Офіс-менеджер, помічник керівника

В.І.П.-НАВІГАТОР — один із провідних українських B2B-постачальників високовольтного обладнання для державних та приватних енергетичних компаній. Ми понад 10 років працюємо на ринку України, реалізуємо проєкти через тендерні та переговорні процедури та будуємо довгострокові партнерські відносини з ключовими гравцями енергетичної галузі.

Ми шукаємо людину, яка стане правою рукою керівника, візьме під контроль адміністративні процеси компанії, допоможе підтримувати порядок у щоденній роботі та створить систему, в якій нічого не губиться, дедлайни виконуються, а важливі питання вирішуються вчасно.

Ключові задачі:

• організація безперебійної роботи офісу;
• контроль вхідної та вихідної кореспонденції, поштових і кур'єрських відправлень;
• забезпечення офісу водою, канцелярією, господарськими товарами та іншими необхідними матеріалами;
• взаємодія з підрядниками щодо прибирання та обслуговування офісу;

• ведення фізичного та електронного архіву документів. Координація роботи
• взаємодія з бухгалтером щодо первинного документообігу;
• координація комунікації між співробітниками та зовнішніми підрядниками;
• допомога в організації зустрічей, корпоративних заходів та внутрішніх активностей.

Підтримка керівника:

• управління календарем керівника: планування зустрічей, контроль дедлайнів, нагадування;
• підготовка документів, таблиць, презентацій, листів та інших робочих матеріалів;
• пошук і систематизація інформації (постачальники, контакти, дозволи, аналітика);
• виконання організаційних та бізнес-доручень керівника;
• контроль виконання погоджених завдань та своєчасне нагадування про важливі дедлайни.

Наш ідеальний кандидат:

• досвід роботи офіс-менеджером, помічником керівника або особистим асистентом від 1 року;
• впевнене володіння Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail, Calendar);
• грамотна усна та письмова українська мова;
• уважність до деталей, відповідальність та високий рівень самоорганізації;
• уміння працювати з дедлайнами та кількома завданнями одночасно;
• проактивність — ви не чекаєте вказівок, а самостійно бачите, що потрібно зробити;
• вміння працювати з конфіденційною інформацією та дотримуватися ділової етики.

Буде перевагою

• розуміння документообігу або основ первинної бухгалтерії;
• досвід роботи в B2B-компаніях або з тендерними процедурами;
• англійська мова на рівні читання та розуміння ділового листування.

Ми пропонуємо:

• роботу у стабільній компанії, яка понад 10 років успішно працює на українському B2B-ринку;
• конкурентну фіксовану заробітну плату (обговорюється за результатами співбесіди);
• офіційне працевлаштування;
• безпосередню співпрацю з власником компанії, швидке ухвалення рішень та мінімум бюрократії;
• можливість професійного та кар'єрного розвитку разом із компанією;

• випробувальний термін — 1 місяць.

Графік роботи:

• пн-пт 09:00 — 17:00;

• офіс вул. Смілянська, 7;
• можливість гібридного формату роботи (за домовленістю, на випробувальний період робота виключно в офісі).

Якщо вам подобається організовувати процеси, тримати все під контролем і бути людиною, завдяки якій компанія працює ще ефективніше, — ця вакансія для вас. Надсилайте резюме та дзвоніть 066 860 74 54Показать телефон Анастасія.