Фахівець, фахівчиня з ланцюга постачання, Supply Chain Officer

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найбільш гострі гуманітарні кризи у світі, допомагає постраждалим від конфліктів та катастроф відновити здоров’я, підвищити рівень безпеки, освіти, економічного добробуту й дати можливість рухатися далі. IRC, заснований у 1933 році на заклик Альберта Ейнштейна, є однією з найбільших у світі міжнародних гуманітарних неурядових організацій (МНУО), яка працює у понад 40 країнах світу та більш ніж 25 містах США та допомагає людям вижити, повернути контроль над власним майбутнім і розбудовувати свої громади. Працівники IRC — це сила людяності. Вони досягають довгострокових результатів завдяки відновленню безпеки, гідності та надії для мільйонів людей. Якщо ви прагнете змін, шукаєте рішення та палко бажаєте їх втілювати, приєднуйтесь до нас. Разом ми зможемо змінити життя мільйонів людей у всьому світі на краще.

ІНФОРМАЦІЯ ПРО РОБОТУ

Фахівець/фахівчиня з ланцюга постачання відповідає за належне управління активами для операцій у Києві, координацію реєстрації вхідних гуманітарних вантажів у відповідних державних системах та підтримку процесів логістики/митного оформлення у взаємодії з підрозділами Закупівель/Ланцюга постачання, а також за своєчасну підготовку щомісячних адміністративних та регулярних платежів за централізовано укладеними договорами. Посада забезпечує повноту та належне зберігання документації і своєчасне внесення/оновлення даних в Integra (ERP) відповідно до політик IRC, процедур країни та вимог донорів.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

• Отримувати, реєструвати та документувати вхідні активи й обладнання для операційної діяльності у Києві; перевіряти кількість/стан за супровідними документами та забезпечувати відстежуваність і належне зберігання документації відповідно до вимог з архівування.
• Підтримувати актуальні дані щодо відповідальних осіб, передачі, повернення та місцезнаходження активів у Києві; забезпечувати оформлення актів приймання‑передачі та їх належне зберігання.
• Забезпечувати повний життєвий цикл активів (використання, ремонт, пошкодження, доступність, списання/утилізація), включно з координацією ремонтів/обслуговування та підготовкою пакета документів для передачі, списання або утилізації відповідно до вимог IRC та донорів.
• Підтримувати періодичні фізичні перевірки активів та звірки між фактичними даними й Integra (ERP); сприяти покращенню якості даних і підготовці звітності для керівництва, аудиту та закриття грантів.
• Координувати забезпечення активами під час найму/зміни ролі у взаємодії з HR/Адміністрацією/IT та вести процес повернення активів під час звільнення персоналу в Києві (asset clearance), включно з ескалацією нерозв’язаних випадків лінійному менеджеру.
• Координувати своєчасну реєстрацію вхідних гуманітарних вантажів у відповідних державних платформах/системах та забезпечувати повноту пакета документів у взаємодії із Закупівлями/Ланцюгом постачання, включно з донорською документацією за потреби.
• Підтримувати організацію логістики та митного оформлення гуманітарних вантажів, включно з координацією з експедиторами, брокерами та постачальниками послуг; вести трекер реєстрації/митного оформлення та своєчасно ескалювати ризики/затримки.
• Підтримувати впорядковане управління визначеними місцями зберігання обладнання в Києві, забезпечуючи безпечне зберігання, базовий контроль доступу та відстежуваність активів до моменту розподілу, ремонту або утилізації (у координації з Адміністрацією/Фасіліті).
• Готувати та подавати щомісячні адміністративні та регулярні платіжні пакети за централізовано керованими договорами у тісній співпраці з Фінансами, Ланцюгом постачання та Адміністрацією; вести трекер регулярних платежів і супроводжувати закриття місяця (посада не має повноважень на затвердження платежів).
• Надавати резервну підтримку іншим функціям ланцюга постачання під час пікових навантажень/відсутності працівників та виконувати інші дотичні завдання за дорученням лінійного менеджера; за потреби здійснювати періодичні поїздки до польових локацій для підтримки перевірок, узгодження процесів та операційної координації.

ПОСАДОВІ ВИМОГИ

Освіта:

• Вища освіта у сфері ланцюга постачання, логістики, бізнес‑адміністрування, фінансів або суміжній галузі; можливе поєднання релевантної освіти та досвіду.

Досвід роботи:

• Щонайменше 2−3 роки релевантного досвіду в управлінні активами, логістиці/ланцюгу постачання або адміністративній/фінансовій підтримці процесів, бажано в МНУО, агенціях ООН або подібних організаціях.
• Досвід підтримки гуманітарної логістики, оформлення документації, реєстрації та/або митних процедур буде перевагою.
• Досвід роботи з ERP‑системами; бажаним є досвід роботи з Microsoft Dynamics 365 / Integra.
• Досвід підготовки регулярних платіжних пакетів та взаємодії з фінансовими підрозділами щодо закриття місяця буде перевагою.

