Logistic Associate, фахівець з логістики

1. Background

Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022 that implements humanitarian relief, recovery, and reconstruction initiatives across Ukraine.

Team4UA coordinates the TERA Consortium, implementing the national humanitarian project EASE 2.0 — Emergency Assistance and Support to Evacuation, which provides protection-led multisectoral assistance to internally displaced persons and conflict-affected populations. The project operates across 16 oblasts of Ukraine and supports people throughout the displacement cycle — from evacuation and emergency response to reintegration and community recovery.

To ensure effective project delivery, strong coordination is required between program teams and support departments including finance, HR, procurement & logistics, and administration.

2. Purpose of the Assignment

The Logistic Associate will play a critical role in ensuring the efficient supply chain management of the EASE 2.0 project. The primary focus of this position is to plan, coordinate, and verify logistics operations and deliveries, specifically targeting partners' warehouses. The Logistic Associate ensures that relief items (such as NFIs and Emergency Shelter Kits) and project materials reach their intended destinations accurately, on time, and in compliance with organizational and donor policies.

3. Key Responsibilities

A. Logistics Planning and Coordination

• Develop, monitor, and update comprehensive delivery schedules for project materials, ensuring alignment with project timelines.
• Coordinate transportation and logistics arrangements with suppliers, transport providers, and consortium partners to ensure timely dispatch and receipt of goods.
• Collaborate with procurement, program, and communications teams to align logistics planning with project milestones and ensure compliance with donor visibility requirements (logos, branding, etc.).
• Identify potential risks in the supply chain and propose proactive solutions to minimize delays or disruptions.

B. Warehouse and Delivery Verification

• Conduct physical and documentary verification of deliveries at partners' warehouses across various operating locations.
• Ensure delivered goods meet required specifications in terms of quantity, quality, and compliance with procurement documents.
• Oversee the signing, collection, and archiving of Goods Received Notes (GRNs) and waybills to maintain a transparent audit trail.
• Monitor stock levels and support partners in implementing accurate inventory management practices.
• Verify that all goods are properly branded and marked with project and donor logos in line with visibility guidelines.

C. Reporting and Documentation

• Maintain centralized logistics tracking databases and delivery logs, ensuring accuracy and completeness.
• Prepare timely logistics reports on delivery status, warehouse capacity, and supply chain risks for the project management team.
• Support audit and compliance processes by ensuring all logistics documentation is properly filed and accessible.

D. Other Duties

• Perform any other related tasks as assigned by the supervisor to support organizational needs.

4. Deliverables

• Updated delivery plans and logistics tracking matrices for the EASE 2.0 project.
• Verified and reconciled delivery documents (GRNs, waybills) for all shipments to implementing partners.
• Monthly logistics and inventory reports highlighting progress, risks, and operational challenges.
• Documented compliance with donor visibility and branding requirements.

5. Qualifications and Experience

Education

• Bachelor’s degree in Logistics, Supply Chain Management, Business Administration, or related fields.

Experience

• Minimum 2−3 years of relevant professional experience in logistics, warehouse management, or supply chain operations.
• Experience working with NGOs, International organizations, or the UN system is an advantage.

Professional Skills

• Fluency in Ukrainian and a working knowledge of English.
• High level of proficiency with MS Office applications and data collection/tracking tools.

Competencies

• Strong organizational and planning skills, with the ability to multitask under pressure.
• High attention to detail, especially when verifying shipments, quantities, and documentation.
• Excellent communication skills and the ability to work well in a team.
• A partnership-oriented approach and the ability to effectively coordinate work with multiple stakeholders in a multicultural environment.

6. Supervision and Reporting

The Logistic Associate will report directly to the Project Manager and work in close coordination with the Head of Projects and Mine Action, the procurement team, and relevant departments of implementing partners.

7. Duration

Duration: 9 months, with possible extension subject to funding.

8. Organizational Commitments

Team4UA promotes diversity, equal employment opportunities, and zero tolerance for abuse, harassment, and misconduct. All staff must comply with Ukrainian legislation, the Code of Conduct, safeguarding principles, and humanitarian accountability standards.

1. Загальна інформація

Team4UA — українська благодійна організація, створена у березні 2022 року, яка реалізує гуманітарні, відновлювальні та соціальні проєкти по всій Україні. Фонд координує консорціум TERA, що реалізує гуманітарний проєкт EASE 2.0 (Emergency Assistance and Support to Evacuation) — мультисекторальну програму допомоги внутрішньо переміщеним особам та постраждалому від війни населенню.

