Project Associate, асистент проєкту

Project Assistant

Duty Station: Dnipro, with frequent travel to project sites

Duration: 12 months (with possible extension).

Start Date: 18 May 2026

Reports to: Project Manager

Location of Activities: Chernihiv, Sumy Oblast, Kharkiv, Donetsk, Zaporizhzhia, Dnipro, Kirovohrad, Cherkasy, Vinnytsia, Khmelnytskyi, Ivano-Frankivsk, Ternopil, Zakarpattia, Chernivtsi, Lviv, and Rivne Oblast

1. Background

EASE 2.0 addresses the full displacement cycle from frontline evacuations to reintegration support across four HNRP Strategic Priorities (SP). The intervention focuses primarily on SP2 (newly displaced) and SP4 (protracted vulnerability), while integrating SP3 (post-strike response) and SP1 (frontline healthcare support) to close critical gaps in high-severity locations. The project delivers a coordinated response across 16 oblasts through five key clusters:

• Chernihiv Oblast (SP2, 3): Goodwill
• Sumy Oblast (SP1, 2, 3, 4): Goodwill, TTA, Mission Kharkiv
• Kharkiv Oblast (SP2, 3, 4): TTA
• Donetsk Oblast (SP2): TTA, Base UA
• Zaporizhzhia Oblast (SP2, 3, 4): TTA
• Dnipro Oblast (SP2, 3, 4): TTA, Team4UA
• Kirovohrad Oblast (SP2): TTA
• Cherkasy Oblast (SP2): TTA
• Vinnytsia Oblast (SP2): Posmishka UA
• Khmelnytskyi Oblast (SP2): Posmishka UA
• Ivano-Frankivsk Oblast (SP2): Posmishka UA
• Ternopil Oblast (SP2): Posmishka UA
• Zakarpattia Oblast (SP2): Posmishka UA
• Chernivtsi Oblast (SP2): Posmishka UA
• Lviv Oblast (SP2): Team4UA
• Rivne Oblast (SP2): Team4UA

2. Purpose of the Assignment

The Project Assistant operates under the direct supervision of the Project Manager. The Project Assistant assists in providing the Project Manager and the Project Board with the necessary data compilation, administrative support, planning assistance to enable informed decision-making.

Core intent: Assist the Project Manager in ensuring that consortium partners deliver safe, dignified, and efficient services across all sectors (General Protection, Child Protection & GBV, Shelter/NFIs, Health, and Cash Assistance) by providing robust coordination, information management, and operational support.

3. Specific Responsibilities

A. Coordination & Governance Support

• Assist the Project Manager in acting as the central operational link between consortium leadership, field partners, clusters.
• Support the organization of regular coordination meetings, track action points, and maintain documented records of Project Board decisions.
• Help maintain functional communication channels across field teams, management, and the partner CSOs.

B. Operational & Implementation Support

• Assist in translating project objectives into detailed implementation plans.
• Support the monitoring of partner performance, output achievement, and beneficiary reach across all sectors (Protection, Shelter/NFIs, Health, Cash).
• Assist in maintaining readiness for rapid responses.

C. Financial, MEAL & Reporting Support

• Assist in tracking expenditure versus burn rate and forecasting funding needs for partners.
• Provide administrative support to sub-grantee CSOs to help them meet reporting, financial, and compliance requirements.
• Consolidate partner inputs to ensure the accuracy, timeliness, and consistency of narrative and quantitative reports.
• Maintain updated trackers on project activities, risks, and geographic coverage.

4. Deliverables

• Reporting Compliance: 100% of required monthly partner inputs are consolidated and prepared for the Project Manager’s review 3 days prior to donor and cluster reporting deadlines.
• Data Management: project tracking tools (activity trackers, coverage maps) are updated weekly without critical data gaps.
• Coordination Efficiency: meeting agendas, attendance lists, and action points for all scheduled consortium coordination meetings are distributed within 48 hours of the meeting’s conclusion.
• Sub-grantee Support: timely initial verification of documentation from the 15 CSO partners, ensuring alignment with donor rules before final Project Manager validation.

5. Qualifications and Experience

Education: University degree in humanitarian affairs, social sciences, public administration, or a related field (or equivalent professional experience).

Experience:

• 1−3 years of experience in humanitarian or recovery programming, project administration, grant management, communication management, background in MEAL within the humanitarian sector.
• Experience working with IDPs or persons with disabilities is a strong advantage.
• Experience engaging with national NGOs, CSOs, or volunteer groups is highly desirable.
• Proven experience in supporting protection-led or multisectoral responses is a strong asset.

Technical Skills:

• Solid understanding of project cycle management, including planning, implementation, and monitoring.
• Familiarity with MEAL systems, data quality assurance, and basic financial literacy (burn rate tracking).
• Basic experience in capacity-building or training facilitation.
• Proficiency in MS Office, Google Workspace, and strong report-writing skills.

Languages: Fluency in Ukrainian and working knowledge of English desired.

Competencies:

• Strong interpersonal and communication skills.
• Commitment to accountability, inclusion, and humanitarian values.
• Proactive, organized, and able to work collaboratively in field settings.
• Strong organizational skills and ability to manage multiple tasks under pressure while meeting deadlines.

