Бізнес-асистент засновника e-commerce бренду (США)

Якщо ви чекаєте покрокову інструкцію до кожної задачі й не любите відповідати за результат — ця вакансія вам не підійде.

Я шукаю не просто виконавця доручень, а свою операційну праву руку — людину, яка допоможе мені звільнити час для розвитку бізнесу, самостійно розбиратиметься в нових питаннях і доводитиме задачі до завершення.

ПРО БІЗНЕС

Я розвиваю e-commerce бренд зі США у ніші інструментів для дому, хобі та ремонту.

Ми працюємо на ринках США та Канади, продаємо через Shopify та Amazon. Компанія виросла з нуля до майже 14M USD сукупного обороту в 2024—2025.

У нас невелика команда, профільні спеціалісти та зовнішні підрядники. Ми активно використовуємо AI, автоматизації та сучасні інструменти, щоб не збільшувати кількість ручної роботи разом зі зростанням бізнесу.

НАВІЩО ПОТРІБНА ЦЯ РОЛЬ

Зараз багато різних питань, інформації та follow-up проходять через мене. Завдання бізнес-асистента — забрати частину цього операційного навантаження та перетворювати хаотичні запити на:

• перевірену інформацію;
• підготовлені варіанти рішення;
• зрозумілі задачі з відповідальними та строками;
• виконані й підтверджені результати.

Я можу поставити кінцеву мету, але не завжди дам покрокову інструкцію. Потрібно самостійно зрозуміти, які джерела, інструменти, AI-моделі або люди допоможуть отримати результат.

ЩО ВИ РОБИТИМЕТЕ

• Опрацьовувати мої листи, повідомлення та вхідні задачі.
• Готувати чернетки відповідей, короткі висновки та 2−3 варіанти рішення.
• Збирати й перевіряти інформацію з документів, систем і зовнішніх джерел.
• Організовувати зустрічі, готувати матеріали та фіксувати рішення.
• Перетворювати домовленості на задачі з owner, deadline і next step.
• Вести follow-up до фактичного завершення, а не до першого повідомлення.
• Підтримувати порядок у Notion, Google Sheets, CRM та робочих документах.
• Створювати SOP, шаблони, трекери й повторювані процеси.
• Знаходити та первинно перевіряти підрядників, кандидатів, сервіси й партнерів.
• Готувати shortlist і порівнювати варіанти за ціною, строками, якістю та ризиками.
• Підключатися до нестандартних задач у customer support, Amazon, документах або внутрішніх процесах.
• Використовувати AI для research, аналізу, таблиць, документів і автоматизацій.

Постійне управління профільними напрямками залишається за відповідними спеціалістами. Бізнес-асистент підключається там, де потрібно швидко розібратися, організувати роботу та отримати результат.

ЩО ОЗНАЧАЄ «ДОВЕСТИ ЗАДАЧУ ДО РЕЗУЛЬТАТУ»

Задача не завершена лише тому, що ви надіслали повідомлення, знайшли кілька посилань, створили task або отримали обіцянку від підрядника.

Результат — це виконана й перевірена дія, отримана відповідь, підготовлене рішення або чітко описаний блокер із тим, що вже перевірено, чого не вистачає та які є варіанти дій.

У відповіді на питання «Чому вам цікава саме ця роль?» у формі почніть текст із фрази: «Я той асистент, який вам потрібен».

AI-FIRST ПІДХІД

AI для нас — не додатковий інструмент, а один з основних способів роботи.

Ми шукаємо людину, яка:

• регулярно використовує ChatGPT, Claude та інші AI-інструменти;
• вміє дати AI достатній контекст і чітко сформулювати очікуваний результат;
• використовує AI для research, аналізу, документів, таблиць і комунікацій;
• готова створювати reusable prompts, шаблони та автоматизації;
• перевіряє джерела, цифри, логіку й фактичний результат;
• розуміє різницю між красивим AI-текстом і реально виконаною задачею;
• не боїться самостійно освоювати нові інструменти.

Не обов’язково вже бути експертом у всіх AI-системах. Важливі цікавість, швидкість навчання та звичка перевіряти результат.

ГРАФІК

Я перебуваю в Маямі та працюю за US Eastern Time.

Очікуваний графік — приблизно з 08:00 до 16:00 за часом Маямі, зазвичай близько 15:00—23:00 за Києвом. Через перехід на літній і зимовий час різниця може тимчасово змінюватися.

На початку робочого дня потрібно самостійно переглянути нові листи, повідомлення та задачі, щоб до мого підключення підготувати:

• що відбулося;
• що вже можна вирішити без мене;
• де потрібне моє рішення;
• які матеріали або чернетки вже готові;
• які наступні кроки необхідні.

АНГЛІЙСЬКА

Англійська є обов’язковою вимогою.

Ви повинні вміти самостійно зателефонувати до американського сервісу, постачальника або підрядника, пояснити проблему, поставити запитання, зрозуміти відповідь і домовитися про наступний крок.

У письмовій комунікації можна використовувати AI та перекладач, але робочі телефонні розмови потрібно буде вести самостійно.

Також при заповненні форми вкажіть 245-ту цифру числа π (пі) після коми у відповіді на питання «Чому вам цікава саме ця роль?».

КОГО МИ ШУКАЄМО

Must-have:

• самостійність та ownership;
• структурне мислення;
• сильна письмова комунікація;
• увага до деталей і звичка перевіряти свою роботу;
• здатність працювати без покрокових інструкцій;
• готовність відповідати за результат;
• практичне використання AI;
• уміння працювати з Google Sheets, CRM та онлайн-інструментами або швидко їх освоювати;
• розмовна англійська для робочих дзвінків;
• готовність стабільно працювати у часовому вікні US Eastern.

Буде плюсом:

• досвід Business Assistant, Executive Assistant або Operations Coordinator;
• робота безпосередньо із засновником чи керівником;
• досвід у research, аналітиці та координації;
• робота з Notion, Google Workspace, CRM або Bitrix24;
• пошук підрядників чи кандидатів;
• досвід у customer support, e-commerce, Shopify або Amazon;
• створення SOP, шаблонів та AI-автоматизацій.

РОЛЬ НЕ ПІДІЙДЕ, ЯКЩО ВИ

• чекаєте детальну інструкцію на кожен крок;
• передаєте проблему без аналізу та варіантів рішення;
• використовуєте AI без перевірки;
• плутаєте виконану дію з отриманим результатом;
• не любите follow-up;
• уникаєте відповідальності;
• не готові до робочих дзвінків англійською;
• не можете стабільно працювати у зазначений час.

ЩО ВИ ОТРИМАЄТЕ

• повністю віддалену роботу;
• роботу безпосередньо із засновником;
• досвід у міжнародному e-commerce бізнесі;
• активне професійне зростання в AI, операціях та автоматизації;
• можливість впроваджувати власні покращення;
• реальний вплив на те, як працює компанія.

ЯК ПОДАТИСЯ

Ми розглядаємо кандидатів після заповнення короткої анкети. Звичайного відгуку через Work.ua недостатньо.

Заповніть анкету:

https://kim-romanov.notion.site/52a8065fd73282f2b81f81e19f20390a?pvs=105