Офіс-менеджер

Роботодавець — Могилянська Стратегічна Агенція (МСА). Це провідний action and think tank, що слугує платформою для співпраці державних, недержавних і міжнародних гравців для впровадження трансформаційних ініціатив державних систем, економічного, соціального та гуманітарного розвитку України, зміцнення обороноздатності, реалізації національних інтересів та посилення інструментів національної сили України. Результатами роботи Агенції є розробка політик, моделей та рішень спрямованих на зміцнення національної сили та нарощування унікальної переваги України з використанням наявних стратегічних ресурсів. Ми шукаємо Офіс-менеджера, який поєднає функції адміністративної підтримки офісу, ведення документообігу та допомоги керівнику.

Основні обов’язки:

1. ⁠Адміністративна підтримка офісу:

•⁠ ⁠Забезпечення життєдіяльності офісу (канцтовари, вода, господарські товари, подарунки, квіти тощо) •⁠ ⁠Взаємодія з постачальниками послуг (інтернет, клінінг, оренда, ремонт, кейтеринг)

•⁠ ⁠Організація прийому гостей, партнерів та відвідувачів офісу

•⁠ ⁠Організація відправлення та отримання кореспонденції

•⁠ ⁠Підтримка та організація зустрічей.

2. Документообіг та діловодство:

•⁠ ⁠Організація та ведення внутрішнього й зовнішнього документообігу (реєстрація, облік, архівування)

•⁠ ⁠Підготовка офіційних листів, запитів та відповідей

•⁠ ⁠Ведення електронного архіву документів

•⁠ ⁠Супровід документів щодо співпраці з працівниками, участь у веденні кадрових процесів (графіки відпусток, оформлення тощо) спільно з бухгалтерією

•⁠ ⁠Забезпечення своєчасного підписання документів.

3. Допомога Керівнику:

•⁠ ⁠Управління календарем керівника, планування зустрічей і нарад

•⁠ ⁠Організація ділових поїздок та відряджень (квитки, проживання)

•⁠ ⁠⁠Виконання оперативних і конфіденційних доручень.

4. Події та заходи:

•⁠ ⁠Залучення до організації заходів, зустрічей та ключових подій організації.

Вимоги до кандидата:

•⁠ ⁠Вища освіта

•⁠ ⁠Досвід роботи від 2 років на адміністративних, офісних або суміжних посадах

•⁠ ⁠Відмінні навички ділового спілкування та грамотна українська мова (усно й письмово)

•⁠ ⁠Впевнене володіння MS Office

•⁠ ⁠Готовність використовувати сучасні інструменти, включно з AI

•⁠ ⁠Високий рівень самоорганізації, уважність до деталей, вміння працювати в режимі багатозадачності

•⁠ ⁠Англійська мова — Intermediate+ (здатність провести зустріч або поспілкуватися з іноземними гостями).

Ми пропонуємо:

•⁠ ⁠⁠Роботу в офісі в м. Київ (Поділ)

•⁠ ⁠⁠Повну зайнятість

•⁠ ⁠⁠Роботу в ціннісній, динамічній і професійній команді, що працює на спільний результат

•⁠ ⁠⁠Доступ до навчальних програм

kmbs ____ Lobby X — це платформа з працевлаштування та міжнародна рекрутингова агенція зі штаб-квартирою в Києві. Ми спеціалізуємося на працевлаштуванні талантів у прогресивні організації та компанії в Україні, ЄС та інших країнах світу. Допомагаємо українському державному та NGO секторах pro bono.