Офіс-менеджер, секретар

Юридична фірма «Кушнір, Яким’як та Партнери» оголошує відкриття вакантної посади офіс-менеджера. Офіс-менеджер відповідає за адміністративні та внутрішні організаційні процеси з метою забезпечення безперебійної роботи офісу, а також за зону ресепшн, створюючи позитивний імідж Фірми. Також він/вона відповідає за внутрішню комунікацію та переклади (з/на англійську мову). На посаду готові взяти студента останніх курсів юридичного або лінгвістичного вишу, без досвіду.

Основні обов’язки:

Робота в зоні ресепшн:

• приймає вхідні телефонні дзвінки в межах офісу, блокує небажані вхідні дзвінки та кореспонденцію (спам)
• інформує співробітників про вхідну кореспонденцію, дзвінки, відвідувачів
• слідкує за порядком та чистотою в зоні ресепшн, кімнаті для переговорів, вбиральні
• відповідає за дистанційне підняття шлагбауму для заїзду (виїзду) співробітників і гостей на внутрішнє офісне подвір'я
• зустрічає клієнтів та відвідувачів, пропонує та подає напої, викликає таксі (за потреби)

Внутрішні організаційні процеси та комунікація:

• замовляє необхідні товари для підтримки життєдіяльності офісу (вода, кава, чай, канцелярські та господарські товари, витратні матеріали для офісної техніки тощо)
• забезпечує обмін первинною бухгалтерською документацією від/до клієнтів, постачальників
• забезпечує безперебійну роботу офісного обладнання і послуг (комп'ютерної мережі, принтерів, сканерів, ксероксів, Інтернету, телефонних ліній, корпоративної електронної пошти, електропостачання, водопостачання, кавоварки та ін.), проводить пошук і тендери на закупівлю необхідного обладнання та послуг
• інформує працівників з організаційних питань (через внутрішню електронну розсилку)
• реєструє вхідну та вихідну кореспонденцію, надсилає чи отримує пошту через місцеве відділення Укрпошти
• взаємодіє з кур'єрськими службами, отримує та передає документи від/ до кур'єрів, складає, підписує та зберігає акти приймання-передачі документів
• організовує презентаційні / корпоративні подарунки
• організовує неформальні зустрічі колективу наприкінці робочого тижня (pizza time)
• організовує корпоративні заходи: тренінги, дні народження, вечірки (за дорученням керівництва)

Робота з документами, переклади, різне

• робота з документами (набір, розпізнавання тексту, підготовка, редагування, вичитка, форматування, переклад, друкування, копіювання, сканування, надсилання електронною поштою, зберігання, архівування тощо) на прохання колег
• перекладає документи, кореспонденцію тощо з/на англійську, українську мови
• виконує дрібні доручення керівництва

Основні вимоги до кандидата:

• вища або неповна вища освіта; кандидати з юридичною або лінгвістичною (іноземні мови) освітою мають перевагу
• досконале володіння українською мовою, високий рівень володіння англійською мовою; кандидати з дипломом (сертифікатом) перекладача англійської мови мають перевагу; кандидати, які відмінно володіють англійською та/ або іншими іноземними мовами (мова окупантів до уваги не береться), мають перевагу
• впевнений користувач Microsoft Office (Word, Excel, Power Point)
• знання основних правил ділового етикету
• навички роботи з оргтехнікою
• стресостійкість, вміння працювати в умовах мультизадачності
• пунктуальність
• діловий стиль одягу, охайність

Ми пропонуємо:

• цікаву різносторонню роботу і проекти
• офіс на найкращій вулиці Києва
• конкурентну заробітну плату (відповідно до досвіду, рівня володіння іноземними мовами)
• можливості кар'єрного розвитку
• допомогу, підтримку та менторство колег
• надзвичайно дружній колектив

Якщо Ви зацікавилися вакансією в нашій Фірмі, будь ласка, надішліть своє резюме — ми його обов’язково розглянемо!