6. Supervision and Reporting

The Project Assistant will report to the Project Manager and work in coordination with the Team4UA Program/Protection team, implementing partners, and relevant departments of the regional authorities.

Duration: 12 months (with possible extension).

Duty Station: Dnipro, with frequent travel to project sites.

АСИСТЕНТ ПРОЄКТУ

Консорціум TERA — EASE 2.0. Підтримка Менеджера проєкту у реалізації проєкту.

Місце роботи: Дніпро, з частими відрядженнями.

Тривалість: 12 місяців (з можливістю продовження).

Дата початку: 18 травня 2026 р.

Підпорядковується: Менеджеру проєкту.

1. Контекст

EASE 2.0 охоплює повний цикл переміщення — від евакуацій з прифронтових зон до підтримки реінтеграції — у рамках чотирьох стратегічних пріоритетів ГНРП. Втручання зосереджене насамперед на SP2 (нещодавно переміщені) та SP4 (затяжна вразливість), з інтеграцією SP3 (реагування після ударів) та SP1 (медична підтримка на лінії фронту) для усунення критичних прогалин у локаціях з високим ступенем важкості. Проєкт забезпечує скоординоване реагування в 16 областях через п’ять ключових кластерів.

2. Мета посади

Асистент проєкту працює під безпосереднім керівництвом Менеджера проєкту та надає допомогу у зборі даних, адміністративній підтримці та плануванні для забезпечення обґрунтованого прийняття рішень.

Основна мета: надавати допомогу Менеджеру проєкту у забезпеченні безпечного, гідного та ефективного надання послуг партнерами консорціуму в усіх секторах (загальний захист, захист дітей та протидія ГНЗ, укриття/НФІ, здоров’я, готівкова допомога) шляхом надійної координації, управління інформацією та операційної підтримки.

3. Конкретні обов’язки

А. Підтримка координації та управління

• Допомога Менеджеру проєкту у виконанні ролі центральної операційної ланки між керівництвом консорціуму, польовими партнерами та кластерами.
• Підтримка організації регулярних координаційних зустрічей, відстеження завдань та ведення документованих записів рішень Ради проєкту.
• Підтримка функціональних каналів комунікації між польовими командами, керівництвом та партнерськими ОГС.

Б. Операційна підтримка та підтримка реалізації

• Допомога у перетворенні цілей проєкту на детальні плани реалізації.
• Підтримка моніторингу виконання показників партнерами, досягнення результатів та охоплення бенефіціарів у всіх секторах.

В. Підтримка фінансової діяльності, MEAL та звітності

• Допомога у відстеженні видатків, темпів освоєння коштів та прогнозуванні потреб у фінансуванні для партнерів.
• Адміністративна підтримка субгрантових ОГС у виконанні вимог щодо звітності, фінансів та відповідності.
• Консолідація матеріалів від партнерів для забезпечення точності, своєчасності та узгодженості наративних та кількісних звітів.
• Ведення актуальних трекерів проєктних заходів, ризиків та географічного охоплення.

4. Очікувані результати

• Звітність: 100% щомісячних матеріалів від партнерів консолідовані за 3 дні до дедлайнів.
• Управління даними: трекери оновлюються щотижня без критичних прогалин.
• Ефективність координації: порядок денний та завдання зустрічей розповсюджуються протягом 48 годин.
• Підтримка субгрантерів: своєчасна первинна перевірка документації від 15 партнерських ОГС.

5. Вимоги до кандидата

Освіта: вища освіта у сфері гуманітарних відносин, соціальних наук, публічного управління або суміжних напрямів.

Досвід:

• Від 1 до 3 років досвіду у гуманітарних програмах, адмініструванні проєктів, управлінні грантами або MEAL.
• Досвід роботи з ВПО або особами з інвалідністю є значною перевагою.
• Досвід взаємодії з національними НУО, ОГС або волонтерськими групами є вкрай бажаним.
• Підтверджений досвід підтримки захисно-орієнтованих або мультисекторальних заходів є вагомим активом.

Технічні навички:

• Розуміння управління проєктним циклом: планування, реалізація, моніторинг.
• Знайомство з системами MEAL, забезпеченням якості даних та основами фінансової грамотності.
• Базовий досвід у розвитку спроможності або фасилітації навчань.
• Впевнене користування MS Office, Google Workspace; навички написання звітів.

Мови: вільна українська; робоча англійська є бажаною.

Компетенції:

• Сильні навички міжособистісної комунікації.
• Відданість принципам підзвітності, інклюзії та гуманітарним цінностям.
• Проактивність, організованість, здатність до командної роботи в польових умовах.
• Вміння управляти кількома завданнями та дотримуватися дедлайнів.

6. Підпорядкування та звітність

Асистент проєкту підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у координації з програмною та захисною командою Team4UA, реалізуючими партнерами та відповідними підрозділами регіональних органів влади.

Тривалість: 12 місяців.

Місце роботи: Дніпро, з частими відрядженнями на місця реалізації проєкту.