Помічник, помічниця проєктного менеджера

Zagoriy Foundation — лабораторія соціальних проєктів, ініційованих або підтриманих сім'єю Гліба та Катерини Загоріїв.

Наша місія: уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України. З 2015 року ми працюємо з темами культури, традицій, благодійності, формуємо простори для спільнот і підтримуємо трансформаційні ініціативи.

Сайт | Instagram | Facebook

Гальт — це мілітарний простір для своїх, який створений за підтримки Zagoriy Foundation у 2023 році.

Instagram | Facebook | Linkedin

Команда вірить, що важливо знайти своїх — однодумців. Тому простір гуртує військових, ветеранів, цивільних і всіх небайдужих, хто хоче долучитись до мілітарної культури, щоб розвивати та підтримувати українське військо

Назва ролі: Операційний менеджер / менеджерка

Підпорядкування: Керівнику проєкту «Гальт».

Причина відкриття ролі: Розширення проєкту, зростання кількості продуктів, партнерств і операційних процесів.

Вплив на місію компанії: Операційна функція забезпечує можливість створювати та реалізовувати заплановані ідеї й стратегії. Без сталого розвитку проєкту та щоденної операційної підтримки жодна команда не зможе бути ефективною.

Ця роль гарантує надійну й стабільну роботу мілітарного проєкту «Гальт» — як самого простору, так і його розвитку як бренду. Вона охоплює роботу з цивільно-військовим партнерством, військово-патріотичним вихованням молоді, мілітаризацією суспільства, навчальними курсами та спільними подіями з підрозділами. Крім того, операційна функція надважлива для масштабуванню «Гальту», дозволяючи зростати системно, зі збереженням фокусу та мінімізацією фінансових і юридичних ризиків. Операційний менеджер створює умови для максимального розкриття та розвитку цінностей проєкту.

Місія ролі: Побудувати й утримувати передбачувану операційну систему проєкту Гальт, яка знімає щоденне операційне навантаження з керівника, забезпечує стабільну реалізацію всіх продуктів і подій без «пожеж» та створює основу для масштабування простору без втрати якості, контролю й довіри.

Операційний менеджер / менеджерка відповідає за організацію та координацію ключових операційних процесів проєкту: документообіг, логістику, взаємодію з підрядниками, фінансовий супровід і внутрішні процеси команди. Роль спрямована на забезпечення злагодженої, своєчасної роботи без перевантаження команди.

Основні сфери відповідальності

Операційний супровід

• Організація та підтримка щоденних операційних процесів проєкту

• Ведення та актуалізація операційних планів проєкту (місяць / тиждень) та графіку простору

• Контроль виконання задач, дедлайнів і процесів

• Операційна реалізація продуктів Гальту

• Контроль операційних задач по простору від адміністраторів (оплати комунальних, стан простору)

Документообіг та фінансовий супровід

• Підготовка та супровід договорів, рахунків, актів разом з фінансовим відділом

• Ведення внутрішньої звітності проєкту

• Контроль оплат, витрат і відповідності бюджету

Робота з підрядниками

• Операційна комунікація з друкарнями, дизайнерами, технічними службами, логістичними партнерами, спікерами, експертами

• Контроль якості послуг і дотримання домовленостей

• Організація процесів закупівель і логістики (доставка, монтаж, зберігання)

Координація внутрішніх процесів

• Аналіз клієнтського шляху та план впровадження ключових продуктів простору — CRM, NPS, системи бронювання простору.

• Забезпечення ефективної взаємодії між командою проєкту, фондом та зовнішніми партнерами

• Збір, систематизація та збереження інформації по проєкту

• Виявлення операційних «вузьких місць» і ініціювання покращень процесів

Ключові компетенції

1. Операційне мислення через систему, а не задачі

• здатність будувати процеси, які працюють без постійної ручної участі;
• мислення категоріями «вузьке місце → рішення → стандарт».

2. Здатність брати повну операційну відповідальність

• не ескалує дрібні рішення керівнику;
• самостійно закриває операційні ризики;
• діє як owner, а не виконавець.

3. Стійкість і ясність у хаотичному середовищі

• здатність працювати з невизначеністю, зовнішніми затримками, військовим контекстом;
• не розпадається під тиском дедлайнів і змін.

