Асистент, асистентка, Finance Assistant (ABA Kherson)

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Responsibilities:

Partner Financial Reporting

• Ensure the review and control of partners' financial reports and documentation
• For each partner’s report received, check the physical documentation and its consistency with the partner’s ledger, check the expenses allocations
• Check that the partner’s expenses are correctly recorded in SAGA
• Verify partners' accountancy and financial reports, ensure BFUs are accurate
• Check the nature of the document and its presentation (photocopy, original, pro forma, translation, date, signature, stamp, terms used, accuracy of calculations, etc.)

Partner support through the grant cycle

• Prepare documents for payments of partner tranches
• Act as focal point for partner CSOs for finance-related questions and support partners with routine financial questions (formats, templates, basic documentation requirements) and redirect complex issues to the Finance Officer.
• Maintain updated financial files for each partner (BFUs, supporting docs, tranche schedules, correspondence)
• Monitor partner expenditure burn rate and alert the Finance Officer/PM when underspending or overspending occurs.
• Track partner compliance with financial deadlines (BFU submission, documentation delivery, quarterly reports) and inform the line manager of delays.
• Support partners in understanding ACTED documentation requirements, ensuring proper use of templates and correct categorization of expenses.
• Escalate high-risk financial issues (e.g., fraud indicators, major ineligibilities, systemic non-compliance) to the line manager

Management of Financial Transactions

• Update financial spreadsheets with daily transactions, premises table
• Record accounts payable and accounts receivable in Excel and SAGA
• Track and reconcile bank statements
• Process invoices and follow up with Logistics department, suppliers and partners as needed
• Provide administrative support during budget preparation
• Carry out the double filing of accounting vouchers on a monthly basis
• Check that the partner’s expenses are correctly recorded in SAGA
• Archive accounting documentation in accordance with ACTED procedures

Monthly Bundle from the Base

• Organize timely preparation of the bases' monthly accounting
• Check accounting document information, including consistency between vouches and cash books, physical counting and balances
• Check the bases' electronic accounting consistency: accounting codes, project codes, budget lines, titles
• Check and ensure invoice eligibility
• Check accounting voucher submissions (translation, numbering, layout)
• Suggest amendments to be made in the event of errors to the Country Finance Manager

Participate in quarterly and annual audits

• At the end of the contract or annually, prepare the files to be sent to headquarters (final checking of invoices and their presence, complete the risk file if necessary)
• Prepare the document base on external/ internal Auditors query
• Finalize the dispatch of files by adding labels and adequate packaging

Other

• Support line manager in preparation of the BFU
• Perform quality control of the procurement procedures
• Perform quality control of the invoices
• Provide support to partnership team in finance related questions
• Any other tasks assigned by line manager

Key Performance Indicators

• % of partner financial reports reviewed within the internal deadline and submitted without critical errors requiring no major revisions.
• % of partner financial files (supporting docs, BFUs, tranche schedules) kept fully up to date and complete at any moment
• % of accounting vouchers filed and archived correctly each month.
• Average response time to partner financial queries (routine questions).
• % of transactions recorded accurately into SAGA and Excel (no corrections needed).
• Accuracy rate in mission accountancy

Key Qualifications & Skills

• Bachelor’s degree in Finance, Accounting or Economics
• Work experience as a Finance Assistant, Finance Officer, Accountant, or similar role
• Good knowledge of accounting and bookkeeping procedures
• Advanced MS Excel skills (creating spreadsheets and using financial functions)
• Familiarity with accounting software (e.g. 1C; SAGA, QuickBooks)
• Basic level of English
• Extreme attention to detail, with an ability to spot numerical errors
• Self-Organizational skills and ability to work with minimum level of supervision

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов’язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар'єрного зростання.

«ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.»