Офіс-менеджер

Функціональні обов’язки:

Офіс менеджер

Обробка та архівування первинної документації, розподілення між відділами та папками, передача на підпис

Співпраця з відділом бухгалтерії та юридичним відділом по документообігу

Відправка та прийом кореспонденції, реєстрація кореспонденції

Підтримання життєдіяльності офісу:

• закупівля води в пляшках/води в бутлях/печива/цукерок/чаю/кави/вершків/посуду/медикаментів
• закупівля господарчих товарів та канцелярії в офіс
• контроль роботи прибиральниці, замовлення клінінгу для офісу, передача рушників у хімчистку
• підтримка чистоти в офісі в робочий час: прибирання посуду після відвідувачів, винесення сміття тощо
• догляд за квітами — за необхідності, виклик флориста
• замовлення послуг по підтримці та ремонту офісних меблів, офісу загалом та техніки
• робота з системним адміністратором, вирішення проблем з інтернетом та інше

Підготовка офісу до робочого дня:

• провітрювання/кондиціонування, наповнення зволожувача повітря тощо

• перевірка наявності мила, рушників, паперу в принтері, перевірка ручок в кабінеті керівника тощо

• Організація корпоративів та святкувань для співробітників офісу
• Замовлення перепусток для входу та заїзду в ЖК, зустріч гостей та подача чаю/кави/води
• Комунікація з представниками ЖК, оплата комунальних платежів, паркінгів
• За необхідності, комунікація з контрагентами компанії
• Розміщення вакансій при пошуку співробітників
• Складання та погодження фінансових заявок на життєзабезпечення та потреби офісу та здійснення відповідних проплат, підготовка звіту щодо витрат

Виконання доручень керівника:

• ведення робочого календаря керівника, календаря днів народження співробітників, партнерів, нагадування про плани на день та дні народження, підготовка робочих документів для зустрічей (друк, форматування, сшивання)

• підбір, замовлення та пакування подарунків

• пошук інформації за запитом керівника

• замовлення товарів та послуг за запитом керівника

• допомога в організації відряджень (квитки, бронювання, страхування та інші документи (за необхідністю), допомога у вирішенні форс-мажорних обставин під час поїздки)