Офіс-менеджер

Шукаємо організовану людину, яка візьме на себе щоденне адміністрування офісу та допомагатиме команді в операційній роботі проєктів і виїзних медичних місій.

Основні обов’язки

• Адміністрування офісу: прийом відвідувачів, обробка кореспонденції та дзвінків, замовлення канцелярії/витратних матеріалів, ведення інвентарю.
• Документообіг: підготовка та збір первинних документів (рахунки, акти, накладні), архівація, контроль підписів і своєчасної передачі в бухгалтерію.
• Координація зустрічей і поїздок: календар керівництва, бронювання локацій, квитків, проживання, трансферів; складання простих таймлайнів і чек-листів.
• Підтримка виїзних місій: збір заявок на транспорт, житло, харчування, обладнання й медикаменти; контроль виконання доручень; звірка фактів по чек-листах після місії.
• Бази даних і форми: оновлення контактних листів партнерів та волонтерів, внесення даних у таблиці/CRM, базова валідація даних.
• Підтримка HR-процесів і волонтерського напрямку: онбординг (інструкції, доступи, пропуски), розсилки, графіки чергувань, допомога з дрібними запитами команди.
• Операційна звітність: підготовка коротких підсумків за тиждень/місяць (по шаблону), збір KPI від відповідальних.
• Базові дизайн-задачі: створення простих афіш/оголошень у Canva за готовими шаблонами, координація друку.

Вимоги

• 1+ рік досвіду на позиції офіс-менеджера/адміністратора/операційного асистента.
• Впевнене володіння Google Workspace (Документи, Таблиці, Диск), Excel/Google Sheets (фільтри, прості формули), месенджери.
• Уважність до деталей, вміння працювати з кількома задачами одночасно, відповідальність і проактивність.
• Грамотна українська (усна/письмова); ввічлива й чітка комунікація.
• Базові навички в Canva або іншому графічному редакторі.
• Готовність іноді підтримувати організацію виїздів/подій поза стандартним графіком (за потреби, з компенсацією).

Буде плюсом:

• Досвід у неприбутковому секторі/волонтерських ініціативах або медичних/гуманітарних проєктах.
• Базове розуміння первинної бухгалтерії та договорів.
• Англійська на рівні для листування.

Ми пропонуємо

• Роботу в команді, що робить відчутний соціальний вплив.
• Чіткі процеси, шаблони й підтримку для швидкого входу в роль.
• Професійний розвиток: внутрішні інструкції, навчальні матеріали, участь у проєктних ініціативах.
• Конкурентну компенсацію (обговорюється за результатами співбесіди).

Для того, щоб відгукнутись на вакансію, надішліть своє резюме на телеграм @sisypuss