Старший діловод, адміністратор

Ми шукаємо людину, яка вміє тримати систему, порядок і процеси під контролем.

Це ключова адміністративна роль для тих, хто бачить картину цілком і не губиться в деталях.

Ми працюємо у форматі освітньої мережі: 3 ліцензовані школи (м.Київ та м.Львів) та 3 дошкільні підрозділи (м.Київ та м.Львів).

Кожна школа є окремим організаційним і документаційним середовищем із власною звітністю та внутрішніми процесами.

Умови та обовязки:

Державна звітність та взаємодія з органами

• Ведення повного циклу військового обліку на кількох підприємствах.
• Підготовка та своєчасна подача обов’язкової державної звітності.
• Опрацювання запитів від районних відділів освіти та підготовка офіційних відповідей.

Документообіг і адміністративні процеси

• Повний супровід договорів із батьками: друк, завірення, логістика між локаціями, контроль підписання, реєстрація та архівування.
• Підготовка, оформлення та реєстрація наказів закладів.
• Ведення табелів робочого часу для передачі в бухгалтерію.
• Робота з обов’язковою службовою документацією, журналами та протоколами.
• Координація роботи діловода-помічника в межах адміністративних процесів.
• Робота з документацією у тісній взаємодії з юридичним відділом компанії.

Електронні журнали та облікові системи

• Контроль електронних щоденників і журналів.
• Заповнення електронних журналів відповідно до кадрового та штатного обліку.
• Контроль коректності прив’язки вчителів, класів і навчального навантаження в електронних системах.
• Своєчасне внесення змін у разі кадрових або розкладних коригувань.

Організаційна підтримка навчального процесу

• Замовлення та логістика підручників, зошитів і методичних матеріалів.
• Розуміння структури навчального навантаження вчителів.
• Участь у формуванні та щорічному оновленні шкільних розкладів (1−2 рази на рік).
• Допомога у точкових коригуваннях розкладу протягом навчального року.

Забезпечення життєдіяльності офісу

• Контроль наявності канцтоварів і матеріалів, своєчасне поповнення запасів.
• Моніторинг справності офісної техніки, організація сервісного обслуговування.
• Підстраховка колег у періоди пікових навантажень

Вимоги:

• Високий рівень системності та уважність до деталей
• Вміння працювати з великими обсягами інформації й документів
• Досвід роботи з державними структурами та знання правил діловодства
• Впевнене володіння ПК (Excel / Google Таблиці, електронний документообіг, електронні журнали)
• Здатність швидко вирішувати організаційні та адміністративні питання
• Графік роботи: 9:00—18:00, пн-пт.
• Заробітна плата по результатах співбесіди.

Юлія — 0961131026Показати телефон