Асистент, асистентка проєктного менеджера

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі: Асистент/ка проєктного менеджера забезпечує операційну, організаційну та адміністративну підтримку реалізації проєкту. Асистент/ка працює у тісній координації з проєктним менеджером та допомагає забезпечувати своєчасну реалізацію запланованих активностей, координацію учасників і партнерів, збір та систематизацію інформації, ведення проєктної документації та підготовку матеріалів для моніторингу і звітності.

Основні обовʼязки:

• Підтримка проєктного менеджера у плануванні проєктних активностей.
• Організація та адміністративний супровід тренінгів, зустрічей, виїздів та інших заходів проєкту: узгодження дат, місця, учасників, матеріалів та інших організаційних питань.
• Підготовка, ведення та систематизація робочої проєктної документації, включно з планами активностей, графіками, таблицями, протоколами, чек-листами, формами збору інформації та іншими матеріалами, необхідними для реалізації проєкту.
• Збір, перевірка та систематизація документів і матеріалів за проведеними активностями, включно зі списками учасників, програмами заходів, звітами, фото та іншими підтверджувальними матеріалами.
• Ведення та впорядкування електронного архіву проєкту, контроль комплектності та своєчасного зберігання документів.
• Відстеження виконання запланованих активностей та встановлених дедлайнів, збір актуальної інформації від відповідальних членів команди та своєчасне інформування проєктного менеджера про затримки або питання, що потребують уваги.
• Передача фінансовій, закупівельній та логістичній командам інформації та документів, необхідних для своєчасної організації проєктних активностей.
• Поточна комунікація з членами проєктної команди та іншими залученими сторонами з організаційних питань.
• Виконання інших проєктних та адміністративних завдань у межах посадових обов’язків за дорученням проєктного менеджера.

Вимоги:

• Вища освіта.
• Впевнене користування MS Office та/або Google Workspace.
• Впевнене володіння Excel / Google Sheets.
• Уміння працювати з великим обсягом інформації та документації.
• Хороші організаційні та комунікаційні навички.
• Уважність до деталей.
• Відповідальність та вміння дотримуватися дедлайнів.
• Вміння працювати самостійно та в команді.
• Вільне володіння українською мовою.

Буде перевагою:

• Досвід роботи в гуманітарній сфері.
• Досвід роботи з міжнародними донорами.
• Досвід організації тренінгів, заходів, виїздів та координації роботи мобільних команд або інших проєктних активностей.
• Досвід роботи з проєктними трекерами та системами документообігу.
• Базове володіння англійською мовою.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Роботу в гнучкій організації, яка швидко приймає рішення.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.