HR, Staff Mobility Manager

Mine Action Capacity Building Project Ukraine

Position Title: HR & Staff Mobility Manager, APOPO Dogs

Duty Station: Kyiv

Type of Appointment: Full time

Starting Salary: starting from 124 000.00 UAH Gross

About APOPO:

APOPO is an award-winning Belgian NGO established in 1997 and currently operating in 11 countries. APOPO’s mission is to protect the people and the planet using scent detection animals. The organization trains and deploys rats and dogs in humanitarian missions such as the detection of explosives, diseases, illegal trafficking and search & rescue. APOPO currently has over 300 operational animals, most of which are working in Mine Action, which makes it the largest animal detection operator in the sector.

About APOPO in Ukraine:

APOPO is preparing to launch a major Capacity Building Mine Action project in Ukraine. To support this fast-moving and high-impact program, we are searching a HR & Staff Mobility Manager to work for APOPO Dogs and Mine Action Capacity Building Project Ukraine.

ABOUT THE ROLE:

The HR & Staff Mobility Manager is responsible for managing human resources functions and international staff mobility for APOPO’s Global Dogs Program. The role supports specific capacity building initiatives in Ukraine, provides HR management for internationally deployed dog handlers, trainers, and support staff across multiple projects and countries, and coordinates staff travel and deployments between Ukraine, APOPO’s Training Center in Cambodia, and other operational locations.

The position requires strong knowledge of Ukrainian labor law and HR reporting requirements, as well as proven experience working with international NGOs in Ukraine.

KEY RESPONSIBILITIES

1. Management of International Dog Staff

• Provide HR management and coordination for internationally deployed dog handlers, trainers, and support staff linked to Ukraine operations

• Manage contracts, deployments, rotations, leave, and entitlements for international personnel

• Act as the primary HR focal point for international staff issues, welfare, and performance coordination

• Ensure alignment between operations and APOPO’s global HR policies

2. Ukraine Capacity Building Project Support

• Provide HR support to the Ukraine-based Capacity Building Project, including workforce planning and staff development within the project team.

• Ensure full compliance with Ukrainian labor law, HR reporting requirements, and statutory obligations

• Contribute to strengthening local HR systems, procedures, and compliance frameworks

• Support staff welfare, safeguarding, and duty-of-care processes

3. Staff Mobility & Travel Coordination

• Assist the Head of Support Services to coordinate staff travel, rotations, and temporary assignments between Ukraine and APOPO’s Training Center in Cambodia and other operational locations.

• Support visa, work permit, residency, insurance, medical clearance, and travel documentation processes.

• Work closely with logistics, finance, and operations teams to ensure safe and compliant staff movements.

• Track staff deployment schedules and maintain accurate mobility records

4. HR Administration, Compliance & Reporting

• Ensure consistent application of APOPO HR policies, Code of Conduct, and safeguarding standards

• Support payroll coordination with finance teams and external service providers, as applicable

• Contribute to internal and donor reporting related to staffing, HR compliance, and capacity building

• Support audits, internal reviews, and compliance checks related to HR and staff mobility
• 5. General APOPO Responsibilities
• Adhere to APOPO’s Code of Ethics and Professional Conduct.

• Promote APOPO’s mission, values, and reputation in all activities.

Required Qualifications & Experience

• Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, Law, or a related field

• Minimum 5−7 years of progressive HR experience, including HR management responsibilities

• Demonstrated familiarity with Ukrainian labor law, HR reporting rules, and statutory compliance requirements

• Proven experience working with international NGOs in Ukraine

• Experience supporting internationally mobile staff, deployments, or multi-country operations

• Strong understanding of HR best practices in humanitarian or development contexts

Skills & Competencies

• Strong knowledge of HR policies, employment legislation, and compliance frameworks

• Excellent organizational and coordination skills, particularly for staff mobility and travel

• Ability to manage confidential and sensitive information with discretion

• Strong interpersonal and communication skills, with cultural sensitivity

• Ability to work independently and manage competing priorities in a dynamic environment

• Excellent written and spoken English and Ukrainian; additional languages are an asset

Desirable Experience

• Experience working in conflict-affected or emergency response settings

• Familiarity with donor-funded capacity building projects

• Previous experience coordinating staff mobility between multiple locations

How to apply:

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by sending a CV and Cover Letter in English to the email [відгукнутися] 19 February 2026. Applications will be reviewed on a rolling basis and the position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate.

