Administrative HR Assistant (Business Association)

Привіт! Ми — Diia.City United, бізнес-асоціація, яка об'єднує провідні українські технологічні компанії, щоб разом створювати інноваційний бізнес-простір і масштабуватися на глобальному рівні. Наша спільнота — це понад 200 компаній, серед яких лідери індустрії, які прагнуть змінити технологічний ландшафт України та сприяти її розвитку у світі.

Ми шукаємо Адміністративного асистента з функціоналом HR та рекрутера, який стане ключовою підтримкою команди та допоможе будувати ефективні внутрішні процеси в організації.

Ця роль поєднує операційний менеджмент, HR-адміністрування та рекрутинг, тому важлива системність, проактивність і сильні комунікаційні навички.

📌 Операційна підтримка команди. якщо потрібно і є запит (топ команду веде Executive)

• Технічна організація внутрішніх зустрічей і командних мітингів (брифінги, синхрони, ретроспективи тощо)
• Організація спільно з СОО та Executive assistant стратегічних сесії команди: збір та підготовка пропозицій, опис результатів та контроль виконання (формування проектів та задач кожному в команді).
• Логістика внутрішніх стратегічних сесій, навчань команди, купівля квитків на заходи тощо
• Підготовка презентацій за шаблонами, оновлення матеріалів
• Ведення неформальних протоколів зустрічей команди (разом із колегами): формування завдань та пріоритетів по результатам
• Технічна підтримка (онлайн-наради, створення чи оновлення презентацій, створення Google-форм, тощо)

🗂 Документообіг і облік

• Ведення документообігу: формування політики та підтримка ефективного процесу. (Google Drive / CRM / внутрішній системі). Ведення реєстрів, сканування та відправка документів
• Ведення реєстрів, сканування, відправка, збереження і контроль актуальності загальних документів, контроль за отриманням паперових оригіналів.
• Підготовка довідок, проектів наказів із загальних питань тощо

📞 Комунікація з партнерами та постачальниками, якщо потрібно і є запит від команди

• Координація логістики з адміністративними підрядниками (поліграфія, брендова продукція доставка, перекладачі тощо)
• Підтримка листування з партнерами за адміністративними/технічними запитами
• Систематизація та контроль оновлення бази контактів підрядників (фотографи, майстри, технічна підтримка тощо)

🧾 Офісна підтримка

• Закупівля канцелярії
• Координація порядку та облаштування офісу, ремонту техніки та інш.

🤝 HR та рекрутинг

Рекрутинг:

• Пошук кандидатів (LinkedIn, Djinni, LobbyX, Work.ua тощо)
• Первинний скринінг та проведення інтерв'ю, координація процесу найму, формування pipeline кандидатів

Онбординг та адаптація:

• Організація виходу нових співробітників, підтримка процесу адаптації

HR-адміністрування:

• Ведення HR-документації, оновлення внутрішніх політик та процедур
• Підтримка організаційної структури

🧑‍💻 Звітність та управлінська підтримка

• Підготовка внутрішніх звітів
• Підтримка фінансового та операційного напрямків
• Формування запитів на закупівлі (ERP / внутрішні системи)

Що ми очікуємо від тебе:

• Вища освіта та досвід роботи від 2 років на схожій посаді.
• Відмінні організаційні навички, увага до деталей і відповідальність.
• Впевнене володіння офісними програмами (MS Office, Google Workspace).
• Відмінні комунікативні навички, вміння працювати з різними людьми.
• Проактивність, доброзичливість і вміння працювати в команді.
• Готовність працювати в динамічному середовищі, зберігаючи спокій і позитивний настрій.

Що ми пропонуємо:

• Роботу в унікальній спільноті провідних технологічних компаній України, які формують майбутнє індустрії.
• Можливість професійного розвитку та участі у великих проєктах, що мають значний вплив на економіку країни.
• Комфортний офіс у Києві та дружню атмосферу в команді однодумців.
• Гнучкий підхід до роботи та підтримку балансу між роботою і особистим життям.
• Реальний внесок у розвиток української технологічної екосистеми і підтримку інновацій.

Приєднуйся до Diia.City United і стань частиною спільноти, яка змінює правила гри в українському tech-секторі! Твоя роль важлива для нашого спільного успіху і майбутнього країни. Чекаємо на твій відгук!