Асистент менеджера проєкту "Мобільні медичні бригади"

Вимоги:

Умови роботи: повний робочий день з 9.00 до 18.00год. Обідня перерва з 13.00до14.00год

Обов’язки:

1. Адміністративна та організаційна підтримка координатора
2. Збір, систематизація та підготовка інформаційних матеріалів для координатора та команди.
3. Ведення календаря заходів, планування зустрічей, нагадування про дедлайни.
4. Підготовка та оформлення робочих документів, листів, запитів, протоколів зустрічей.
5. Забезпечення своєчасної комунікації між координатором та персоналом ММБ.
6. Підтримка в реалізації заходів проєкту
7. Організаційний супровід заходів, зустрічей, тренінгів, включених до плану проєкту.
8. Забезпечення логістики (локації, обладнання, матеріали, списки учасників).
9. Координація учасників заходів, зокрема з представниками обласних організацій.
10. Супровід та фіксація ходу заходів для подальшої звітності.
11. Документообіг та звітність
12. Підготовка первинних звітів, таблиць, реєстрів та аналітичних даних для подання координатору.
13. Збір звітів з обласних організацій, їх перевірка, упорядкування та передача координатору для формування зведених матеріалів.
14. Підтримка у формуванні звітності відповідно до вимог донора.
15. Комунікаційна підтримка
16. Оперативна комунікація з партнерами та стейкхолдерами щодо організації заходів.
17. Ведення внутрішньої комунікації з командами в регіонах з питань організації та реалізації проєктних активностей.
18. Технічна підтримка реалізації проєкту
19. Підготовка та технічний супровід роздаткових і інформаційних матеріалів проєкту.
20. Ведення технічної документації, шаблонів, таблиць, форм для збору даних.
21. Здійснення базового технічного забезпечення під час заходів (проектор, ноутбук, реєстрація учасників).
22. Підготовка технічних описів, запитів та необхідних документів для проведення закупівель.
23. Підготовка первинних документів для контролю закупівель координатором.
24. Інші функції
25. Виконання окремих доручень координатора, що стосуються технічної та організаційної підтримки.
26. Забезпечення оперативного інформування координатора про важливі зміни, ризики або потреби команд ММБ.
27. Участь у внутрішніх зустрічах команди проєкту.