Офіс-менеджер, менеджерка

Zagoriy Foundation — бюро соціальних проєктів

Веб-сайт компанії:https://zagoriy.foundation/

Наша місія: уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України. З 2015 року ми працюємо з темами культури, традицій, благодійності, а тепер формуємо простори (для військових, дітей, мешканців невеликих містечок) та підтримуємо спільноти.

Офіс-менеджер безпосередньо впливає на місію компанії, створюючи умови для стабільної роботи команди, що реалізує соціально значущі ініціативи.

Офіс-менеджер буде частиною операційного напрямку, який забезпечує ефективну взаємодію між усіма підрозділами організації.

Основні сфери відповідальності: Microsoft Office 365:

• Microsoft Office 365:
• Excel: Створення таблиць, звітів, аналітика
• Forms: Розробка та аналіз опитувань.
• Outlook: Ділове листування, управління календарями, організація зустрічей.

• Документообіг:

• Контроль договорів, рахунків, внутрішньої звітності.
• Ведення архіву документів.

Координація офісних процесів:

• Замовлення постачання офісних матеріалів, технічне обслуговування.
• Взаємодія з підрядниками для забезпечення безперебійної роботи офісу.
• Взаємодія з офісними водіями

Планування заходів:

• Координація корпоративних зустрічей, свят, навчальних сесій.
• Організація привітань до свят.

Сервісність та клієнтоорієнтованість:

• Оперативне вирішення запитів співробітників.
• Підтримка комфортного середовища в офісі.

Базова фінансова грамотність:

• Контроль витрат на офісне забезпечення та організацію заходів.

Стратегічні обов’язки

• Оптимізація адміністративних процесів для підвищення ефективності роботи офісу.
• Розвиток комунікаційних стратегій для покращення взаємодії з командою.
• Формування планів розвитку внутрішніх заходів та корпоративних ініціатив.

Операційні обов’язки

• Організація внутрішніх заходів: планування, координація та логістика корпоративних зустрічей, свят, навчальних сесій.
• Контроль та підтримка технічного стану офісу, управління сервісними заявками.

Адміністративні обов’язки

• Адміністративна підтримка роботи офісу: документообіг, комунікація з постачальниками, контроль забезпечення всім необхідним.
• Взаємодія з підрядниками та офісними водіями.
• Контроль витрат на офісне забезпечення та організацію заходів.

Функціональні компетенції:

• Вміння планувати і пріоретизувати задачі
• Адміністративна грамотність (робота з документами, систематизація інформації, ведення таблиць і звітів)
• Комунікаційні навички
• Орієнтація в кошторисах, витратах, порівняння пропозицій постачальників, перевірка рахунків, погодження оплат
• Вміння швидко перемикатись між задачами, системна робота в умовах невизначеності або зміни пріоритетів.

Поведінкові компетенції:

• Ініціативність
• Організованість
• Відповідальність
• Адаптивність
• Командність

Умови роботи

• Графік роботи: стандартний офісний (9.00−18.00)
• Локація: сучасний офіс у зручному районі міста.
• Унікальні проєкти, що сприяють розвитку України: ви станете частиною команди, яка підтримує соціально значущі ініціативи, покращуючи корпоративну культуру та взаємодію в офісі.
• Кар'єрний розвиток та навчання: ми пропонуємо можливості для професійного зростання, участі в тренінгах та семінарах, а також підтримку у здобутті нових навичок і сертифікатів, що допомагають вдосконалювати навички управління офісними процесами.
• Компенсація та соціальні пільги: привабливий рівень заробітної плати та бенефіти для забезпечення вашого комфорту і стабільності.
• Робота з сучасними технологіями: доступ до новітніх інструментів та програмного забезпечення для ефективної організації роботи офісу, що дозволяє вам бути більш продуктивним та організованим.
• Корпоративна культура та командний дух: ми створюємо середовище для комфортної роботи та розвитку, де ви зможете взаємодіяти з колегами, брати участь у внутрішніх ініціативах та розвиватися в команді.
• Робота в стабільній та інноваційній організації: працюючи з нами, ви потрапляєте в компанію, яка поєднує стабільність та інноваційний підхід, що дозволяє вам реалізовувати свій потенціал і розвиватися професійно в комфортному та динамічному середовищі.

Етапи прийому на роботу:

1. Подання заявки: Надішліть резюме та мотиваційний лист, де опишіть свою відповідність вимогам
2. Оцінка резюме: Ми розглянемо вашу заявку та відберемо кандидатів для наступного етапу
3. HR-співбесіда: Онлайн-зустріч, де обговоримо ваш досвід, бачення ролі та очікування
4. Фінальна співбесіда: Зустріч в офісі з керівником для остаточного узгодження деталей
5. Рішення: Ми швидко ухвалюємо рішення та повідомимо вам результат у найкоротші терміни

Якщо ви відчули відгук у серці і бачите себе у цій ролі — ми Вас чекаємо! Посилання на соціальні мережі компанії: Instagram teamhttps://www.instagram.com/zagoriyfoundation.team Instagramhttps://www.instagram.com/zagoriy.foundation/ LinkedInhttps://www.linkedin.com/company/zagoriy-foundation/ Facebookhttps://www.facebook.com/zagoriyfoundation/