA, включаючи прийом, документування та передачу скарг та відгуків відповідно до внутрішніх процедур.
• Надавати підтримку координатору проекту у збиранні та аналізі даних моніторингу та оцінки.
• Готувати угоди з бенефіціарами, контракти та супутню документацію, а також організовувати їх підписання відповідно до процедур проекту.
• Забезпечувати дотримання відповідних внутрішніх фінансових, адміністративних та операційних процедур ZOA під час реалізації заходів проекту.
• Складати оновлення про хід проекту, звіти про діяльність та іншу документацію проекту за необхідності.
• Здійснювати подальші заходи в рамках проекту у визначеному регіоні відповідно до потреб проекту та вказівок координатора проекту.
• Брати участь у координаційних зустрічах з НУО, агентствами ООН, місцевими органами влади та іншими зацікавленими сторонами на прохання координатора проекту.

• Дотримуватися внутрішніх правил безпеки, процедур та стандартних операційних процедур (SOP) ZOA, оперативно повідомляти про проблеми або інциденти, пов’язані з безпекою, через відповідні канали, а також здійснювати проектну діяльність відповідно до чинних вимог з безпеки та охорони.
• Бути в курсі відповідних інструкцій, стандартів та рекомендацій кластеру, пов’язаних із заходами, що реалізуються ZOA, та сприяти своєчасному обміну інформацією з відповідним персоналом проекту щодо будь-яких оновлень.
• Забезпечувати належне ведення та регулярне архівування всієї відповідної проектної документації відповідно до інструкцій ZOA.

Компетенції

Знання та досвід:

• Наявність ступеня бакалавра в галузі гуманітарної діяльності, досліджень у сфері розвитку, соціальних наук або іншої відповідної галузі є перевагою;

• Щонайменше 3 роки відповідного досвіду роботи на аналогічній посаді;
• Знання принципів управління проектним циклом;
• Практичне володіння англійською мовою (усно та письмово) є перевагою.

Навички:

• Глибоке розуміння гуманітарних програм та операцій;
  • Аналітичні навички та вміння вирішувати проблеми;
  • Точний та орієнтований на деталі стиль роботи;
  • Організаційна обізнаність та чуйність;
  • Навички планування та організації;
  • Здатність надавати конструктивний зворотний зв’язок та сприяти навчанню та вдосконаленню команди;
  • Володіння програмами Microsoft Office 365, включаючи MS Word, Excel та PowerPoint.
  Ставлення:

• Гнучкість та здатність до адаптації.
• Міжособистісна та міжкультурна чутливість.
• Здатність працювати під тиском та дотримуватися термінів.
• Здатність працювати в умовах, що іноді є мінливими та нестабільними.

Особливі вимоги

• Готовність і можливість регулярно виїжджати на місцеві об'єкти та майданчики реалізації проектів у Сумському регіоні ;
• Здатність працювати в динамічному та іноді небезпечному середовищі з дотриманням процедур безпеки ZOA;
• Готовність до періодичних відряджень за межі визначеного району, якщо це вимагає посада.

Місце роботи на цій посаді місто Суми, що передбачає регулярні відрядження в межах визначеного району діяльності та в інші місця за необхідності.