Conference and Events Operations Specialist

Всім привіт)

Сollaborator — маркетплейс із купівлі реклами.

Шукаємо Conference and Events Operations Specialist, який візьме на себе повний цикл підготовки та організації нашої присутності на міжнародних конференціях — від пошуку підрядчиків до успішної участі команди на івенті.

Ваші основні завдання:

Операційна підготовка до конференцій:

• Пошук локальних підрядчиків у різних країнах для виробництва рекламних матеріалів (широкоформатна печать ролапів, стендів, брендований мерч)

• Комунікація з підрядчиками: узгодження умов, з’ясування технічних вимог, отримання зразків

• Координація між постачальниками та внутрішньою бухгалтерією

• Ведення документообігу та менеджмент фінансових операцій (договори, рахунки, акти, оплати)

• Контроль виробництва мерчу та якості продукції

• Організація логістики та доставки матеріалів

Робота з організаторами конференцій:

• Побудова та підтримка відносин з організаторами конференцій

• Переговори: вибивання кращих цін, умов, додаткових переваг (кращі пакети, додаткові квитки, prime locations для стендів)

• Постійний ресерч нових заходів (онлайн та офлайн)

• Створення та ведення календаря релевантних івентів

• Оцінка потенціалу конференцій для участі

Участь у конференціях та підтримка команди:

• Регулярні поїздки на конференції (бажано особиста присутність на всіх ключових івентах)

• Базове розуміння продукту Collaborator для участі в активностях на стендах

• Організація комфорту команди: бронювання житла, координація трансферів, вирішення логістичних питань

• Аналіз результатів участі в конференціях разом з командою

Ведення документації та LinkedIn:

• Систематизація всіх даних по заходах у структурованому форматі

• Ведення бази контактів організаторів з історією комунікації

• Документування умов співпраці, відповідальних осіб, особливостей кожного івенту

• Активне ведення LinkedIn для нетворкінгу та побудови відносин

Вимоги:

Обов’язкові:

• Розмовна англійська B2 і вище

• Досвід операційного менеджера: продакшн, логістика або закупівлі (мінімум 2 роки)

• Впевнене володіння Google Sheets та Google Docs

• Виняткова мультизадачність та вміння працювати з дедлайнами

• Висока самоорганізація: робота з великим обсягом даних та деталей одночасно

• Увага до деталей та вміння передбачати можливі проблеми

• Готовність до регулярних поїздок, включаючи Азію

• Дисципліна та нетерпимість до невиконання зобов’язань

Бажано:

• Наявність актуальних віз або можливість їх швидкого оформлення

• Розуміння логістики та економіки івентів

• Досвід роботи з міжнародними постачальниками

• Навички переговорів та торгів

Особисті якості:

• Відмінні комунікативні навички та вміння залишати позитивне враження

• Чудове почуття гумору та відкритість

• Стресостійкість та вміння знаходити рішення в нестандартних ситуаціях

• Вміння зберігати спокій, коли щось йде не за планом

• Проактивність та готовність брати відповідальність

Ми пропонуємо:

• Роботу в продуктовій компанії з міжнародним охопленням

• Регулярні відрядження на конференції по всьому світу (Європа, Азія, США)

• Прямий вплив на результати участі компанії в івентах

• Можливість побудувати власну мережу контактів в індустрії

• Високопрофесійний та дружній колектив

• Зрозумілий менеджмент задач, робота за SCRUM

• Віддалений формат роботи між конференціями

• Робочий графік 5/2, 8-годинний робочий день

• Відпустка 22 робочих дні на рік

• 15 днів лікарняних

• Стабільний розвиток відповідно до результатів роботи

Якщо ви організовані, любите подорожі, володієте відмінними операційними та комунікативними навичками та готові взяти відповідальність за успішну присутність Collaborator на міжнародній арені — чекаємо на ваше резюме.