Communication Associate, асистент менеджера з комунікацій

1.Background

During 2024, Ukraine has faced increased mandatory evacuations due to intensified hostilities and attacks in frontline areas, putting civilians at immediate risk. According to UN OCHA Protection Cluster partners, over 500,000 people still require transportation and access to essential services, while funding for local organizations supporting evacuations continues to decrease.

Team4UA addresses these gaps through a holistic response under the EASE and ACCESS projects, ensuring safe evacuation of civilians from high-risk areas and providing essential support services and inclusive temporary accommodation in safer regions. Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022, working with UN agencies, international partners, and local actors to deliver high-impact humanitarian assistance across Ukraine.

2.Position Overview

The Communication Associate will support the communications function across ongoing projects, campaigns, and partnerships. This role focuses on implementation, coordination, and day-to-day execution of communication tasks, working closely with the Communications Manager and other teams. The Communication Associate will contribute to external visibility and outreach activities, ensuring quality, clarity, and consistency of communication materials and messaging across platforms.

3.Key Responsibilities

A. Design & Visual Communication

• Create visual materials in Figma or Adobe Illustrator following brand guidelines.
• Design layouts for social media, events, and visibility materials (posters, leaflets, brochures, infographics, banners, merch, etc.).

B. Social Media & Content

• Draft and schedule posts and stories for social media channels.
• Assist in preparing materials for events and campaigns (presentations, visuals, photo selections).

C. Communications & External Outreach

• Produce and compile materials for external communications.
• Edit and abstract project documents into articles for newsletters and the website.
• Maintain and expand media contact lists; support outreach to journalists and media outlets when needed.
• Support development of communication outputs: newsletters, articles, website content, flyers, briefing notes, short video films, etc.

D. Internal Communications & Coordination

• Organize and support internal communication workflows (content collection, approvals, archiving).
• Improve internal and external communication processes and ensure quality of communication materials.

4. Deliverables

• Visual communication materials designed and delivered according to organizational brand guidelines.
• Social media content (drafts and scheduled posts) prepared for campaigns and ongoing project activities.
• External communication products prepared (newsletter inputs, website articles, communication packages).
• Updated media contact lists and outreach support documentation (when required).
• Organized archives of approved communication products and related internal files.

5. Qualifications and Experience

Edication

• Bachelor’s degree (completed or final year) in Journalism, Political Science, International Relations, or related fields.

Experience

• Previous experience in a similar role, including managing digital communication and digital marketing channels in mission-driven or social impact projects.
• Strong awareness of current trends and developments in communications, with the ability to apply them to support outreach, engagement, and project growth.

Technical Skills

• Proficiency in design tools used for creating communication materials (Figma or Adobe).
• Familiarity with content management systems (CMS) like WordPress or similar.
• Strong writing and editing skills.

Languages

• Fluency in Ukrainian and English is required.

Competencies

• Strong communication skills and ability to collaborate effectively with team members.
• Detail-oriented, able to follow procedures and meet deadlines.
• Proactive, flexible, and creative in problem-solving.

6. Supervision and Reporting

The Communication Associate will report to the Communications Manager and will coordinate closely with project teams and relevant internal staff to ensure timely delivery of communication and visibility outputs.

7. Duration and Duty Station

• Duration: 6 months (with possibility of extension)
• Duty Station: Kyiv/Lviv (optional remote work).

1. Передумови

Протягом 2024 року в Україні зросла кількість випадків обов’язкової евакуації через посилення бойових дій та атак у прифронтових районах, що створює безпосередню загрозу для цивільного населення. За оцінками партнерів Кластера захисту UN OCHA, понад 500 000 людей і надалі потребують транспортування та доступу до базових послуг, тоді як фінансування місцевих організацій, які підтримують евакуаційні процеси, продовжує скорочуватися.

Team4UA реагує на ці потреби комплексно в межах проєктів EASE та ACCESS, забезпечуючи безпечну евакуацію цивільних із зон підвищеного ризику та надання необхідних послуг і інклюзивного тимчасового розміщення у більш безпечних регіонах. Team4UA — українська благодійна організація, заснована у березні 2022 року, яка співпрацює з агентствами ООН, міжнародними партнерами та місцевими організаціями задля надання гуманітарної допомоги з високим впливом по всій Україні.

