People, Operations Manager

Friends of Brands | Київ, віддалено + офіс раз на тиждень | 20−30 год/тиждень

Хто ми?

Friends of Brands Inventive Marketing. Винаходимо рішення, навіть коли здається, що їх не існує.

Стратегічна комунікаційна агенція, яка з 2016 року робить проєкти для USAID, PACT, UCBI, Council of Europe, EU Delegation, MSI, UCF, Geneva Call, Centr UA, Bosch, Сomfy, Eldorado, Amway, FitCurves, Hotline, Marco, Film.ua, Interpipe, MIM business school, BookChef, Lviv Book Forum, Book24, GeorgBiosystems, EnziPharm, Сrossover, ProntoFilm, Film.ua, Trend Gallery, theCage, Atmasfera, тощо.

Працюємо над серйозними темами — від прав людини до постконфліктного відновлення. Але при цьому ми — жива команда, де цінують одне одного, гнучкість і можливість розвиватися. У нас є офіс в Києві, по середах збираємось там разом. Решту днів — кому як комфортно.

Кого шукаємо?

Нам потрібна жива людина поруч, яка любить працювати з людьми і організовувати процеси так, щоб команда могла фокусуватися на крутих проєктах. Це людина, яка:

• знаходить правильних людей в команду і супроводжує їх старт, від якого хочеться залишитись
• чує команду, проводить 1:1, збирає фідбек і організовує тімбілдінги
• тримає операційний порядок: worksection, доступи, нагадування про документи
• пропонує ініціативи, які роблять роботу комфортнішою

Якщо це про тебе — читай далі!

Чого ми чекаємо від тебе?

Досвід (підходить один з варіантів)

• офіс-менеджмент 2+ роки (будь-якої сфери), або івент-менеджмент 1+ роки, або джуніор HR 1+ роки (особливо в стартапах/агенціях), або комʼюніті менеджер 1+ роки, або асистент керівника 2+ роки з різноманітними задачами

Особисті якості (це головне ❤️)

• емоційний інтелект і здорові межі, тобто чуєш людей, але не береш їхні проблеми на себе
• проактивність, тобто бачиш що треба зробити і робиш, не чекаючи інструкцій
• організованість, тобто тримаєш багато потоків і нічого не губиться
• системність, тобто помічаєш, де процес ламається і придумуєш рішення
• комунікація без драми, тобто можеш говорити з різними людьми, неконфліктна, але вмієш відстояти думку

Практичні навички

• впевнено працюєш з таблицями, онлайн-інструментами
• можеш написати чіткий текст вакансії / повідомлення / процедуру
• знаєш, як організовувати процеси (або швидко вчишся)

Круто, якщо ти

• маєш досвід підбору персоналу (навіть базовий)
• розумієш маркетингову/креативну сферу
• знаєш системи типу Worksection, Slack, Notion
• цікавишся психологією команд та навчанням
• вмієш фасилітувати зустрічі та процеси

Точно не підійде, якщо ти

• очікуєш «велику» HR-роботу (стратегії, політики, аналітика ринку)
• занадто процесна і формальна
• не любиш операційні «дрібниці»
• швидко вигораєш від емоцій інших
• потребуєш чітких інструкцій на кожен крок

Що потрібно робити?

Робота з командою (до 35% часу)

• проводити 1:1 з людьми (дізнатися як справи, що турбує, що хочеться)
• брати участь у щотижневому «Пульс команди»
• збирати фідбек через опитування, неформальні розмови
• організовувати визначення «кращого співробітника місяця»
• планувати і проводити тімбілдінги (онлайн та офлайн, раз на квартал)
• координувати навчання, тобто виявляти потреби, знаходити курси/тренінги, організовувати процес разом з командою

Операційна підтримка (до 25% часу):

• контролювати Worksection, хто заповнив години, хто ні, чи правильно
• керувати доступами (Google Drive, пошти, інструменти)
• нагадувати про дедлайни щодо документів, рахунків, договорів
• спілкуватися з бухгалтерією, щоб процеси оформлення йшли гладенько
• підтримувати офісний день (середа): допомагати з документами, Новою поштою, організаційними питаннями

Рекрутинг та онбординг (за потреби, до 25% часу):

• шукати кандидатів та проводити первинні співбесіди
• координувати фінальні інтерв'ю з командою
• готувати документи для найму (взаємодія з бухгалтерією)
• підтримувати старт для нових: welcome pack, доступи, знайомство з командою
• шукати аутсорс-спеціалістів та підрядників за потреби

Додатково (до 15% часу):

• пропонувати ініціативи, які зроблять команду щасливішою
• проводити exit-інтерв'ю, якщо хтось йде
• допомагати CEO в адмін та HR-питаннях
• любити професію та розвиватися в ній :)

Що ми пропонуємо?

Офіційна зарплата та працевлаштування з частковою зайнятістю з одним офісним днем на тиждень по середам (Київ, м. Палац Спорту), решту днів — remote, як комфортно

Розвиток, зокрема, бюджет на твоє навчання, менторство від CEO, можливість пробувати нові підходи та ініціативи, робота з талановитими експертами, фанатами своєї справи

Атмосфера, бо у нас команда, яка цінує одне одного (це з опитувань задоволеності, не ми вигадали), цікаві міжнародні проєкти, гнучкість та довіра, відкритість та дружелюбність у спілкуванні, без токсичності та мікроменеджменту, взаємопідтримка та щоквартальні душевні корпоративи

Старт — якомога швидше (після теплого онбордингу, звісно)

Як відбувається процес?

1. Надсилаєш резюме і коротке супровідне (3−5 речень): чому хочеш працювати саме з нами і що вважаєш своєю суперсилою в роботі з людьми
2. Ми дивимось і відповідаємо всім протягом 3−5 днів
3. Перша співбесіда на 30−40 хв онлайн, знайомимось, обговорюємо досвід, даємо практичні кейси
4. Друга співбесіда — це зустріч в офісі з командою, можливо невеликий тестовий кейс
5. Рішення протягом тижня після останньої зустрічі

Ну так що, твоє? :)

Якщо так — бігом давай своє CV + супровідний лист на [відгукнутися]

Тема листа: People & Operations Manager — (твоє ім'я)

Якщо є питання — пиши, з радістю відповімо!

Чекаємо в команді!

P.S. Ми цінуємо різноманітність та відкриті для всіх людей незалежно від віку, гендеру, походження чи будь-яких інших характеристик. Головне — твої якості та бажання робити команду кращою. 💙💛