Проєкт реалізується у 16 областях України та охоплює повний цикл підтримки людей під час переміщення — від евакуації та екстреної допомоги до інтеграції та відновлення громад.

2. Мета посади

Фахівець з логістики відіграватиме критично важливу роль у забезпеченні ефективного управління ланцюжком постачань проєкту EASE 2.0. Основним фокусом цієї посади є планування, координація та верифікація логістичних операцій і поставок, зокрема на склади партнерів. Фахівець з логістики гарантує, що предмети першої необхідності (такі як непродовольчі товари (NFIs) та набори для екстреного укриття) і матеріали проєкту надходять до місць призначення точно, вчасно та у повній відповідності до політик організації та вимог донорів.

3. Основні обов’язки

A. Логістичне планування та координація

• Розробляти, контролювати та оновлювати комплексні графіки поставок матеріалів проєкту, забезпечуючи їх узгодженість із часовими межами проєкту.
• Координувати транспортування та логістичні заходи з постачальниками, транспортними компаніями та партнерами консорціуму для забезпечення своєчасного відправлення та отримання товарів.
• Співпрацювати з командами із закупівель, програмної діяльності та комунікацій для узгодження логістичного планування з віхами проєкту та забезпечення відповідності вимогам донорів щодо видимості (логотипи, брендинг тощо).
• Виявляти потенційні ризики в ланцюжку постачань і пропонувати проактивні рішення для мінімізації затримок або збоїв.

B. Верифікація складів та поставок

• Проводити фізичну та документальну верифікацію поставок на складах партнерів у різних операційних локаціях.
• Забезпечувати відповідність доставлених товарів установленим специфікаціям щодо кількості, якості та закупівельної документації.
• Контролювати підписання, збір та архівування актів прийому-передачі товарів (GRNs) і товарно-транспортних накладних для забезпечення прозорого аудиторського сліду.
• Моніторити рівні запасів та підтримувати партнерів у впровадженні точних практик управління запасами.
• Перевіряти, щоб усі товари були належним чином брендовані та марковані логотипами проєкту та донорів відповідно до інструкцій із видимості.

C. Звітність та документація

• Вести централізовані бази даних відстеження логістики та журнали поставок, забезпечуючи їх точність і повноту.
• Готувати своєчасні логістичні звіти про статус поставок, місткість складів та ризики в ланцюжку постачань для керівництва проєкту.
• Підтримувати процеси аудиту та комплаєнсу, гарантуючи належне оформлення та доступність усієї логістичної документації.

D. Інші обов’язки

• Виконувати інші пов’язані завдання за дорученням безпосереднього керівника для підтримки операційних потреб організації.

4. Очікувані результати роботи

• Оновлені плани поставок та матриці відстеження логістики для проєкту EASE 2.0.
• Верифіковані та звірені документи про доставку (акти прийому-передачі, накладні) для всіх вантажів партнерам з реалізації.
• Щомісячні звіти з логістики та інвентаризації із зазначенням прогресу, ризиків та операційних викликів.
• Документально підтверджена відповідність вимогам донорів щодо видимості та брендингу.

5. Вимоги до кандидата

Освіта

• Вища освіта (ступінь бакалавра) у сфері логістики, управління ланцюжками постачань, бізнес-адміністрування або суміжних галузях.

Досвід

• Мінімум 2−3 роки відповідного професійного досвіду в логістиці, управлінні складом або операціях ланцюжка постачань.
• Досвід роботи з неурядовими організаціями (НУО), міжнародними організаціями або в системі ООН буде перевагою.

Професійні навички

• Вільне володіння українською мовою та робоче знання англійської мови.
• Високий рівень володіння додатками MS Office та інструментами збору/відстеження даних.

Компетенції

• Сильні організаційні навички та вміння планувати, здатність виконувати кілька завдань одночасно під тиском.
• Висока увага до деталей, особливо під час верифікації вантажів, кількості та документації.
• Відмінні комунікативні навички та вміння працювати в команді.
• Орієнтований на партнерство підхід та здатність ефективно координувати роботу з багатьма зацікавленими сторонами в мультикультурному середовищі.

6. Підпорядкування та звітність

Фахівець з логістики підпорядковується безпосередньо Менеджеру проєкту та працює у тісній координації з Директором з проєктної та протимінної діяльності, командою із закупівель та відповідними департаментами партнерів з реалізації.

7. Тривалість контракту

Тривалість контракту: 9 місяців з можливістю продовження.

8. Бронювання

Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації встановленим вимогам, посада може передбачати бронювання працівника (відстрочку від мобілізації).