Project coordinator

Mine Action Capacity Building Project Ukraine

Position Title: Project Coordinator

Duty Station: Kyiv

Type of Appointment: Employment

Starting Salary: 88 000.00 UAH Gross

About APOPO:

APOPO is an award-winning Belgian NGO established in 1997 and currently operating in 11 countries. APOPO’s mission is to protect the people and the planet using scent detection animals. The organization trains and deploys rats and dogs in humanitarian missions such as the detection of explosives, diseases, illegal trafficking and search & rescue. APOPO currently has over 300 operational animals, most of which are working in Mine Action, which makes it the largest animal detection operator in the sector.

About APOPO in Ukraine:

APOPO aims to accelerate the reduction of suspected hazardous areas in Ukraine using its Technical Survey Dog Teams. APOPO is preparing to launch a major Capacity Building Mine Action project in Ukraine. To support this fast-moving and high-impact program, we are searching a Project Coordinator.

ABOUT THE ROLE:

The Project Coordinator will provide support to grant management, administration and monitoring, business development, communications, media and representation as directed by the Project Manager. The Program Coordinator will also play a key role regarding reporting deadlines, data compilation and overall business development strategy.

KEY RESPONSIBILITIES

1. Project Coordination & Implementation

• Coordinate daily implementation of activities.

• Ensure project activities are delivered in line with approved workplans, budgets, timelines, IMAS, and national mine action standards.

• Support operational planning in coordination with Project Manager and Project Officer MEAL

• Track progress against targets and flag risks, delays, or operational challenges.
• 2. Donor & Stakeholder Coordination
• Serve as focal point for coordination with donor offices and implementing partners

• Support preparation and follow-up of coordination meetings, field visits, and donor monitoring missions.

• Ensure effective information flow.

3. Compliance, Quality & Safety

• Ensure compliance with IMAS, national mine action authority regulations, UNDPdonor rules, and organisational SOPs.

• Ensure quality assurance, quality control, and operational safety standards are maintained.

• Support incident reporting, follow-up actions, and corrective measures where required.
• 4. Monitoring, Reporting & Documentation

• Contribute to donor narrative reports, situation updates, and internal reports.

• Ensure project documentation (plans, reports, approvals, correspondence) is complete and properly archived.
• 5. Financial & Administrative Coordination

• Review project-related procurement and logistics requests to ensure alignment with approved plans and timelines.

• Support contract management of partners and service providers as required.

6. Team Coordination & Capacity Building

• Coordinate work of project staff, consultants, and partners under the project.

• Support onboarding, task planning, and performance follow-up of project personnel.

• Promote collaboration between construction, operations, MEAL, finance and logistics team.

7. Risk Management

• Identify operational, security, and implementation risks and support mitigation measures.

• Support adaptive management by proposing adjustments based on project realities, MEAL findings, and stakeholder feedback.
• 8. General APOPO Responsibilities

• Promote APOPO’s mission, values, and reputation in all activities.

REQUIRED QUALIFICATIONS & EXPERIENCE & SKILLS

• A relevant University degree.

• Experience in Humanitarian Mine Action or the broader Humanitarian/NGO sector.

• Broad experience in proposal development, donor reporting, partner/donor relations, grant monitoring, management, information management, administration, and contract compliance.

• The ability to produce written material of a very high quality and prioritize a heavy workload to meet deadlines is essential.

• An understanding of NGOs and a commitment to humanitarian work.

• A flexible and adaptable approach to work.

• Excellent interpersonal skills with the ability to build effective relationships with a range of people.

• Ukrainian language skills.

• Fluent written and spoken English language skills.

How to apply:

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by sending a CV and Cover Letter in English to the email [відгукнутися] 19 February 2026. Applications will be reviewed on a rolling basis and the position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate.

Проєкт з розвитку потенціалу протимінної діяльності в Україні

Назва посади: Координатор проєкту

Місцезнаходження:Київ

Вид працевлаштування: Працевлаштування

Заробітна плата: 88 000,00 грн до відрахування податків

Про APOPO:

APOPO — бельгійська удостоєна нагород неурядова організація, заснована в 1997 році, яка зараз працює в 11 країнах. Місія APOPO — захистити людей і планету за допомогою тварин, що розпізнають запахи. Організація навчає та залучає щурів і собак до гуманітарних місій, таких як виявлення вибухівок, хвороб, незаконної торгівлі, пошуку та порятунку. APOPO наразі має понад 300 оперативних тварин, більшість з яких працюють у протимінній діяльності, що робить її найбільшим оператором у секторі, в якому залучаються тварини.