Наявні навички та вміння:

• Доведена здатність забезпечувати контроль відповідальних осіб, облік і управління життєвим циклом активів та процедури списання/утилізації в середовищі з високими вимогами до комплаєнсу.
• Розуміння документообігу щодо гуманітарних вантажів; знання українських процедур реєстрації та митного оформлення буде перевагою.
• Сильні навички координації та взаємодії зі стейкхолдерами; здатність ефективно працювати в матричній організації та співпрацювати з Закупівлями, Фінансами, Адміністрацією, IT, HR та Програмами.
• Увага до деталей, якісне ведення записів і орієнтація на готовність до аудиту.
• Планування та тайм‑менеджмент, включно зі здатністю дотримуватися повторюваних дедлайнів (наприклад, щомісячні подання платежів).
• Впевнене володіння MS Office, зокрема Excel; здатність працювати з ERP‑системами для коректного внесення даних та формування звітності.
• Вільне володіння українською мовою та робочий рівень англійської мови.

СТРУКТУРА ЗВІТНОСТІ ТА КОМАНДНА РОБОТА

Посада безпосередньо підпорядковується Старшому/ій координатору/ці з операційної діяльності та ланцюга постачання.

Роль працює у тісній координації із Закупівлями, Ланцюгом постачання, Фінансами та Адміністрацією щодо процесу платежів, з IT та HR щодо розподілу активів і процедур повернення активів під час звільнення, а також із Програмами/Польовими офісами щодо переміщення гуманітарних вантажів та активів.

Посада не має прямих підлеглих і за потреби може передбачати періодичні поїздки до польових локацій для підтримки перевірок, узгодження процесів та операційної координації.

РОБОЧЕ СЕРЕДОВИЩЕ ТА ІНША ВІДПОВІДНА ІНФОРМАЦІЯ

• Місце роботи: Київ, Україна. Посада передбачає повну зайнятість та офісний формат роботи. Гібридний формат може розглядатися відповідно до політик IRC та операційних потреб.
• Посада може передбачати періодичні відрядження до польових локацій для верифікацій, координації та підтримки.
• Робота передбачає постійну роботу з документацією та ERP‑системою, здатність керувати кількома пріоритетами та дотримуватися повторюваних щомісячних дедлайнів; у періоди закриття місяця або термінових реєстраційних/митних процедур може виникати потреба у роботі поза стандартним графіком.
• Усі обов’язки виконуються з дотриманням безпекових протоколів IRC та вимог чинного законодавства і державних процедур.

ПІЛЬГИ ТА МОЖЛИВОСТІ

Працівники IRC мають право на такі пільги:

• Конкурентна заробітна плата
• Змістовна робота та можливості професійного розвитку
• Курси англійської мови та необмежений доступ до онлайн‑курсів навчання
• Страхування життя
• Медичне страхування для працівників та членів їхніх сімей
• Безкоштовна психологічна підтримка для працівників та членів їхніх сімей
• 30 календарних днів щорічної відпустки
• До 10 днів оплачуваної медичної відпустки

ПРОФЕСІЙНІ СТАНДАРТИ

IRC формує різноманітні та інклюзивні команди професіоналів, які сприяють залученості, інклюзії та згуртованості команди, критичній рефлексії, розподілу впливу, дискусії та об'єктивності, щоб надавати нашим клієнтам найкращі можливі послуги.

Міжнародний комітет порятунку (IRC) рішуче налаштований захищати людей, яким він допомагає, своїх працівників та будь‑яких осіб, пов’язаних з організацією, від будь‑яких форм шкоди, зловживань і насильства, включно із сексуальною експлуатацією, насильством та домаганнями. IRC зобов’язується вживати всіх необхідних профілактичних заходів і створювати середовище, у якому люди почуваються у безпеці та можуть повідомляти про неправомірну поведінку. Працівники IRC мають дотримуватися ключових цінностей і принципів, викладених у IRC Way — Standards for Professional Conduct (Стандарти професійної поведінки). Це: Доброчесність, Служіння, Рівність та Підзвітність.

IRC також впроваджує та забезпечує виконання додаткових інституційних політик для захисту клієнтів і працівників від шкоди та зловживань, зокрема: політики із захисту дорослих і дітей (Adult and Child Safeguarding), політики «Повага на робочому місці» та «Робоче місце без домагань» (Respect at Work; Harassment‑free Workplace), політики проти помсти та захисту осіб, які повідомляють (Anti‑retaliation; Reporter Protection), а також Глобальних настанов щодо повідомлень (IRC Global Reporting guidelines). Ці зобов’язання доступні англійською та українською мовами за посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies