Супервайзер з операційної діяльності, Supervisor of Operations (Field Activities)

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі:

• Відповідальний/а за офіс організації у м. Суми.
• Формування та регулярне оновлення переліку організацій та сервісів у Сумській області.
• Підтримка актуальності інформації про послуги та контакти організацій.
• Налагодження та підтримка робочих контактів з місцевими НУО, установами та службами.
• Збір та систематизація інформації про діяльність партнерських організацій.
• Сприяння обміну інформацією між організаціями в межах проєктної діяльності.
• Локація: м. Суми / Сумська область, з відрядженнями до громад Сумської області.

Основні обовʼязки:

Координація польових активностей

• Координація щоденної реалізації польових активностей відповідно до планів проєкту.
• Вирішення операційних питань у процесі реалізації у взаємодії з менеджером програми.
• Відстеження виконання активностей та інформування менеджера про прогрес і проблеми.

Підтримка роботи офісу

• Забезпечення щоденної організації роботи офісу.
• Координація потреб офісу (обладнання, витратні матеріали) у взаємодії з логістикою.
• Підтримка належного функціонування офісу та робочих процесів.

Координація команди

• Організація щоденної роботи польової команди.
• Підтримка команди у вирішенні операційних питань.
• Проведення регулярних координаційних зустрічей.

Логістична взаємодія

• Координація з логістичним відділом щодо потреб польових активностей.
• Підтримка організації закупівель та використання ресурсів.

Моніторинг та звітність

• Збір інформації щодо реалізації активностей та передача її програмній команді.
• Підтримка ведення документації та звітності.
• Інформування про проблеми, ризики та затримки.

Координація на місцевому рівні

• Взаємодія з місцевими органами влади та партнерами з операційних питань.
• Участь у координаційних зустрічах за погодженням з менеджером.

Безпека

• Дотримання процедур безпеки та інформування команди про актуальну ситуацію.
• Координація переміщень команди відповідно до внутрішніх правил.
• Повідомлення відповідальних осіб про інциденти або ризики.

Відповідність та стандарти

• Забезпечення відповідності польових активностей політикам Mission Kharkiv та вимогам донорів.
• Контроль належного використання ресурсів, матеріалів та обладнання.
• Дотримання процедур закупівель у межах відповідальності.
• Забезпечення відповідності місцевому законодавству та нормативним вимогам.
• Підготовка та перевірка документації для аудитів.

Вимоги:

• Вища освіта (бакалавр або вище) у сфері соціальних наук, міжнародного розвитку або суміжній галузі.
• Мінімум 2 роки досвіду у гуманітарних або розвиткових проєктах.
• Досвід роботи з місцевими органами влади, НУО або громадськими організаціями в Україні.
• Досвід реалізації польових активностей та управління логістикою проєктів.
• Розуміння принципів управління проєктами, моніторингу та звітності.
• Сильні організаційні навички та тайм-менеджмент.
• Відмінні комунікаційні навички та здатність працювати зі стейкхолдерами.
• Здатність працювати в умовах навантаження (самостійно та в команді).
• Впевнене володіння MS Office.

Буде перевагою:

• Знання вимог донорської звітності та управління проєктним циклом.
• Досвід управління персоналом та розвитку команди.

Ми пропонуємо:

• Роботу в динамічній команді, що створює позитивні зміни для вразливих спільнот.
• Можливість реалізовувати стратегічні рішення на національному рівні.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.