Procurement, Logistics Manager, Менеджер з постачання

About Team4UA

As part of efforts to enhance inclusive and dignified living conditions for internally displaced persons (IDPs) with mobility limitations, disabilities, and chronic illnesses, this project supports the upgrade and expansion of reception capacities in existing collective sites and selected social-care facilities in Lvivska and Rivnenska oblasts. To support this and other projects, we are looking for an active and experienced Procurement Manager to strengthen our team.

Position Overview

The Procurement Manager is responsible for ensuring efficient, transparent, and fully compliant procurement and logistics processes, including warehouse management, transportation, storage, distribution of goods, and technical procurement, particularly for construction and reconstruction projects.

Key Responsibilities

Strategic Procurement Management

• Ensure the full procurement cycle in line with Team4UA policies and donor requirements
• Develop, update, and coordinate the annual Procurement Plan
• Conduct market research and prepare technical specifications in close cooperation with technical specialists
• Organize and manage competitive tendering procedures
• Ensure best value for money, fair competition, and transparency throughout the procurement process
• Ensure full audit compliance of procurement documentation
• Manage procurement of materials, equipment, and services for construction and reconstruction projects, including evaluation of contractors, technical solutions, and commercial offers

Supply Chain & Contract Management

• Identify, assess, and select suppliers based on quality, reliability, and compliance criteria
• Lead negotiations and agree on commercial terms
• Prepare, sign, and oversee contracts
• Monitor supplier performance, including delivery timelines, quality of goods/services, and after-sales support
• Identify contract-related issues and take corrective actions

Compliance, Transparency & Risk Management

• Ensure compliance with all applicable procurement policies and donor requirements
• Implement fraud prevention and misconduct mitigation measures
• Conduct regular procurement risk assessments and implement risk mitigation actions
• Maintain audit-ready documentation and full traceability of procurement processes

Coordination with the Finance Department

• Coordinate payment schedules with suppliers and the Finance team
• Prepare complete supporting documentation for payments
• Maintain an Open Purchase Orders report and reconcile budget balances
• Prepare procurement expenditure forecasts and analyze budget availability

Warehouse & Inventory Management

• Oversee warehouse operations and ensure proper warehouse documentation
• Ensure accurate inventory tracking, safe storage, and compliance with security procedures
• Participate in stock counts, document discrepancies, and initiate corrective actions
• Support asset write-off, transfer, and relocation processes

Transport & Delivery Coordination

• Oversee dispatch, transportation, and receipt of goods
• Coordinate transportation of goods, equipment, and materials
• Optimize delivery routes and liaise with logistics operators and transport providers

Team Management

• Supervise procurement and logistics staff, assign tasks, and ensure quality delivery
• Conduct regular performance evaluations
• Develop individual learning and development plans for team members
• Foster a culture of professionalism, accountability, and integrity within the department

Documentation & Reporting

• Ensure completeness and accuracy of procurement and logistics files in line with audit requirements
• Prepare weekly, monthly, and ad-hoc reports (procurement, warehouse, logistics, etc.)
• Ensure structured storage of documents and electronic databases

Qualifications and Experience

Education:

• University degree in Logistics, Administration, Economics or a related field.
• Additional training or certification in procurement, logistics, or donor compliance is an advantage.

Experience:

• Minimum 5 years of professional experience in procurement and logistic management, preferably within humanitarian or non-profit organizations.
• Proven experience managing end-to-end procurement processes, including tendering, supplier selection, contract management, and logistics coordination.
• Experience working with donor-funded projects (e.g. UN agencies, international NGOs) and familiarity with audit requirements.
• Experience in procurement for construction, rehabilitation, or technical projects is a strong asset.

Working Conditions

We offer an opportunity to work in a dynamic, ambitious, and mission-driven team with a clear vision and strong values. The position is based in Kyiv.

Benefits package includes paid annual leave, sick leave, medical insurance, and all necessary work equipment.

Передумови:

У межах зусиль із покращення інклюзивних та гідних умов проживання для внутрішньо переміщених осіб (ВПО) з обмеженою мобільністю, інвалідністю та хронічними захворюваннями, цей проєкт спрямований на модернізацію та розширення спроможностей прийому в існуючих місцях колективного проживання та окремих закладах соціального догляду у Львівській та Рівненській областях. Для підтримки цього та інших проєктів ми шукаємо активного та досвідченого Менеджера з закупівель, який посилить нашу команду.

Загальний опис посади:

Менеджер з постачання забезпечує ефективні, прозорі та відповідні всім вимогам процеси закупівель та логістики, включно зі складським обліком, транспортуванням, зберіганням, розподілом товарів і технічними закупівлями, у тому числі для проєктів з будівництва та реконструкції.

