Офіс-менеджер

Огляд посади

Офіс-менеджер відповідає за забезпечення безперебійної щоденної роботи офісу. Ця посада поєднує в собі адміністративне управління, координацію роботи об'єктів, відносини з постачальниками та підтримку керівництва і співробітників. Офіс-менеджер виступає ключовою контактною особою для внутрішніх команд і зовнішніх партнерів, допомагаючи створити організоване, ефективне і позитивне робоче середовище.

Основні обов’язки

Офісна та оперативна підтримка

• Контролювати щоденну роботу офісу та забезпечувати добре організоване, безпечне та функціональне робоче місце
• Управляти офісними матеріалами, обладнанням та запасами; розміщувати замовлення за потреби
• Координувати технічне обслуговування, ремонт та послуги з обслуговування приміщень
• Підтримувати зв’язок з адміністрацією будівлі та постачальниками послуг
• Управляти календарями, конференц-залами та графіками роботи офісу
• Організація внутрішніх зустрічей, корпоративних заходів та командних активностей
• Дотримання офіційних політик, процедур та документації
• Підтримка процесів адаптації та звільнення співробітників у координації з відділом кадрів та ІТ (облаштування робочого місця, доступ, обладнання)
• Управління відносинами з постачальниками (прибирання, комунальні послуги, кейтеринг, кур'єри тощо)
• Відстеження витрат, пов’язаних з офісом, та підтримка планування бюджету
• Підтримка закупівель товарів та послуг, пов’язаних з офісом
• Обробка рахунків-фактур та координація з фінансовим/бухгалтерським відділом

Підтримка співробітників та комунікація

• Підтримка ініціатив щодо покращення досвіду співробітників та офісної культури

• Забезпечення дотримання місцевих офісних норм та стандартів охорони здоров’я та безпеки
• Підтримка процедур дій у надзвичайних ситуаціях та протоколів безпеки офісу у координації з менеджером з безпеки
• Допомога керівництву у виконанні спеціальних адміністративних завдань

Підтримка координації поїздок

• Підтримка організації внутрішніх та міжнародних ділових поїздок для співробітників у тісній координації з координатором поїздок
• Допомога співробітникам із запитами та змінами, пов’язаними з поїздками
• Резервне зв’язок із зовнішніми постачальниками послуг щодо запитів на поїздки

Підтримка координації автопарку

• Надання адміністративної підтримки для операцій автопарку компанії (служебні автомобілі, орендовані транспортні засоби або транспортні послуги)
• Координація призначення, передачі та повернення транспортних засобів
• Відстеження документації на транспортні засоби, страхування, реєстрації та вимог до дотримання вимог
• Взаємодія з лізинговими компаніями, постачальниками послуг та страховими партнерами

Необхідні кваліфікації

• Підтверджений досвід роботи офіс-менеджером, адміністративним менеджером або на аналогічній посаді
• Сильні організаторські здібності та навички багатозадачності
• Відмінні письмові та усні комунікативні навички
• Володіння офісним програмним забезпеченням (Google Workspace / Microsoft Office, календарі, інструменти для співпраці)
• Здатність працювати самостійно та проактивно вирішувати проблеми
• Вільне володіння англійською мовою

Бажані кваліфікації

• Досвід роботи в швидкозростаюча або компанія
• Базові знання фінансів, закупівель та основних операційних процесів
• Досвід управління бюджетами та постачальниками

Ключові компетенції

• Висока організованість та уважність до деталей
• Сильні навички міжособистісного спілкування та побудови стосунків
• Дискретність та конфіденційність
• Навички вирішення проблем
• Здатність розставляти пріоритети та адаптуватися до змінних потреб

Що ми пропонуємо

• Конкурентна заробітна плата та пільги
• Підтримуюче та спільне робоче середовище
• Можливості для зростання та професійного розвитку
• Посада, що має реальний вплив на культуру та діяльність компанії

Role Overview

The Office Manager is responsible for ensuring the smooth day-to-day operation of the office. This role combines administrative management, facilities coordination, vendor relations, and support for leadership and employees. The Office Manager acts as a key point of contact for internal teams and external partners, helping create an organized, efficient, and positive workplace environment.

Key Responsibilities

Office & Operational Support

• Oversee daily office operations and ensure a well-organized, safe, and functional workplace
• Manage office supplies, equipment, and inventory; place orders as needed
• Coordinate office maintenance, repairs, and facility services
• Liaise with building management, and service providers

• Manage calendars, meeting rooms, and office schedules
• Organize internal meetings, company events, and team activities
• Maintain office policies, procedures, and documentation
• Support onboarding and offboarding processes in coordination with HR and IT (workspace setup, access, equipment)

• Manage relationships with vendors (cleaning, utilities providers, catering, couriers, etc.)
• Track office-related expenses and support budget planning
• Support procurement of office-related goods and services
• Process invoices and coordinate with finance/accounting team

Employee Support & Communication

• Serve as the first point of contact for office-related inquiries, including parking requests
• Support employee experience initiatives and office culture

• Ensure compliance with local office regulations and health & safety standards
• Maintain emergency procedures and office security protocols in coordination with security Manager
• Assist leadership with ad hoc administrative tasks

Travel Coordination Support

• Support arrangement of domestic and international business travel for employees in close coordination with Travel Coordinator

• Assist employees with travel-related inquiries and changes
• Backup communication with external vendors, service providers on travel requests

Fleet coordination Support

• Provide administrative support for company fleet operations (company cars, leased vehicles, or transportation services)
• Coordinate vehicle assignments, handovers, and returns
• Track vehicle documentation, insurance, registrations, and compliance requirements
• Liaise with leasing companies, service providers, and insurance partners

Required Qualifications

• Proven experience as an Office Manager, Administrative Manager, or similar role
• Strong organizational and multitasking skills
• Excellent written and verbal communication skills
• Proficiency with office software (Google Workspace / Microsoft Office, calendars, collaboration tools)
• Ability to work independently and proactively solve problems

Preferred Qualifications

• Experience in a fast-paced or growing company
• Basic knowledge of finance, procurement and basic operations processes
• Experience managing budgets and vendors
• Fluency in English

Key Competencies

• Highly organized and detail-oriented
• Strong interpersonal and relationship-building skills
• Discretion and confidentiality
• Problem-solving mindset
• Ability to prioritize and adapt to changing needs

What We Offer

• Competitive salary and benefits
• Supportive and collaborative work environment
• Opportunities for growth and professional development
• A role with real impact on company culture and operations