Офіс-адміністратор

Finn Church Aid (FCA) — найбільша фінська міжнародна гуманітарна організація. FCA працює в 12 країнах світу і спеціалізується на трьох тематичних пріоритетних напрямках: Право на мир (R2P), Право на засоби до існування (R2L) та Право на якісну освіту (R2QE). Право на якісну освіту є ключовим напрямком для глобальних програм FCA та в Україні.

У своїй діяльності FCA керується основними принципами гуманітарної діяльності, а також дотримується фундаментального принципу «не нашкодь». FCA працює над тим, щоб її працівники, операції та програми не завдавали шкоди дітям, вразливим дорослим та іншим особам, та дбає, щоб її власні співробітники працювали в безпечному та захищеному середовищі.

Основною метою цієї посади є виконання адміністративних завдань, пов’язаних із забезпеченням безперебійної роботи київського офісу.

Обов’язки на посаді:

• Зв’язок з постачальниками, підрядниками та логістичними компаніями щодо адміністративних поставок.
• Управління та обслуговування офісних і житлових приміщень, підготовка всіх заявок на закупівлю.
• Організація ремонту та обслуговування будь-якого обладнання та меблів у приміщеннях.
• Підготовка платежів за мобільний та стаціонарний зв’язок.
• Забезпечення належного управління та обслуговування офісних приміщень. Відповідальність за закупівлю канцелярських товарів та послуг з прибирання, туристичних послуг у Києві.
• Оновлення реєстру основних активів у тісній співпраці з ланцюгом постачання.
• Адміністрування корпоративної служби таксі Bolt
• Замовлення канцелярських товарів для офісу в Києві.
• Координація роботи місцевих офісів з адміністративних питань
• Створення стандартних операційних процедур для поліпшення реалізації адміністративних процесів.
• Координація з орендодавцями щодо оренди житла для експатів, підготовка всіх платежів
• Виконання інших завдань, доручених безпосереднім керівником.
• Розподіл вхідних запитів на корпоративну електронну пошту [відгукнутися]
• Отримання вхідних листів від Укрпошти (відвідування відділення 04070) та ведення реєстру вхідної/вихідної кореспонденції
• Організація роботи прибиральника та водія в київському офісі
• Бронювання готелів, квитків (поїзд, автобус, літак) для ділових поїздок експатів та гостей
• Координація деталей бронювання та змін з туристичним агентством

Вимоги до кандидатів:

• ОСВІТА: Вища освіта в галузі управління бізнесом/адміністрації або суміжній галузі
• МОВИ:

Українська

Англійська (бажано середній рівень)

• Досвід роботи на таких посадах:

Офісний адміністратор/помічник менеджера протягом 2 років або більше

• Хороші організаційні та комунікативні навички, висока дисципліна та відповідальність
• Хороші навички роботи з комп’ютером, особливо з таблицями Excel, формулами, Power Point та Word
• Здатність до мультизадачності
• Розуміння (на базовому рівні) процесів закупівлі
• Досвід в організації корпоративних заходів (тренінги, конференції, виїзні сесії)
• Досвід роботи з турагенствами для організації службових відряджень

Переваги співпраці з нами:

• отримання досвіду співпраці з міжнародним фондом,
• прозорі умови щодо працевлаштування (офіційне працевлаштування за строковим трудовим договором, згідно українського законодавства),
• медичне страхування для кожного співробітника та членів родини,
• зручний у розташуванні і комфортний для роботи офіс
• регулярний перегляд заробітної відповідно до змін курсу.