Стратегічне управління закупівлями

• Забезпечення повного циклу закупівель згідно з політиками Фонду та вимогами донорів.

• Розробка, оновлення та узгодження річного Плану закупівель.

• Проведення ринкових досліджень, підготовка технічних специфікацій (у тісній співпраці з технічними спеціалістами).

• Організація конкурентних тендерних процедур.

• Забезпечення найкращого співвідношення ціни та якості, чесної конкуренції та прозорість на всіх етапах закупівельного процесу.

• Забезпечення повної відповідності документації вимогам аудиту.

• Організація закупівлі матеріалів, обладнання та послуг для проєктів з будівництва та реконструкції, включно з оцінкою підрядників, технічних рішень та комерційних пропозицій.

Управління постачанням та контрактами

• Пошук, оцінка та відбір постачальників відповідно до критеріїв якості, надійності та відповідності.

• Проведення переговорів та узгодження комерційних умов.

• Підготовка, укладання та контроль виконання контрактів.

• Моніторинг виконання постачальниками умов контрактів, включно з термінами, якістю товарів/послуг та післяпродажною підтримкою.

• Виявлення проблеми у виконанні контрактів і вживати заходів щодо їх вирішення.

Дотримання процедур, прозорість та управління ризиками

• Забезпечення відповідності закупівель всім застосовним політикам та донорським вимогам.

• Впровадження заходів з попередження шахрайства та неприйнятної поведінки.

• Проведення регулярних оцінок ризиків у сфері закупівель та впровадження заходів по їх усуненню.

• Ведення документації у формі, придатній для аудиту, та забезпечення повної відстежуваності кожного процесу.

Взаємодія з фінансовим відділом

• Узгодження графіку оплат з постачальниками та фінансовим відділом.

• Підготовка повного пакету супровідних документів для платежів.

• Ведення Звіту про відкриті замовлення, узгодження залишків бюджетів.

• Підготовка прогнозів щодо закупівельних витрат, аналіз бюджетних залишків.

Складська логістика

• Контроль роботи складу та правильність ведення складської документації.

• Забезпечення точного обліку товарів, їх збереження та відповідність процедурам безпеки.

• Участь у проведенні інвентаризацій, документування розбіжностей і ініціювання заходів з їхнього усунення.

• Підтримка процесів списання, передачі або переміщення активів.

Транспортна логістика та координація доставок

• Контроль процесів відвантаження, перевезення та приймання товарів.

• Координація транспортування товарів, обладнання та матеріалів.
• Оптимізація маршрутів, взаємодія з логістичними операторами та перевізниками.

Управління командою

• Супервізія для працівників відділу закупівель та логістики, розподілення завдань та контроль якості їх виконання.

• Проведення регулярних оцінок ефективності роботи підлеглих.

• Формування індивідуальних планів розвитку та підвищення кваліфікації працівників відділу.

• Створення культури професійності, підзвітності та доброчесності у відділі.

Документообіг та звітність

• Забезпечення повноти та правильності усіх закупівельних і логістичних файлів відповідно до вимог аудиту.
• Формування щотижневих, щомісячних та спеціальних звітів (закупівельних, складських, логістичних тощо).
• Забезпечення структурованого зберігання документів та електронних баз даних.

Кваліфікація та досвід

Освіта:

• Вища освіта у сфері логістики, адміністрування, економіки або суміжних галузях.
• Додаткова освіта або сертифікація у сфері закупівель, логістики чи донорського комплаєнсу буде перевагою.

Досвід:

• Не менше 5 років професійного досвіду у сфері закупівель та управління постачанням, бажано в гуманітарних або неприбуткових організаціях.
• Практичний досвід ведення повного циклу закупівель.
• Досвід роботи з проєктами, що фінансуються донорами та розуміння вимог аудиту.
• Досвід закупівель для будівельних, ремонтних або технічних проєктів є суттєвою перевагою.

Професійні навички:

• Ґрунтовні знання принципів закупівель, конкурентних процедур, забезпечення співвідношення «ціна-якість» та етичних стандартів.
• Здатність готувати технічні специфікації у співпраці з технічними спеціалістами.
• Досвід роботи зі складською логістикою, обліком запасів і координацією транспорту.
• Впевнене володіння MS Office та Google Workspace, досвід ведення закупівельної звітності.
• Вільне володіння українською та англійською мовами.

Умови роботи:

Ми пропонуємо роботу в молодій, амбітній команді, яка активно розвивається та має чітке бачення своєї місії. Посада базуватиметься в Києві.

Соцпакет: організація забезпечує оплачувані відпустки, лікарняні, медичне страхування, а також необхідну оргтехніку для роботи.