Про APOPOв Україні:

APOPO прагне прискорити скорочення підозрілих небезпечних зон в Україні за допомогою своїх команд технічних оглядових собак. Для підтримки цієї швидкозростаючої та високоефективної програми ми шукаємо Координатора проєкту.

ОПИС ВАКАНСІЇ:

Координатор проєкту надаватиме підтримку у сфері управління грантом, адміністрування та моніторингу проєкту, розвитку бізнесу, комунікацій, роботи зі ЗМІ та представництва.

Координатор проєкту також відіграватиме ключову роль у дотриманні строків підготовки звітності, узагальненні та аналізі даних, а також у формуванні та реалізації загальної стратегії розвитку бізнесу.

КЛЮЧОВІ ОБОВ’ЯЗКИ:

1. Координація та реалізація проєкту

• Координувати щоденну реалізацію проєктних заходів.
• Забезпечувати виконання проєктних активностей відповідно до затверджених робочих планів, бюджетів, графіків, стандартів IMAS та національних стандартів протимінної діяльності.
• Підтримувати операційне планування у координації з Керівником проєкту та Фахівцем проєкту з моніторингу, оцінки, підзвітності та навчання (MEAL).
• Відстежувати прогрес у досягненні запланованих показників та своєчасно повідомляти про ризики, затримки або операційні виклики.

2. Координація з донорами та зацікавленими сторонами

• Виконувати функції контактної особи для координації з донорськими офісами та партнерами-виконавцями.
• Підтримувати підготовку та подальший супровід координаційних зустрічей, польових візитів та місій донорського моніторингу.
• Забезпечувати ефективний обмін інформацією між усіма залученими сторонами.

3. Дотримання вимог, якість та безпека

• Забезпечувати дотримання стандартів IMAS, вимог національного органу з протимінної діяльності, правил донорів та внутрішніх стандартних операційних процедур організації.
• Забезпечувати підтримання стандартів забезпечення якості, контролю якості та операційної безпеки.
• Підтримувати процеси звітування щодо інцидентів, подальших дій та коригувальних заходів за необхідності.

4. Моніторинг, звітність та документація

• Координувати роботу з Фахівцем проєкту MEAL для забезпечення своєчасного та точного збору даних і звітності.
• Брати участь у підготовці донорських наративних звітів, ситуаційних оновлень та внутрішніх звітів.
• Забезпечувати повноту проєктної документації (плани, звіти, погодження, кореспонденція) та її належне архівування.

5. Фінансова та адміністративна координація

• Підтримувати моніторинг бюджету, відстеження витрат та фінансове прогнозування у координації з фінансовою командою.
• Перевіряти запити, пов’язані з закупівлями та логістикою, з метою забезпечення їх відповідності затвердженим планам і строкам реалізації.
• Підтримувати управління контрактами з партнерами та постачальниками послуг у разі потреби.

6. Координація команди та нарощування спроможності

• Координувати роботу проєктного персоналу, консультантів та партнерів, залучених до реалізації проєкту.
• Підтримувати процеси адаптації (onboarding), планування завдань та оцінки виконання персоналу проєкту.
• Сприяти ефективній співпраці між командами будівництва, операцій, MEAL, фінансів та логістики.

7. Управління ризиками

• Виявляти операційні, безпекові та ризики реалізації проєкту та сприяти впровадженню заходів з їх мінімізації.
• Підтримувати адаптивне управління проєктом шляхом пропозиції коригувань з урахуванням реалій впровадження, результатів MEAL та зворотного зв’язку від зацікавлених сторін.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТА:

• Вища освіта за відповідним напрямом.
• Досвід роботи у сфері гуманітарного розмінування або в ширшому гуманітарному / неурядовому секторі.
• Широкий досвід у розробці проєктних пропозицій, донорській звітності, роботі з партнерами та донорами, моніторингу грантів, управлінні, управлінні інформацією, адмініструванні та дотриманні контрактних зобов’язань.
• Здатність готувати письмові матеріали високої якості та ефективно пріоритизувати значний обсяг завдань для дотримання дедлайнів.
• Розуміння принципів роботи неурядових організацій та відданість гуманітарній діяльності.
• Гнучкий та адаптивний підхід до роботи.
• Відмінні міжособистісні навички та здатність вибудовувати ефективні робочі відносини з різними стейкхолдерами.
• Володіння українською мовою.
• Вільне письмове та усне володіння англійською мовою.

Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист англійською на електронну адресу [відгукнутися]до 19 лютого 2026 року. Заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.