Спеціаліст, спеціалістка з документообігу та договірної роботи

Brand Flow — маркетингова агенція, дочірня компанія ProCare, українського виробника і дистриб’ютора косметики (12 власних брендів і сотні проєктів private label).Ми створюємо UGC-контент і працюємо з блогерами та креаторами для брендів у б’юті, фуд і лайфстайл-напрямах. У команді — продюсери, контент-менеджери та понад 25 креаторів, які щомісяця випускають сотні відео на п’яти платформах. Наші цінності — повага, чесність, підтримка, розвиток, результат і любов до своєї справи.

Шукаємо людину, яка стане власником процесу документообігу: щоб жодна робота не починалася без підписаного договору, кожен акт закривався вчасно, а всі оригінали були на місці.

Ви нам підійдете, якщо:

• Маєте від 1−2 років досвіду роботи з первинними документами та договорами;
• Розумієтеся на документообігу ТОВ і специфіці роботи з ФОП: знаєте, які підстави потрібні для рахунка й акта;
• Працювали в 1С або іншій ERP та в системах ЕДО («Вчасно», «Deals»);
• Впевнено користуєтеся Excel/Google Sheets;
• Уважні до деталей: бачите, коли комплект документів неповний або складений некоректно;
• Вмієте наполягати — довести підписання чи виправлення до кінця, навіть коли це залежить не тільки від вас;
• Вільно володієте українською, англійська буде перевагою;

Ваші задачі:

• Договірна робота: ініціювати підготовку договорів разом з юридичним відділом, вести їх до підписання обома сторонами, контролювати строки дії та додатки;
• Ведення реєстру договорів по всіх контрагентах — клієнти, підрядники, виконавці-ФОП — зі статусами й термінами;
• Контроль правила «спершу договір, потім рахунок»: не допускати виставлення рахунків без договірної підстави;
• Виставлення рахунків та актів виконаних робіт, ведення повного циклу закривних документів: звіт → рахунок → акт;
• Комунікація з юридичним відділом і бухгалтерією: постановка задач, перевірка коректності документів, доведення виправлень до результату;
• Робота в 1С та системі електронного документообігу «Вчасно»;
• Фізичний документообіг: прийом, реєстрація, зберігання оригіналів, відправлення поштою та кур'єром, ведення архіву;
• Супровід оформлення виконавців-ФОП: комплекти документів, додатки до договорів;

• Ведення трекера статусів документів і контроль дедлайнів по закриттю місяця;

Умови:

• Офіс у Києві, пн-пт 9:00—18:00 (поруч з бухгалтерією та юридичним відділом);
• Оформлення на вибір: офіційне працевлаштування або ФОП (супроводжуємо від реєстрації до сплати податків);
• 24 робочих дні оплачуваної відпустки на рік + вихідний у день народження;
• Заробітна плата за рівнем кандидата: на старті готові вкладатись і навчати, з досвідченим — платити за досвід;

• Реальна зона відповідальності, а не набір доручень: ви власник процесу й впливаєте на те, як він працює.