Fleet assistant

MAG Україна

Назва посади: Fleet assistant

Місто: Київ/Миколаїв/Балаклія

Дата початку роботи: ASAP

Вид працевлаштування: Офіційне працевлаштування за строковим контрактом до 12/12/25 з можливістю продовження

Випробувальний термін: 2 місяці

Заробітна плата: 50 500 грн на місяць брутто / Приблизно 38 800 грн на місяць нетто

Бачення MAG: MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін. Наше бачення — безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту.

MAG заохочує подавати заявки жінок-кандидатів та людей з особливими потребами. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, де всі співробітники відчуватимуть повагу та підтримку в реалізації свого потенціалу.

Місія MAG: З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих. MAG також знаходиться в процесі акредитації, щоб розпочати проведення робіт зі знешкодження вибухонебезпечних предметів та розмінування в Україні з метою рятування життя людей, які постраждали від конфлікту.

Наша організація визнана критично важливою для функціонування економіки в особливий період.

Обов’язки:

• Планування та управління автопарком
  • Планування/моніторинг переміщень персоналу.
  • Контроль доступності транспорту та ефективний розподіл автомобілів і водіїв.
  • Дотримання правил дорожнього руху та внутрішніх політик MAG.
• Забезпечення безпеки дорожнього руху:
  • Проведення інструктажів (вступні, передрейсові, періодичні).
  • Впровадження та підтримка системи контролю за дотриманням Правил дорожнього руху, технічного стану транспортних засобів та інших вимог безпеки.
  • Організація тренінгів для водіїв, а також програм стажування нових працівників.
  • Ведення обліку та складання звітності щодо заходів з безпеки руху.
  • Організація та контроль проведення передрейсових медичних оглядів водіїв.
• Технічне обслуговування і контроль
  • Організація і контроль ремонту та обслуговування транспорту.
  • Впровадження планово-попереджувального техобслуговування (PPM).
  • Облік витрат пального, використання транспорту.
• Взаємодія з іншими відділами
  • Координація з логістикою, безпекою, закупівлями та грантовим менеджментом.
  • Узгодження потреб у паливі, запчастинах, техніці, безпеці пересування.
  • Передача водіям інформації щодо безпечних маршрутів, пунктів пропуску, UXO тощо.
• Управління персоналом
  • Лінійне керівництво Head Drivers та координація роботи водіїв.
  • Організація та проведення інструктажів з безпеки руху, навчання та стажування водіїв.
• Документація та звітність
  • Ведення точного обліку всіх переміщень, ремонтів, витрат.
  • Дотримання внутрішніх процедур MAG та вимог донорів.
  • Проведення перевірок дотримання стандартів у регіональних підрозділах.
• Інші завдання
  • Виїзди в польові локації.
  • Виконання доручень керівництва в межах посадових обов’язків.

Вимоги:

• Повна вища освіта (ступінь бакалавра або магістра) у сфері логістики, транспорту, інженерії, управління або суміжній галузі.
• Досвід роботи: мінімум 1 рік досвіду роботи за фахом, у сфері автопарку, логістики, ремонту, гуманітарного сектору.
• Знання:
  • Правил дорожнього руху України;
  • Основ управління транспортом, планування маршрутів, координації перевезень;
  • Базових технічних аспектів роботи автомобілів;
  • Основ охорони праці та безпеки руху.
• Навички:
  • Планування та організація логістичних процесів;
  • Робота з великими обсягами інформації та звітністю;
  • Здатність працювати в умовах багатозадачності;
  • Ведення службової документації та складання звітів.
• Впевнений користувач Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Досвід роботи з транспортними/логістичними базами даних або системами GPS-моніторингу — буде перевагою.
• Наявність водійського посвідчення категорії B (або вище) та практичного досвіду водіння.
• Готовність до відряджень по всій країні;
• Знання мов:
  • Українська мова — вільне володіння (усно та письмово).
  • Англійська — базово (інструкції, листування, термінологія).

Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме. Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну.

Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов’язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена.

MAG дотримується принципів різноманітності, рівності та інклюзивності. Якщо ви вважаєте, що підійшли б на одну із наших посад, ми будемо раді вашій заявці незалежно від вашого досвіду. Ми намагаємось забезпечити інклюзивне та підтримуюче робоче середовище, де всі працівники відчувають повагу та підтримку у використанні свого потенціалу.

MAG Ukraine

Position Title: Fleet assistant

Duty Station: Kyiv / Mykolaiv / Balakliia.

Start Date: ASAP

Type of Appointment: Official employment under a fixed-term contract until 12/12/25 with the possibility of extension.

Probation period: 2 months

Заробітна плата: 50 500 gross / Приблизно 38 800 net

About MAG:

MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.

MAG strongly encourage female candidates and people with disabilities to apply. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

About MAG in Ukraine:

Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response. MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe.

MAG is an organisation that is approved as a critically important organisation for national infrastructure.

Responsibilities:

• Fleet Planning and Management

  • Planning and monitoring personnel movements.

  • Controlling vehicle availability and efficiently allocating cars and drivers.

  • Ensuring compliance with traffic regulations and MAG internal policies

• Road Traffic Safety Assurance:

  • Conducting briefings (introductory, pre-trip, and periodic).

  • Implementing and maintaining a system to monitor compliance with traffic regulations, vehicle technical condition, and other safety requirements.

  • Organizing training sessions for drivers, as well as internship programs for new employees.

  • Keeping records and preparing reports on road safety measures.

  • Organizing and supervising pre-trip medical examinations of drivers.

• Technical Maintenance and Control

  • Organizing and supervising vehicle repair and maintenance.

  • Implementing planned preventive maintenance (PPM).

  • Monitoring fuel consumption and vehicle usage.

• Interdepartmental Coordination
  • Coordinate with logistics, security, procurement, and grants management teams.
  • Align fleet needs such as fuel, spare parts, and safety equipment.
  • Communicate relevant security and movement information to drivers (e.g. safe routes, checkpoints, UXO risks).
• Staff Supervision
  • Line manage Head Drivers and coordinate driver activities.
  • Organize and conduct road safety briefings, driver training, and mentorship.
• Documentation and Reporting
  • Maintain accurate records of all vehicle movements, repairs, and expenses.
  • Ensure compliance with MAG procedures and donor requirements.
  • Conduct compliance checks in regional offices to ensure adherence to standards.
• Other Tasks
  • Travel to field locations as required.
  • Perform other duties assigned by line management within the scope of the role.

Requirements:

• A completed higher education (Bachelor's or Master’s degree) in logistics, transportation, engineering, management, or a related field.
• Work experience: at least 1 year of relevant professional experience, preferably in fleet management, transport logistics, vehicle maintenance, or work within humanitarian or international organizations.
• Knowledge of:
  • Ukrainian traffic regulations.
  • Fundamentals of transport management, route planning, and transport coordination.
  • Basic technical aspects of vehicle operation.
  • Fundamentals of occupational health and safety, and road safety.
• Skills:
  • Planning and organizing logistics processes.
  • Working with large volumes of information and reporting.
  • Ability to work in multitasking environments.
  • Maintaining official documentation and preparing reports.
• Confident user of Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Experience with transport/logistics databases or GPS tracking systems is an advantage.
• Valid category B (or higher) driving license and practical driving experience.
• Willingness to travel across the country.
• Languages:
  • Ukrainian — fluent (spoken and written).
  • English — basic level (understanding instructions, correspondence, and technical terminology).

How to apply:

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV. Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application

Please note that as part of MAG’s commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed.