Менеджер, менеджерка з безпеки

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі: Забезпечення гуманітарного доступу та підтримка безпечної реалізації проєктної діяльності організації шляхом моніторингу безпекової ситуації, аналізу ризиків, координації переміщень команд, підготовки безпекових рекомендацій та підтримки впровадження внутрішніх SOP і протоколів безпеки.

Основні обов’язки:

• Постійний моніторинг безпекової ситуації в районах реалізації проєкту, аналіз ризиків та підготовка регулярних безпекових оновлень для команди.
• Проведення оцінок безпекових ризиків перед виїздами команд, аналіз маршрутів, оцінка потенційних загроз та надання рекомендацій щодо безпечного пересування.
• Координація та відстеження переміщення команд, підтримка системи movement tracking та оперативне реагування у разі надзвичайних ситуацій.
• Підготовка та оновлення SOP, contingency plans, evacuation plans, communication trees та інших внутрішніх безпекових документів.
• Підготовка incident reports, збір інформації щодо інцидентів, проведення первинного аналізу причин та підготовка рекомендацій щодо mitigation measures.
• Взаємодія з місцевими органами влади, гуманітарними організаціями, безпековими мережами, INSO та іншими релевантними стейкхолдерами для підтримки гуманітарного доступу та обміну інформацією.
• Проведення safety/security briefing для нових співробітників та підтримка підвищення обізнаності команди щодо безпекових процедур.
• Контроль дотримання staff safety protocols, communication procedures та внутрішніх політик організації.
• Надання оперативних рекомендацій менеджменту щодо прийнятного рівня ризику та можливості реалізації активностей у конкретних районах.
• Підтримка принципів гуманітарного доступу, acceptance strategy та гуманітарних принципів у щоденній діяльності.

Оцінка та моніторинг ризиків

• Проводити регулярну оцінку безпекових ризиків для організації (житлові будинки, території, офіси, дороги, робочі території проєктних команд тощо).
• Розробляти заходи з мінімізації ризиків.
• Оцінювати потенційні території для виконання діяльності.
• Підтримувати оцінку рівня безпеки в нових програмних локаціях та на маршрутах пересування, пропонувати дії з мінімізації ризиків.
• Брати участь у польових виїздах до нових проєктних локацій для оцінки ситуації з безпекою, складати звіт та пропонувати зміни для подальших виїздів.
• Вивчати стандартні запити на виїзди до нових локацій (незалежно від рівня ризику) або повторні виїзди до локацій з високим рівнем ризику.
• Активно керувати процесом розв’язання та аналізу проблем з фізичною безпекою, що виникають.
• Працювати з інцидентами та кризами під наглядом і у співпраці з Керівником.

Система управління безпекою (планування, СОП, процедури)

• Брати участь у написанні планів безпеки.
• Забезпечувати ефективне розповсюдження та впровадження планів безпеки.
• Здійснювати моніторинг впровадження плану заходів з безпеки.
• Оцінювати управління робочою безпекою та надавати відповідну підтримку фахівцю з логістики та закупівель.
• Вивчати програми та робити внесок у їх створення, щоб вони містили інформацію про безпеку та захист.
• Застосовувати пакет безпеки організації для розроблення відповідних інструментів.
• Регулярно оновлювати інструмент моніторингу та оцінки пакетів безпеки і надсилати його директору програмн, застпнику директора, прогрманим та проєктним менджерам.
• Рекомендувати нові протоколи або зміни до процедур задля покращення ефективності протидії ризикам, надавати підтримку в розробці таких документів.
• Постійно оновлювати основну інформацію в СОП та правилах безпеки (телефони, ПІБ контактних осіб, адреси тощо) і надавати оновлення Керівнику та Директору.
• Визначати інструменти управління безпекою в м. Суми під наглядом Директора, надавати пропозиції щодо їх відповідності та необхідності змін.
• Надавати безпековій команді рекомендації та інструкції з процедурних питань
• Контролювати систему управління ключами.
• Інформувати Керівника про предмети, які необхідно придбати задля гарантування безпеки.

Навчання та інструктажі персоналу

• Проводити планові інструктажі з кожним новим працівником (правила та процедури безпеки) протягом 3 годин від прибуття в офіс.
• Забезпечувати ознайомлення працівників та розуміння ними правил безпеки.
• Проводити регулярні інформаційні зустрічі з працівниками (актуальна інформація про поточну безпекову ситуацію, правила та процедури).
• Визначати потреби з питань безпеки персоналу офісу в м. Суми.
• Організовувати конкретні безпекові навчання/вправи для працівників різних категорій, вести облік проведених тренінгів.
• Спільно з Керівником надавати консультації з безпеки та забезпечувати ситуаційну обізнаність задля мінімізації ризиків для персоналу.

Підтримка керівництва та програмної діяльності

• Надавати підтримку заступнику директора та директору програм виконанні та дотриманні планів і політик безпеки в офісі в м. Суми.
• Працювати разом з заступником директора, директором програм, керівниками відділів проєктів і програм, над пріоритизацією безпеки і доступу в процесі програмного та операційного планування, прийняття та виконання рішень.
• Надавати програмному та адміністративному персоналу кількісні та якісні дані регулярно та за запитами.
• Доповідати директору програм та заступнику директора про будь-які випадки або надзвичайні ситуації одразу після їх настання.

Звітування

• Оперативні: звіти про інциденти безпеки одразу після їх настання — для розгляду командою координації.
• Тижневі: звіти з безпеки (збір даних + аналіз) — Директору.
• Місячні: моніторинг безпекової ситуації, перелік інцидентів, аналіз тенденцій, виявлені загрози, рекомендації — Керівнику для передачі в Головний Офіс та Директору.
• Щоквартальні та на запит: опис розвитку ситуації в політичному, контекстуальному та безпековому напрямках.
• Заповнення в режимі онлайн усіх відповідних інструментів та ведення документації.
• Сприяння розробці внутрішніх та зовнішніх звітів, документів і пропозицій.
• Будь-які інші звіти за запитом безпосереднього керівника.

Вимоги:

• Освіта: Диплом про вищу або середню спеціальну освіту або диплом бакалавра у сфері безпеки чи суміжна спеціалізація.
• Досвід роботи: мінімум два роки досвіду роботи у сфері безпеки та запобігання інцидентів, пов’язаних з безпекою, в неурядових організаціях.
• Знання та навички: Критичне та аналітичне мислення, комплексне та всебічне розуміння ситуації в Україні. Здатність до обробки великого обсягу інформації. Організаційні навички, відмінні комунікативні навички, навички міжособистісного спілкування. Відмінні програмні, фінансові навички, а також навички планування стануться в нагоді. Гнучкість та адаптивність під час виконання щоденних поточних справ. Здатність впоратися зі стресом.
• Володіння ПК: Впевнений користувач пакету Microsoft Office (з особливою увагою на навичках роботи з Excel, Word та Outlook).

Буде перевагою:

• Хороші аналітичні здібності і увага до деталей.
• Досвід роботи у сфері безпеки та/або NGO.
• Водійське посвідчення.

Ми пропонуємо:

• Роботу в гнучкій організації, яка швидко приймає рішення.
• Офіційне працевлаштування.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.