2. Опис посади

Асистент менеджера з комунікацій забезпечуватиме підтримку комунікаційної функції організації в межах поточних проєктів, кампаній та партнерських ініціатив. Посада передбачає виконання щоденних комунікаційних задач, координацію матеріалів і підготовку контенту у тісній взаємодії з Менеджером з комунікацій та іншими командами. Роль є важливою для забезпечення зовнішньої видимості діяльності Team4UA, якісного донорського висвітлення, впізнаваності бренду та ефективної комунікації з різними аудиторіями.

3. Основні обов’язки

A. Візуальні матеріали та дизайн

• Створювати візуальні матеріали у Figma або Adobe Illustrator відповідно до бренд-стандартів організації.
• Розробляти дизайн для соціальних мереж, заходів та матеріалів видимості (постери, листівки, брошури, інфографіка, банери, мерч тощо).

B. Соціальні мережі та контент

• Готувати тексти та планувати публікації/сторіз у соціальних мережах.
• Допомагати у підготовці матеріалів до подій та кампаній (презентації, візуали, підбір фото).

C. Зовнішні комунікації та публічна видимість

• Готувати та компілювати матеріали для зовнішніх комунікацій.
• Редагувати та адаптувати проєктні документи у формат матеріалів для новинних розсилок та сайту організації.
• Підтримувати та оновлювати базу контактів медіа; за потреби сприяти взаємодії з журналістами та медіа.
• Допомагати у підготовці комунікаційних продуктів, зокрема новинних матеріалів, статей, контенту для вебсайту, флаєрів, коротких інформаційних довідок, коротких відеоматеріалів тощо.

D. Внутрішні комунікації та координація

• Організовувати та підтримувати внутрішні процеси у комунікаціях (збір контенту, погодження, архівація).
• Сприяти покращенню внутрішніх і зовнішніх комунікаційних процесів, забезпечуючи якість та узгодженість матеріалів.

4. Очікувані результати

• Підготовлені та передані візуальні матеріали відповідно до бренд-стандартів організації.
• Підготовлені тексти та заплановані публікації для соціальних мереж.
• Комунікаційні продукти для зовнішнього використання (матеріали для розсилок, статті на сайт, пакети видимості тощо).
• Оновлена база контактів медіа та супровідні матеріали для взаємодії (за потреби).
• Організований архів затверджених матеріалів та комунікаційної документації.

5. Кваліфікація та досвід

Освіта

• Вища освіта (або навчання на останніх курсах) у сфері журналістики, політології, міжнародних відносин або суміжних спеціальностей.

Досвід

• Досвід роботи на аналогічній позиції, зокрема у сфері цифрових комунікацій та digital-маркетингу (бажано у соціальних / гуманітарних проєктах).
• Розуміння сучасних трендів у сфері комунікацій та вміння застосовувати їх для підтримки охоплення, залучення аудиторії та розвитку інформаційних кампаній.

Технічні навички

• Впевнене володіння графічними інструментами (Figma або Adobe).
• Базове розуміння роботи з системами керування контентом (наприклад, WordPress або аналогічні).
• Добрі навички написання, редагування та адаптації текстів.

Мови

• Вільне володіння українською та англійською мовами обов’язкове.

Компетенції

• Аналітичні навички, комунікаційні навички та навички вирішення проблем.
• Сильні комунікаційні навички та вміння працювати в команді.
• Увага до деталей, здатність дотримуватися процедур та дедлайнів.
• Проактивність, організованість, гнучкість, креативний підхід до вирішення задач.

6. Підпорядкування та звітність

Асистент менеджера з комунікацій підпорядковується Менеджеру/ці з комунікацій та працює у координації з проєктними командами й відповідними відділами для забезпечення своєчасної підготовки комунікаційних та інформаційних матеріалів.

7. Тривалість та місце роботи

• Тривалість: 6 місяців (з можливістю продовження)
• Місце роботи: м. Київ/ м.Львів (можливий дистанційний формат роботи)