Офіс-менеджер, координатор

Вакансія Офіс- менеджер (координатор) / Office Coordinator

Компанія Rengy Development спеціалізується на комплексній організації та управлінні всім процесом будівництва і оперуванням промислових сонячних та газопоршневих електростанцій.

Rengy Development була заснована у 2009 році з метою розвивати та інвестувати у проєкти зеленої інфраструктури. Сьогодні компанія є одним із лідерів на ринку як незалежний виробник електроенергії (IPP), EPC та O&M підрядник і постачальник чистої енергії.

У компанії три офіса в Україні, з головним офісом в м. Київ.

Запрошуємо стати частиною нашої успішної команди.

Посилання на наш холдинг: https://rengydevelopment.com

Локація вакансії: Київ, центр

1. Місія та роль

Офіс-координатор — це операційний та комунікаційний центр компанії, який забезпечує організованість роботи керівництва та команд, ефективний внутрішній документообіг, організацію зустрічей і відряджень, контроль внутрішніх процесів та інформаційних потоків. Це не господарський адміністратор, а помічник керівництва та координатор процесів.

2. Контекст функції

Група Rengy Development працює у сфері відновлюваної енергетики та реалізує кілька паралельних проєктів та бізнес напрямів. Офіс-координатор забезпечує планування зустрічей, коректний документообіг, організацію поїздок, внутрішні комунікації та своєчасний обмін інформацією між підрозділами.

3. Основні функції та зони відповідальності

• Планування та організація робочих зустрічей, нарад, конференцій.
• Узгодження графіків та зустрічей із зовнішніми партнерами.
• Підготовка коротких інформаційних зведень перед зустрічами.
• Ведення протоколів зустрічей та контроль виконання пунктів протоколу.
• Організація відряджень: бронювання квитків, проживання, транспорту.
• Підготовка авансових заявок та контроль авансових звітів.
• Прийом і розподіл вхідних дзвінків та листів.
• Організація внутрішніх комунікацій: оголошення, графіки, нагадування.
• Збір звітів від підрозділів і контроль дотримання дедлайнів.
• Реєстрація, сканування, архівування документів.
• Контроль підписання та маршрутизації документів.
• Підготовка наказів, протоколів, довідок, листів.
• Підтримка бази внутрішньої документації.

4. Горизонти розвитку ролі

• 0−6 місяців: стандартизація документообігу та планування.
• 6−12 місяців: участь у впровадженні електронного документообігу (Teams, SharePoint).
• 12+ місяців: розвиток у напрямку Executive Assistant, Office/People Operations.

5. Профіль кандидата

• Освіта: вища або неповна вища (менеджмент, адміністрування, філологія, право, економіка).
• Досвід 2+ років на адміністративних або координаційних позиціях.
• Впевнене володіння MS Office / Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams, Word, Excel).
• Навички роботи з документами, реєстрації, архівації та ділового листування.

Ключові риси характеру

• Уважність, скрупульозність, акуратність у роботі з документами.
• Системність та структурність мислення.
• Висока відповідальність, дисциплінованість, пунктуальність.
• Комунікабельність та дипломатичність.
• Готовність швидко навчатись новим інструментам та процедурам.
• Сервісний підхід і доброзичливість.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний та кар'єрний розвиток в стабільній та зростаючій компанії.
• Офіс в центрі Києва та дружню атмосферу в колективі

Якщо ви готові приєднатися до нашої команди, надсилайте своє резюме відгуком на це оголошення. Ми раді будемо розглянути вашу кандидатуру!!!