Помічник директора

BONA LEX — це міжнародна юридична компанія. Ми супроводжуємо клієнтів у понад 15 країнах: від структурування міжнародного бізнесу до захисту інтересів у податкових спорах.

Це не позиція особистого асистента. Особисті доручення керівника сюди не входять.

Ми шукаємо людину, яка візьме під контроль операційний контур компанії: клієнтський документообіг, рахунки та оплати, клієнтську базу і координацію між відділами. Ви станете точкою, через яку проходить уся ця інформація, і людиною, яка відповідає за те, щоб нічого не губилося. Будьмо чесними щодо темпу. Клієнтів багато, документів багато, процесів йде кілька паралельно, і в місяці є фіксовані дедлайни, які не рухаються. Це динамічна робота з високою персональною відповідальністю.

Водночас це не про безлад. Базові процеси вибудувані: є регламенти, шаблони і команда, яка допоможе на старті. Завдання нової людини не тільки підтримувати систему, а й поступово робити її прозорішою і зручнішою.

Зона відповідальності

Клієнтський документообіг: Підготовка, оформлення та оновлення договорів, додаткових угод, актів. Контроль актуальності документів і того, щоб усе необхідне було підписане і на місці. Дотримання структури зберігання, взаємодія з архіваріусом компанії.

Рахунки та оплати: Формування і виставлення рахунків клієнтам. Контроль щомісячних і разових оплат. Відстеження заборгованості та строків. Актуалізація статусів у внутрішніх таблицях і системах. Звірка з бухгалтерією. Підготовка регулярної фінансово-операційної звітності для керівництва.

Закриття консультацій і проєктів: Перевірка, що по кожній наданій послузі є рахунок, оплата, акт і супровідні документи. Актуалізація статусу у внутрішній базі. Доведення кожного кейсу до повного документального і фінансового закриття.

Клієнтська база: Підтримання повної та актуальної інформації по кожному клієнту. Виявлення пропусків і суперечностей у даних. Систематизація бази і пропозиції щодо її покращення.

Внутрішня координація: Щоденна взаємодія з юридичним, бухгалтерським і менеджерським відділами. Збір інформації у відповідальних. Проведення робочих зустрічей з операційних питань, фіксація домовленостей і дедлайнів, контроль виконання. Своєчасне інформування керівництва про затримки і ризики.

Покращення процесів: Виявлення слабких місць і задач, які повторюються без потреби. Підготовка конкретних пропозицій з оптимізації. Розробка зрозумілих таблиць, чеклистів, реєстрів і регламентів. Впровадження змін після погодження з керівництвом.

Системи, з якими працюємо: Вчасно, BAS, Google Workspace і Google Таблиці, MS Office, внутрішні бази і регламенти.

Що для нас означає самостійність

Кілька прикладів із реальної роботи, щоб було зрозуміло без загальних слів.

Вам не потрібно нагадувати перевірити, чи прийшла оплата за виставленим рахунком. Ви бачите це самі і піднімаєте питання до того, як воно перетворилося на прострочення.

Ви помічаєте, що по клієнту немає підписаного акта за минулий місяць, і не чекаєте, поки це спливе під час звірки з бухгалтерією.

Якщо ви бачите, що якийсь процес щомісяця забирає три години там, де могла б бути одна таблиця з формулою, ви приходите не зі скаргою, а з готовою пропозицією.

Якщо задача під загрозою зриву, керівництво дізнається про це заздалегідь, а не постфактум.

Обов’язкові вимоги

• Повна зайнятість з 9:00 до 18:00 і можливість повноцінно бути на зв’язку протягом робочого дня.
• Досвід роботи з великим обсягом інформації та кількома паралельними процесами.
• Впевнене володіння Google Таблицями, Google Workspace і MS Office.
• Грамотна усна та письмова українська.
• Висока самоорганізація і вміння доводити задачі до кінця без нагадувань.
• Готовність працювати з конфіденційною клієнтською та фінансовою інформацією.

Буде суттєвою перевагою

• Юридична або економічна освіта.
• Бухгалтерська підготовка або досвід роботи з первинною документацією.
• Досвід на операційній, адміністративній, фінансовій або координаційній позиції.
• Досвід у юридичній, консалтинговій або сервісній компанії.
• Досвід роботи з Вчасно.
• Досвід роботи з BAS.
• Досвід ведення договорів, рахунків, актів, реєстрів і клієнтських баз.
• Досвід підготовки управлінської або фінансово-операційної звітності.

Кандидатів без прямого досвіду розглядаємо тільки за наявності сильних організаційних навичок і підтвердженої здатності працювати з великим обсягом інформації.

Кому ця робота підійде

• Вам подобається перетворювати розрізнений масив інформації на зрозумілу систему.
• Ви комфортно тримаєте кілька процесів одночасно і не гублите деталі.
• Ви самі визначаєте пріоритети, коли задач більше, ніж часу.
• Ви бачите потенційну проблему до того, як вона стає критичною.
• Ви хочете впливати на якість внутрішніх процесів, а не тільки виконувати доручення.

Кому, ймовірно, не підійде

• Якщо вам потрібен спокійний і передбачуваний обсяг однотипних задач.
• Якщо вам складно самостійно розставляти пріоритети.
• Якщо ви починаєте роботу тільки після детальної інструкції до кожному кроку.
• Якщо ви не готові відповідати за процес від початку до кінцевого результату.
• Якщо ви шукаєте підробіток для поєднання з іншою повною зайнятістю.
• Дистанційний формат тут не означає вільний графік.

Що ми пропонуємо

• Повністю дистанційний формат.
• Повний робочий день з 9:00 до 18:00.
• Офіційне оформлення.
• Конкурентну заробітну плату, обговорюємо за результатами співбесіди.
• Введення в процеси і підтримку команди на етапі адаптації.
• Пряму взаємодію з керівництвом без проміжних ланок.
• Реальну можливість впливати на внутрішні процеси компанії.
• Професійний розвиток у міжнародній юридичній компанії та досвід роботи з клієнтами і проєктами в різних юрисдикціях.

Як відгукнутись

Надсилайте резюме на [откликнуться]

У супровідному листі коротко напишіть, з якими обсягами документів і процесів ви працювали раніше. Це допоможе нам швидше зорієнтуватись.