4. Доросла операційна комунікація

• чітко формулює очікування, ТЗ, дедлайни;
• не «пом'якшує» проблеми;
• тримає рамку з підрядниками, командою, партнерами.

5. Орієнтація на передбачуваний результат

• цінує стабільність і повторюваність більше, ніж героїчні ривки;
• будує так, щоб «це працювало завтра без мене».

Функціональні (Hard skills)

• Практичний досвід операційного або проєктного менеджменту в середовищі з кількома паралельними процесами

• Робота з договорами, рахунками, актами, контроль оплат і бюджетних лімітів

• Досвід взаємодії з фінансовими та юридичними функціями

• Використання трекерів задач і фінансових систем обліку

• Організація роботи з підрядниками: ТЗ, строки, контроль якості виконання

Поведінкові (Soft skills)

• Здатність працювати з високим навантаженням без втрати структури й пріоритетів

• Уміння чітко фіксувати домовленості та доводити їх до виконання

• Спокійна робота з напругою, конфліктами та невизначеністю

• Дисципліна в роботі з дедлайнами, статусами й оновленням інформації

• Готовність приймати рішення в межах своєї відповідальності без постійного підтвердження

Буде перевагою

• Досвід роботи в мілітарних або громадських проєктах

• Розуміння специфіки мілітарного контексту

• Досвід роботи в організаціях з багаторівневими процесами

• Досвід впровадження або використання інструментів автоматизації

Outcomes (12 місяців):

1. Операційна автономністьКерівник проєкту залучений у ≤20% операційних рішень.
2. Фінансова дисципліна100% договорів і платежів проведені вчасно; відхилення бюджету ≤5%.
3. Передбачувана операційна діяльність просторуКалендар простору ведеться без збоїв; ≥90% подій реалізовані за планом.
4. Стабільна реалізація продуктів і подій95% ініціатив на рік реалізовані повним операційним циклом без «пожеж».
5. Система підрядниківСформована база + стандарти роботи; ≥80% підрядників позитивно оцінюють взаємодію.
6. Операційні системи запущеніCRM / бронювання / NPS впроваджені разом з IT департаментом і використовуються командою.
7. Операційна прозорість≥90% задач мають власників, дедлайн і актуальний статус.

Умови роботи

• Графік роботи: повна зайнятість, пн-пт

• Локація: Київ (офіс), вул. Князів Острозьких 32/2 та мілітарний простір Гальт (м. Золоті Ворота)

• Гідну систему бенефітів: прозорий пакет корпоративних програм підтримки

• Можливість розвитку: участь у внутрішніх тренінгах та оплачуване навчання

• Командна підтримка: середовище, де цінують ініціативу та ідеї

• Реальний вплив: можливість долучитись до мілітарної реальності, яка відбувається зараз та бути небайдужим.

Процес відбору

Ми застосовуємо A-метод — структуровану й чесну систему, яка допомагає знайти найкращу відповідність між завданням, командою та кандидатом.

Процес включає:

1. Подання заявки: Надішліть резюме та мотиваційний лист із описом вашої відповідності вимогам.

2. Оцінка резюме: Ми уважно розглянемо ваші документи та визначимо, чи є початкове відповідність до нашого профілю.

3. HR-співбесіда (ScreeningInterview): Онлайн-зустріч для обговорення вашої мотивації, очікувань, робочого стилю та базового фітнесу до культури.

4. Тестове завдання: Невелике практичне завдання, яке дозволяє побачити ваш підхід, логіку мислення та стиль комунікації.

5. ReferenceCheck: Ми з вашого дозволу зв’язуємось із 2−3 людьми, з якими ви працювали, щоб отримати додатковий погляд на ваш стиль роботи.

6. Фінальна зустріч: Офлайн-зустріч з керівником для узгодження очікувань, питань та остаточного взаємного рішення.

7. Офер: Після фінального узгодження ми оперативно повідомимо вам рішення і, за позитивного результату, — зробимо пропозицію про співпрацю.

Тож, якщо ти «свій»/«своя» — чекаємо на твоє CV!

Веб-сайт компанії: https://zagoriy.foundation/

Посилання на соціальні мережі компанії:

Instagram team https://www.instagram.com/zagoriyfoundation.team/

Instagram https://www.instagram.com/zagoriy.foundation/

LinkedIn https://www.linkedin.com/company/zagoriy-foundation/

Facebook https://www.facebook.com/zagoriyfoundation/