Менеджер організацій подій та відряджень (events & travel)

Привіт!

Ми команда Nova Global і ми прагнемо створити найзручніший у світі діджитал-сервіс із глобальної доставки для приватних клієнтів та e-commerce. Якщо ти глобально мислиш і допитливість ключовий елемент у твоєму житті — ми впевнені, що ти будеш у захваті від проєктів та завдань із глобальними викликами.

Для досягнення глобальних цілей, ми запрошуємо до своєї команди Менеджера організацій подій та відряджень (Events & Travel).

Місія ролі: забезпечити безперебійну організацію виставок/подій та відряджень за затвердженим календарем і бюджетом, із бездоганним сервісом для внутрішніх команд і партнерів. Ваша робота робить нас видимими на ринку й мобільними у щоденній операційній дії.

Основні обов’язки:

• Операційна підготовка івентів за календарем: брифування команд, техзавдання, договори; координація організаторів і підрядників
• Бюджет і контроль витрат: оренда площі, підрядники, логістика, поліграфія, мерч (план/факт)
• Логістика стенду та матеріалів: доставка, митні формальності (за потреби), зберігання та повернення
• Бренд-матеріали: стенд, POS, мерч, презентації — відповідність бренд-гайду
• Операційні деталі: акредитації/бейджі, квитки, графік зустрічей на стенді, візити партнерів/клієнтів
• Повний цикл організації відряджень: перельоти/поїзди/проживання/трансфери, страхування, візова підтримка і запрошення
• Робота з агентствами та вендорами: переговори ставок, корпоративні тарифи, рівні сервісу
• Бюджетування і контроль: кошториси, ліміти, звірка чеків і expense reports
• Підтримка мандрівників: інструктаж (багаж, правила в'їзду, медичні вимоги), «гаряча лінія» у дорозі
• Договори з підрядниками: виставки, логістика, готелі, страхові; закриття актів/рахунків
• Процедури закупівель: тендери/порівняння, реєстр постачальників, оцінка якості

Очікування від кандидата:

Професійні навички:

• 2+ роки в event-менеджменті / travel-координації / адміністративних операціях у бізнес-середовищі
• Досвід роботи з підрядниками, логістикою, бюджетами; вміння вести договори та акти
• Сильна організація та увага до деталей, вміння працювати з дедлайнами та кількома потоками задач
• Інструменти: Google Workspace/Office, таск-системи (Jira/Asana/ClickUp), базовий Excel/Sheets
• Комунікабельність, стресостійкість, сервісний підхід
• Українська — вільно; англійська — Intermediate+ (листування, бронювання, базові переговори)

Особистісні навички:

• Аналітичне та системне мислення
• Орієнтація на результат, висока відповідальність
• Лідерські якості та вміння впливати без прямого підпорядкування
• Гнучкість, здатність швидко адаптуватися до змін
• Навички кроскультурної комунікації та дипломатичність

Плюсом буде: досвід міжнародних виставок/митних процедур; робота з бренд-гайдами; знання базових вимог до віз/страхування; досвід у travel-агентстві або у ролі procurement/event coordinator.

Переваги роботи з нами:

• Співробітництво у глобальній компанії
• Офіційне працевлаштування та дотримання всіх гарантій сторонами
• Прозорі умови співпраці та командну атмосферу
• Можливості для кар'єрного та професійного зростання
• Медичне страхування
• Оплачуване професійне навчання, курси Англійської мови