Асистент керівника та офіс-менеджер

Sferium — міжнародна логістична компанія, що поєднує ЄС, Україну, Азію та США. Ми спеціалізуємося на імпорті/експорті, митному оформленні та складських рішеннях. Працюємо швидко, відповідально й допомагаємо бізнесам зростати без кордонів.

Ми масштабуємо внутрішні процеси та шукаємо асистента керівника та офіс-менеджера, який стане правою рукою керівника та архітектором внутрішнього порядку.

Ми шукаємо людину з аналітичним складом мислення, яка здатна не просто виконувати доручення, а описувати бізнес-процеси, впроваджувати їх у роботу команди та контролювати результат.

Функціональні обов’язки

1. Операційна підтримка та контроль (права рука керівника):

• Планування графіка керівника, організація зустрічей і дзвінків.
• Аналіз вхідної інформації: підготовка стислих зведень і структурованих звітів.
• Виконання прямих доручень керівництва та виїзди по Києву для вирішення організаційних питань.
• Робота з бізнес-процесами: опис нових процесів, створення інструкцій і регламентів, інтеграція їх у роботу команди та контроль дотримання співробітниками.

2. Адміністрування офісу, процесів та даних:

• Забезпечення життєдіяльності офісу (закупівлі, взаємодія з сервісними службами, супровід гостей).
• Ведення та контроль робочих таблиць (Google Sheets / Excel): перевірка логіки, актуалізація статусів і контроль дедлайнів відповідальних осіб.
• Систематизація цифрового простору (структура папок, права доступу, актуальність шаблонів документів).
• Координація внутрішніх календарів (події, відпустки, заходи).

3. Адміністративний маркетинг і рекрутинг:

• Розміщення вакансій, комунікація з підтримкою джоб-порталів та CRM (Hurma).
• Технічний постинг контенту (SMM) та збір первинної інформації за запитом.

Вимоги до кандидата

• Досвід роботи асистентом, офіс-менеджером або адміністратором — від 2 років.
• Системне мислення: вміння розкласти складне завдання на етапи та описати його як зрозумілий бізнес-процес.
• Впевнений рівень Google Sheets / Excel (робота з таблицями, фільтрами, зведеними даними).
• Навичка контролю: ви вмієте вимагати результат від колег у межах своїх повноважень.
• Готовність до мобільності містом.

Буде сильним плюсом

Перевагою буде наявність навичок та досвіду у SMM, зокрема:

• вміння створювати SMM-стратегію;
• формувати контент-план на місяць;
• швидко та якісно генерувати візуали/креативи для Instagram;
• писати цікаві й сильні тексти для постів.

Кандидати з таким досвідом отримають пріоритет під час розгляду.

Що ми пропонуємо

• Розвиток: навчання та професійні тренінги, які повністю оплачує компанія.
• Офіс: престижний простір у IQ Business Center (центр Києва — Печерськ).
• Техніка: робочий MacBook та iPhone від компанії.
• Графік: Пн-Пт, 09:00—18:00.
• Умови: офіційне працевлаштування та стабільність.
• Бонуси: Monday-круасан, Friday-піца, безкоштовна кава ☕
• Team building: корпоративні подорожі за кордон (Італія, Нідерланди, Австрія та ін.).

📩 Зацікавила вакансія? Залишайте відгук — ми зв’яжемося з вами та обговоримо деталі.