Projects, Consortium Unit Associate, асистент проєктів та консорціуму

Vacancy: Projects & Consortium Unit Associate

Project: «Immediate Multisectoral Priority Assistance for Conflict-affected Territories (IMPACT)»

Duty Station: Kyiv

Duration: 6 months (pending funding with possibility of extension)

Start Date: May, 2026

Reports to: Project & Consortium Unit Manager

Location of Activities: Multiple

1. Background

Since the escalation of the war in Ukraine, communities along the front-line and in recently affected areas continue to face acute humanitarian needs. The IMPACT initiative adopts an integrated, multi-cluster approach to deliver rapid, life-saving assistance across high-severity frontline regions (Chernihiv, Sumy, Kharkiv, Donetsk, Zaporizhzhia, Dnipropetrovsk, Kherson, and Mykolaiv). Through the TERA consortium, the project prioritizes last-mile delivery of cash, health, protection, and in-kind relief.

2. Purpose of the Role

The Projects & Consortium Unit (PCMU) Associate ensures effective coordination, oversight, and quality assurance across multiple projects and partners. The role focuses on operational coordination, tracking, documentation, and reporting to ensure efficient information flow and structured monitoring systems.

3. Key Responsibilities

Coordination & Information Management

• Organize logistics for consortium meetings and working groups.

• Prepare agendas, take detailed minutes, and update action trackers.

• Act as the primary focal point for day-to-day communication between PCMU and partners.

Project Tracking & Oversight

• Maintain centralized dashboards for implementation progress and target achievement.

• Follow up with project managers on delays or missing deliverables.

• Flag inconsistencies or gaps to the PCMU Manager.

Reporting & Documentation

• Consolidate reporting inputs (weekly, monthly, interim, final) from partners.

• Ensure completeness and consistency of data before management review.

• Maintain organized filing systems for reports, donor communications, and evidence.

Monitoring, Risk & Quality Assurance

• Coordinate with MEAL teams to track indicator updates and PDM results.

• Support the Risk & QA Officer in maintaining risk registers and tracking audit recommendations.

• Assist in compiling documentation for compliance reviews and spot checks.

Partner Support & Operations

• Onboard partners into PCMU systems and templates.

• Track procurement milestones and operational delays.

• Ensure version control of key documents and contribute to lessons learned.

4. Required Qualifications

• Education: University degree in International Development, Project Management, Social Sciences, or Administration.

• Experience: 2−4 years in project coordination or humanitarian operations. Experience with NGOs or consortiums is highly preferred.

• Skills: Exceptional organizational skills, proficiency in tracking tools/spreadsheets, and high attention to detail.

• Languages: Fluency in Ukrainian; professional proficiency in English is an advantage.

Вакансія: Асистент відділу проєктів та консорціуму

Проєкт: «Невідкладна багатогалузева пріоритетна допомога територіям, постраждалим від конфлікту (IMPACT)»

Місце роботи: Київ

Тривалість: 6 місяців (за умови фінансування з можливістю продовження)

Дата початку: 1 квітня 2026 року

Підпорядковується: Менеджеру відділу проєктів та консорціуму

Локація діяльності: Кілька регіонів

1. Контекст

З моменту ескалації війни в Україні громади вздовж лінії фронту продовжують відчувати гострі гуманітарні потреби. Ініціатива IMPACT впроваджує інтегрований підхід для надання швидкої допомоги у регіонах з найвищим рівнем критичності (Чернігівська, Сумська, Харківська, Донецька, Запорізька, Дніпропетровська, Херсонська та Миколаївська області). Через консорціум TERA проєкт забезпечує доставку грошової допомоги, медичних послуг та засобів захисту безпосередньо до кінцевих бенефіціарів.

2. Мета ролі

Асистент проєктів та консорціуму (PCMU) підтримує Менеджера відділу у забезпеченні ефективної координації, нагляду та контролю якості в межах декількох проєктів. Роль зосереджена на оперативній координації, відстеженні прогресу, документації та звітності для забезпечення безперебійного обміну інформацією.

3. Ключові обов’язки

Координація та управління інформацією

• Організація логістики зустрічей консорціуму та робочих груп.

• Підготовка порядку денного, ведення протоколів та оновлення трекерів виконання завдань.

• Виконання функцій контактної особи для щоденної комунікації між PCMU та партнерами.

Відстеження проєктів та нагляд

• Ведення централізованих інструментів моніторингу та дашбордів виконання показників.

• Контроль термінів виконання завдань менеджерами проєктів та партнерами.

• Інформування Менеджера PCMU про затримки або невідповідності.

Звітність та документація

• Консолідація звітних даних (щотижневих, щомісячних, проміжних та фінальних).

• Перевірка повноти та узгодженості інформації перед поданням на розгляд керівництву.

• Підтримка впорядкованої системи цифрового архівування звітів та комунікацій з донорами.

Моніторинг, ризики та контроль якості

• Взаємодія з командами MEAL для відстеження індикаторів та результатів моніторингу (PDM).

• Допомога спеціалісту з ризиків та контролю якості у веденні реєстру ризиків та відстеженні рекомендацій аудиту.

• Збір документації для перевірок відповідності (compliance reviews) та вибіркових перевірок.

Підтримка партнерів та операційна діяльність

• Допомога в адаптації партнерів до систем, шаблонів та процесів PCMU.

• Відстеження закупівельних етапів та оперативних затримок, що впливають на впровадження.

• Забезпечення контролю версій документів та участь у фіксації отриманих уроків.

4. Кваліфікаційні вимоги

• Освіта: Вища освіта в галузі міжнародного розвитку, управління проєктами, соціальних наук або адміністрування.

• Досвід: 2−4 роки досвіду в координації проєктів або гуманітарній діяльності. Досвід роботи в НУО або проєктах консорціумів буде перевагою.

• Навички: Високий рівень організованості, вміння працювати з інструментами відстеження/таблицями та увага до деталей.

• Мови: Вільне володіння українською мовою; професійне знання англійської мови буде перевагою.

How to Apply / Як податися

EN: Please submit your CV including a detailed description of your previous duties and responsibilities to apply for this position. Only shortlisted candidates will be contacted for an interview.

UA: Будь ласка, надсилайте своє резюме з детальним описом ваших попередніх обов’язків та сфери відповідальності, щоб відгукнутися на цю вакансію. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які пройдуть попередній відбір для співбесіди.