Асистент, асистентка регіонального координатора

ГО «Клуб рибалок України» запрошує до команди Асистента / Асистентку регіонального координатора у Чернігівській області.

Ми шукаємо організованого та відповідального фахівця, який забезпечуватиме адміністративну, інформаційну та операційну підтримку регіонального координатора, програмної команди та польових команд.

Посада передбачає роботу з документацією та даними, координацію поточних адміністративних процесів, організацію зустрічей і заходів, а також взаємодію з командою, партнерами та представниками місцевих органів влади.

Основні обов’язки

• Забезпечувати адміністративну та організаційну підтримку регіонального координатора.
• Організовувати та супроводжувати робочі зустрічі й наради, готувати необхідні матеріали та вести протоколи.
• Допомагати в плануванні, організації та реалізації проєктних заходів.
• Вести та актуалізувати електронні таблиці, бази даних, реєстри бенефіціарів та учасників проєктних активностей.
• Допомагати в організації щоденної роботи польових команд та координації їхніх поточних запитів.
• Збирати, перевіряти та систематизувати інформацію, отриману від польових команд, і готувати дані для звітності.
• Забезпечувати актуальність адміністративної документації проєкту.
• Координувати потреби офісу та польових команд у матеріалах, обладнанні та інших ресурсах.
• Організовувати отримання та відправлення поштової й кур'єрської кореспонденції.
• Забезпечувати первинне опрацювання вхідних запитів від бенефіціарів, партнерів та представників місцевих органів влади та, за потреби, передавати їх відповідальним працівникам.
• Сприяти своєчасному обміну інформацією між регіональним координатором, польовими та програмними командами.
• Дотримуватися вимог щодо конфіденційності та захисту персональних даних.
• Дотримуватися внутрішніх політик організації, Кодексу поведінки, принципів гуманітарної діяльності та безпекових процедур.

Очікувані результати роботи

• Своєчасна та якісна адміністративна підтримка регіонального координатора.
• Актуальні бази даних, реєстри та внутрішня документація.
• Своєчасно організовані зустрічі, наради та проєктні заходи.
• Оперативне опрацювання запитів польових команд та інших залучених сторін.
• Своєчасна підготовка інформації та даних для звітності.
• Належне адміністративне забезпечення офісу та польових команд.
• Дотримання вимог щодо конфіденційності, захисту персональних даних, етики та безпеки.

Вимоги до кандидата / кандидатки

Освіта

• Вища або незакінчена вища освіта у сфері менеджменту, соціальних наук, економіки, міжнародних відносин або суміжних напрямів.

Досвід та професійні знання

• Від 1 року досвіду роботи на адміністративній, координаторській або асистентській посаді.
• Досвід роботи в громадських організаціях, гуманітарних або соціальних проєктах буде перевагою.
• Базове розуміння принципів проєктного менеджменту.
• Розуміння основ документообігу та ділової комунікації.
• Додаткове навчання у сфері управління проєктами або адміністрування буде перевагою.

Навички

• Високий рівень організаційних навичок.
• Відмінні комунікаційні навички.
• Уважність до деталей та вміння працювати з великим обсягом інформації.
• Здатність одночасно працювати з декількома завданнями та дотримуватися встановлених дедлайнів.
• Впевнене користування Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar) та MS Office.
• Навички роботи з електронними базами даних та таблицями.
• Грамотна усна та письмова українська мова.
• Англійська мова на рівні A2 або вище буде перевагою.

Особисті якості

• Відповідальність та організованість.
• Проактивність та самостійність.
• Гнучкість та здатність швидко адаптуватися до змін.
• Стресостійкість.
• Комунікабельність та командна орієнтованість.
• Уважність до деталей.
• Здатність швидко навчатися.
• Орієнтація на результат.

Водійське посвідчення та наявність власного автомобіля будуть перевагою, але не є обов’язковими вимогами.

Умови роботи

• Кількість вакансій: 1.
• Локація: Чернігів.
• Формат роботи: офіс.
• Тип зайнятості: проєктна, повна зайнятість.
• Форма співпраці: ФОП.
• Строк договору: 3 місяці з можливістю продовження.
• Графік: 5 робочих днів на тиждень, 8 годин на день.
• Відрядження: можливі за потреби.
• Початок роботи: якомога швидше.

Процес відбору

• Кількість етапів: 1 співбесіда.

Як подати заявку

Надсилайте резюме із зазначенням назви бажаної позиції в темі листа на: [откликнуться].

Відбір передбачає один етап співбесіди.

ГО «Клуб рибалок України» забезпечує рівні можливості та недискримінацію під час відбору кандидатів. Ми підтримуємо інклюзивне, безпечне та професійне робоче середовище, засноване на повазі та принципах гуманітарної діяльності.

До участі у відборі запрошуються всі кваліфіковані кандидати та кандидатки.