Проєкт з розвитку потенціалу протимінної діяльності в Україні

Назва посади: Менеджер з управління персоналом та мобільності персоналу

Місцезнаходження:Київ

Вид працевлаштування: Працевлаштування

Заробітна плата: від 124 000,00грн до відрахування податків

Про APOPO:

APOPO — бельгійська удостоєна нагород неурядова організація, заснована в 1997 році, яка зараз працює в 11 країнах. Місія APOPO — захистити людей і планету за допомогою тварин, що розпізнають запахи.

Про APOPOв Україні:

APOPO прагне прискорити скорочення підозрілих небезпечних зон в Україні за допомогою своїх команд технічних оглядових собак. Для підтримки цієї швидкозростаючої та високоефективної програми ми шукаємо менеджера з управління персоналом та мобільності персоналу.

ОПИС ВАКАНСІЇ:

Менеджер з управління персоналом та мобільності персоналу відповідає за управління функціями з управління людськими ресурсами та міжнародною мобільністю персоналу в межах Глобальної програми собак APOPO. Посада забезпечує підтримку окремих ініціатив із нарощування спроможності в Україні, здійснює HR-супровід міжнародно залучених кінологів, тренерів та допоміжного персоналу, які працюють у кількох проєктах і країнах, а також координує переміщення та відрядження персоналу між Україною, Тренувальним центром APOPO в Камбоджі та іншими операційними локаціями.

Посада вимагає ґрунтовних знань трудового законодавства Українита вимог до HR-звітності, а також підтвердженого досвіду роботи з міжнародними неурядовими організаціями в Україні.

КЛЮЧОВІ ОБОВ’ЯЗКИ:

1. Управління міжнародним персоналом (команди хендлерів)

• Забезпечення HR-управління та координації для міжнародно залучених хендлерів, тренерів і допоміжного персоналу, залучених до операцій в Україні.
• Управління контрактами, розгортанням, ротаціями, відпустками та компенсаціями/пільгами для міжнародного персоналу.
• Забезпечення узгодженості між операційною діяльністю та глобальними HR-політиками APOPO.

2. Підтримка проєкту з нарощування спроможності в Україні

• Забезпечення повної відповідності трудовому законодавству України, вимогам HR-звітності та обов’язковим нормативним вимогам.
• Сприяння зміцненню локальних HR-систем, процедур і механізмів дотримання вимог законодавства.
• Підтримка добробуту персоналу, процесів захисту та виконання обов’язку турботи про персонал.

3. Мобільність персоналу та координація поїздок

• Надання підтримки Керівнику служби підтримки у координації поїздок, ротацій та тимчасових відряджень персоналу між Україною, Тренувальним центром APOPO в Камбоджі та іншими операційними локаціями.
• Підтримка процесів оформлення віз, дозволів на роботу, посвідок на проживання, страхування, медичних допусків та іншої необхідної подорожньої документації.
• 4. HR-адміністрування, відповідність та звітність

• Забезпечення послідовного застосування HR-політик APOPO, Кодексу поведінки та стандартів захисту персоналу.
• Підтримка координації процесів нарахування заробітної плати.
• Участь у підготовці внутрішньої та донорської звітності, пов’язаної з персоналом, HR-відповідністю та нарощуванням спроможності.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТА:

ВИМОГИ ДО КВАЛІФІКАЦІЇ ТА ДОСВІДУ

• Ступінь бакалавра у сфері управління персоналом, бізнес-адміністрування, права або суміжній галузі.
• Мінімум 5−7 років прогресивного досвіду у сфері HR, включно з управлінськими HR-функціями.
• Підтверджені знання трудового законодавства України, правил HR-звітності та обов’язкових нормативних вимог.
• Доведений досвід роботи з міжнародними неурядовими організаціями в Україні.
• Досвід підтримки міжнародно мобільного персоналу, розгортань або багатокраїнних операцій.

НАВИЧКИ ТА КОМПЕТЕНЦІЇ

• Ґрунтовні знання HR-політик, трудового законодавства та систем забезпечення відповідності.
• Відмінні організаційні та координаційні навички, зокрема у сфері мобільності персоналу та організації поїздок.
• Здатність працювати з конфіденційною та чутливою інформацією з дотриманням принципів конфіденційності.
• Сильні міжособистісні та комунікаційні навички з урахуванням міжкультурної чутливості.
• Здатність працювати автономно та ефективно керувати кількома пріоритетами в динамічному середовищі.
• Вільне володіння письмовою та усною англійською та українською мовами; знання інших мов є перевагою.

БАЖАНИЙ ДОСВІД

• Знайомство з донорськими проєктами з нарощування спроможності.
• Попередній досвід координації мобільності персоналу між кількома локаціями.

Як подати заявку:

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист англійською на електронну адресу [відгукнутися]до 19 лютого 2026 року. Заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.