Office Manager (Operations, Administration)

Потенційні обов’язки включатимуть кілька сфер:

1. Адміністрування документообігу та підтримка ФОП

• Управління договорами: Підготовка договорів, актів наданих послуг та додаткових угод у встановлені терміни.
• Цифровий документообіг: Організація процесу підписання документів у системі «Вчасно» та координація з головним бухгалтером.
• Звірка даних: Робота з обліковими системами (1С) для верифікації переліку послуг та дат перед підготовкою документів.

2. Організація корпоративних подій та комунікації

• Event-менеджмент: Повний цикл організації внутрішніх тімбілдингів, тренінгів та оффсайтів — від планування формату з директором до вибору локацій та закупівель.
• Управління бюджетом подій: Робота з постачальниками, отримання рахунків та погодження витрат із фінансовим департаментом.
• Комунікації: Підготовка та розсилка анонсів, запрошень та підсумкових постів з дотриманням tone-of-voice компанії.
• Логістичний контроль: Координація доставки, взаємодія з підрядниками та збір фідбеку від команди щодо проведених заходів.

3. Корпоративна культура та Employee Experience

• Welcome & Recognition: Моніторинг дат народжень команди, підготовка привітань та формування Welcome packs для нових колег.
• Логістика подарунків: Організація вручення або відправлення подарунків через поштові сервіси, контроль термінів та точності даних у базі.

4. Операційне управління офісом

• Взаємодія з коворкінгом: Контроль таблиць доступу до офісного простору, вирішення нагальних питань з адміністрацією локації та моніторинг лімітів на додаткові послуги (друк тощо).
• Логістичні сервіси: Управління відправленнями, створення ТТН та ведення обліку відправлень.
• Фінансове кодування: Розподіл витрат на логістику та офісні сервіси за кодами підрозділів для фінансової звітності.
• Travel Management: Розрахунок добових згідно з політикою компанії

5. Робота в Jira та HR-адміністрування

• Опрацювання тікетів: Управління заявками на зміну формату працевлаштування, прийняття на роботу або звільнення співробітників у системі Jira.
• Крос-функціональна взаємодія: Оперативна передача даних адмін-команді, ІТ-відділу та пейрол-менеджерам щодо змін у складі команди.

Вимоги до кандидатів:

• Вища освіта (бажано у сфері менеджменту, економіки, фінансів, адміністративного управління або суміжних напрямках).
• Вільне володіння українською та англійською мовами (усна та письмова комунікація), здатність готувати ділову документацію та внутрішні комунікації обома мовами.
• Розуміння фінансових процесів та інструментів, досвід роботи з обліковими системами (зокрема 1С), навички перевірки даних, розподілу витрат та базового бюджетного контролю.
• Досвід адміністративної, операційної або HR-підтримки, включаючи документообіг, координацію підрядників, організацію заходів та крос-функціональну взаємодію з різними департаментами.
• Відмінні особисті якості: високий рівень відповідальності, системність мислення, уважність до деталей, проактивність, розвинені комунікаційні навички, емоційний інтелект та здатність працювати в умовах багатозадачності.

Ми пропонуємо:

• Професійний розвиток — ми підтримуємо ваше кар'єрне зростання, проводимо щорічний перегляд результатів роботи та рівня компенсації, щоб ваш внесок визнавався та винагороджувався.
• Гнучкий графік роботи — можливість самостійно планувати свій робочий день із урахуванням балансу між роботою та особистим життям.
• Культура та єдність команди — від різдвяних святкувань і літніх заходів до спонтанних свят, щомісячних сніданків чи командних обідів — ми разом відзначаємо досягнення, великі й маленькі.
• Програма подарунків — welcome-бокси для нових колег, приємні сюрпризи до дня народження та святкові подарунки, щоб кожна особлива подія була відзначена.
• Безперервне навчання — тренінги за участі експертів та бюджет на професійний розвиток, адже ваше зростання є нашим пріоритетом.