Адміністратор, координатор проєкту

Про фонд:

Благодійна організація «Благодійний фонд «Волонтери: Дорослі-дітям» — це інституція з 12-річним досвідом захисту прав дитини, що бере свій початок з Харківського волонтерського руху 2014 року. За роки діяльності ми еволюціонували від надання екстреної допомоги до впровадження системних соціальних змін на національному та регіональному рівнях.

Наша стратегія базується на трьох векторах:

Інституційна трансформація: Ми не просто підтримуємо дітей, ми працюємо з першопричинами — адвокуємо розвиток сімейних форм виховання та реформуємо систему опіки.

Комплексний супровід: Забезпечуємо професійну підтримку родин, створюючи безпечне середовище для гармонійного розвитку кожної дитини.

Соціальна інклюзія: Реалізуємо освітні та інтеграційні програми, що дають дітям інструменти для успішної самореалізації у дорослому житті.

Сьогодні Фонд масштабує свій вплив, виступаючи надійним партнером для міжнародних донорів та держави. Для нас масштабування — це насамперед посилення якості процесів та збереження людського капіталу, який є головним рушієм наших проєктів.

Назва проєкту:

Посилення сімейних форм альтернативного догляду та реагування на примусову евакуацію в Харківській та Сумській областях у рамках реформи Better Care. Strengthening Family-Based Alternative Care and Response to the Forced Evacuations in Kharkivska and Sumska Oblasts under the framework of the Better Care Reform

Громади:

Харківська область: Балаклійська, Берестинська, Близнюківська, Богодухівська, Валківська, Височанська, Златопільська, Зміївська, Ізюмська, Кегичівська, Краснокутська, Лозівська, Люботинська, Пісочинська, Харків, Чугуївська.

Сумська область: Конотопська, Лебединська, Липоводолинська, Охтирська, Роменська, Суми.

Опис діяльності:

Координатор проєкту забезпечує технічну та операційну цілісність робочих процесів, виступаючи сполучною ланкою між програмною командою та адміністративними підрозділами. Його роль зосереджена на централізованому зборі та систематизації документації, підтримці внутрішніх комунікацій через організацію зустрічей і моніторинг дедлайнів. Координатор проєкту збирає та перевіряє дані, узагальнює і звіряє інформацію, координує та забезпечує належне ведення документації. Передбачає активну комунікацію з колегами та співробітниками проєкту

Завдання та обов’язки:

1. Організовувати та вести внутрішнє діловодство проєкту, включаючи реєстрацію наказів, актів та внутрішніх розпоряджень;
2. Вести загальний календар проєкту та вносити оперативні зміни, проактивно нагадувати команді про заплановані зустрічі й завдання;
3. Забезпечувати технічну підтримку та адміністрування вебінарів та робочих нарад, вести їх реєстри;
4. Вести протоколи зустрічей, фіксувати ключові домовленості та формувати реєстри нарад;
5. Вести та регулярно оновлювати загальні бази даних, трекери заходів та реєстри проєктної документації;
6. Забезпечувати ефективну внутрішню комунікацію та крос-функціональну взаємодію між підрозділами (закупівлі, фінанси, логістика, програмний відділ);
7. Координувати процес підготовки аналітичних, презентаційних та звітних матеріалів персоналом проєкту;
8. Надавати організаційну підтримку персоналу проєкту для підготовки оперативної інформації та формування звітів;
9. Здійснювати фінальну перевірку та узагальнення звітів перед подачею керівнику проєкту;
10. Виконувати інші завдання управлінського та організаційного характеру за дорученням керівництва для підтримки безперебійної діяльності проєкту.

Кваліфікаційні вимоги

1. Освіта: Вища освіта (менеджмент, адміністрування, документознавство, філологія, соціальні науки, або суміжні галузі).
2. ​Досвід: 2+ роки досвіду в адміністративній підтримці, операційній діяльності або діловодстві (досвід у неприбутковому секторі буде перевагою).

​Цифрові навички:

1. ​Впевнене володіння MS Office (особливо глибоке знання Word для форматування документів та Excel для роботи з реєстрами).
2. ​Досвід роботи з Google Workspace (Google Docs, Sheets, Calendar, Drive).
3. ​Навички організації відеоконференцій (Zoom, Google Meet, MS Teams).

​Професійні компетенції:

1. ​Високий рівень грамотності та знання правил ділового етикету (листування, підготовка проектів наказів/листів).
2. ​Вміння структурувати великі обсяги інформації та працювати з цифровими архівами.
3. ​Особисті якості: відповідальність, уважність до деталей (здатність помітити помилку в номері договору чи даті), вміння розставляти пріоритети в умовах багатозадачності.
4. ​Мови: Вільне володіння українською мовою; знання англійської (рівень B1 і вище) — буде перевагою для роботи з міжнародною звітністю.

Ми пропонуємо:

• Контракт: терміном 11 місяців.
• Графік: повна зайнятість

Благодійна організація «Благодійний фонд «Волонтери: Дорослі-дітям» відкрита до співпраці з усіма кандидатами незалежно від їхньої ідентичності — зокрема гендеру, віку, кольору шкіри, статусу ветерана, наявності інвалідності, релігійних переконань чи сексуальної орієнтації.

Посилання на наші соцмережі:

Facebook: https://www.facebook.com/volontery.dorosli.dityam

Instagram: https://www.instagram.com/volonter_kh

LinkedIn: https://bit.ly/3LYjfuo

Telegram: https://t.me/+96c8Nt6gNAIwOWMy