Офіс-менеджер

FutureMeds-  це міжнародна компанія, яка спеціалізується на проведенні медичних клінічних досліджень нових лікарських засобів та інноваційних методів лікування. Мережа FutureMeds об'єднує понад 25 спеціалізованих дослідницьких центрів у шести європейських країнах, зокрема у Великій Британії, Польщі, Німеччині, Болгарії, Україні, і має понад 220 досвідчених дослідників та понад 1300 провайдерів домашнього догляду. В Україні компанія представлена відділеннями у Києві, Житомирі, Вінниці та Львові. FutureMeds співпрацює зі світовими фармацевтичними компаніями та організаціями з клінічних досліджень.

Оголошуємо конкурс на вакансію Офіс-менеджер дослідницького центру.

Мета ролі:

Створити чітко організовану, продуктивну та комфортну робочу екосистему, де команда дослідників зосереджена виключно на своїй експертизі, а адміністративна й операційна підтримка здійснюється системно та з турботою про людей.

Основні обов’язки:

• Забезпечення безперебійного функціонування офісу: контроль запасів, логістика, організація простору, технічна підтримка, координація календарів і зустрічей, підготовка до візитів пацієнтів та інших подій.

• Щоденна підтримка документообігу: обробка вхідної й вихідної кореспонденції, сканування, копіювання, ведення реєстрів і архіву.

• Координація взаємодії з командою: оперативне реагування на запити координаторів досліджень та лікарів.

• Підготовка шаблонізованої та стандартизованої внутрішньої документації: службові записки, накази, листи.

• Підтримка та адміністрування task-менеджера ClickUp: централізований облік і трекінг задач, нагадування, створення шаблонів.

• Взаємодія з постачальниками та сервісами: закупівлі, доставки із трекінгом кожної операції.

• Підготовка документації й підтримка під час моніторингових візитів, аудитів та інспекцій.

• Ведення нотаток і протоколів з командних нарад, контроль виконання делегованих задач.

• Ініціативна участь у процесних покращеннях і впровадженні інновацій у сфері адміністрування.

У цій ролі вам знадобляться:

Hard Skills (ключові професійні навички):

• Вища або профільна освіта (менеджмент, адміністрування, економіка, діловодство).

• Досвід роботи на адміністративній або офісній позиції від 1 року (досвід у медичних закладах буде плюсом).

• Володіння ПК: MS Office, Google Docs, SharePoint, досвід роботи з task-менеджерами (ми працюємо в ClickUp).

• Знання ділового етикету, основ документообігу, досвід ведення логістики й закупівель.

• Базова англійська для опрацювання документації й листування.

Soft Skills:

• Системність, організованість, здатність мислити на кілька кроків вперед.

• Вміння керувати пріоритетами, швидко реагувати у багатозадачному середовищі.

• Відповідальність, конфіденційність, точність у роботі з даними.

• Проактивність та прагнення до спільного результату.

• Готовність підтримувати атмосферу турботи та високих стандартів

Ми пропонуємо:

• Гібридний формат роботи, простір для самостійної організації процесів.

• Конкурентну винагороду з щорічним переглядом за результатами.

• Повне технічне забезпечення.

• Можливості для професійного розвитку й навчання.

• Ціннісне міжнародне середовище.

Критерії оцінювання результатів роботи через 1 рік:

• Фокус команди на експертизі: Всі другорядні адміністративні задачі автоматизовані або перейшли під контроль офіс-менеджера; команда працює ефективно, без втрати концентрації на своїх основних напрямах.

• Системність і правильність процесів: Адміністративний workflow повністю стандартизовано, таск-менеджер ClickUp використовується для всіх задач, створені шаблони, чеклісти й плейбуки реалізовані й діють у повсякденні.

• Командна взаємодія та відсутність хаосу: Сервіс і підтримка офіс-менеджера знімають рутину із лікарів і координаторів, команда працює організовано, без стресу і «тертя», у середовищі довіри.

• Впорядкованість і прозорість адміністрації: Уся документація впорядкована, доступна, оновлена; готовність до аудитів і візитів завжди висока, а процеси взаємодії з постачальниками — прозорі та регулярні.

• Ініціативи з покращення: За рік впроваджено як мінімум дві ініціативи, що істотно спростили або автоматизували рутинні адміністративні задачі та зменшили «ручну» роботу або кількість конфліктів у команді.

Якщо ця позиція вас зацікавила, надсилайте резюме або залиште відгук на вакансію.

FutureMeds — місце для тих, хто хоче робити реальні зміни у медицині та підтримці здоров’я.